Инструкция МОиН Удмуртской Республики от 03.11.2005 г № Б/Н

Инструкция по делопроизводству Министерства образования и науки Удмуртской Республики

I.Общие положения
1.1.Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) подготовлена в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 27.11.2000 N 68), ГОСТ Р 6.30-2003 и устанавливает порядок приема, учета, оформления, хранения и использования документов в Министерстве образования и науки Удмуртской Республики (далее - МОиН УР), контроль за их исполнением.
Методическое руководство по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела осуществляет Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.
1.2.Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, и обязательны для исполнения всеми работниками МОиН УР.
Положения данной Инструкции не регламентируют порядок работы с секретными документами, с грифом "Для служебного пользования" и с письмами граждан (приказ МОиН УР от 21.09.2004 N 37 "Об утверждении Положения о ведении делопроизводства по обращениям граждан в МОиН УР").
1.3.Ответственность за документационное обеспечение, контроль за соблюдением в структурных подразделениях МОиН УР единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на сектор по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов отдела правового и кадрового обеспечения.
1.4.Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях МОиН УР возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения:
- обеспечивает своевременное и качественное исполнение документов;
- принимает меры к сокращению внутренней переписки; обеспечивает рациональное использование средств оргтехники, расходования служебных бланков, писчей бумаги.
1.5.Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначаемых ответственными за эту работу, в соответствии с их должностным регламентом и функциональными обязанностями.
1.6.Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут быть ознакомлены лица, имеющие непосредственное к ним отношение. Знакомить с содержанием документов других лиц или представлять документ для опубликования в печати допускается только с разрешения руководства МОиН УР.
1.7.Сотрудники МОиН УР несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов.
При уходе в отпуск, отъезде в длительную командировку или увольнении они обязаны передать все числящиеся за ними документы другому сотруднику (по указанию руководителя) или ответственному за делопроизводство, которые, в свою очередь, обязаны принять меры по их своевременному исполнению.
1.8.Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией, а также с номенклатурой дел своего подразделения.
1.9.Вновь принятые сотрудники, отвечающие за делопроизводство в структурных подразделениях МОиН УР, проходят инструктаж в секторе по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов.
II.Документация моин ур
2.1.Деятельность МОиН УР обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией МОиН УР, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между МОиН УР и вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.
2.2.МОиН УР издает следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, постановления (в составе протокола), иные акты в соответствии со своей компетенцией.
2.3.При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word fon Windows версии от 6,0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, Times D1 размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.
III.Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов
3.1.Подготовка и оформление проектов законодательных актов
Удмуртской Республики в области образования
3.1.1.Разработка проектов законов (законопроектов) Удмуртской Республики в области образования осуществляется МОиН УР в соответствии с принимаемыми Правительством РФ и УР программами и планами законопроектной деятельности.
3.1.2.Законопроекты вносятся в Правительство УР МОиН УР с приложением следующих сопроводительных материалов:
- пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;
- финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 ст. 104 Конституции РФ);
- перечень актов регионального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом;
- заключение Министерства юстиции УР о соответствии законодательству Российской Федерации;
- в случае если объем законопроекта более 5 страниц - текст законопроекта в электронной форме (текстовый редактор Win Word 6,0 или другой, совместимый с ним) на дискете 3,5 дюйма.
3.1.3.Законопроект, представляемый в Правительство УР, должен быть завизирован руководителем МОиН УР (министром) или лицом, исполняющим его обязанности.
Законопроекты и сопроводительные материалы, представленные в Правительство УР с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются исполнителю.
3.1.4.Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство УР, печатается шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4.
На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
3.1.5.Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование субъекта федерации - Удмуртская Республика - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Наименование вида акта - Закон Удмуртской Республики - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не более N 16 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон (например, "Об оплате труда приемных родителей и льготах, предоставляемых приемной семье"). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в часть вторую Закона
Удмуртской Республики "Об образовании"
Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Текст законопроекта может подразделяться на части, разделы, главы, статьи.
Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.
Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.
При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.
Статьи имеют единую сквозную нумерацию.
В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Удмуртской Республики". Слова "Президент" и "Удмуртской Республики" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Удмуртская Республика" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.
3.1.6.Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
К проекту Закона Удмуртской Республики
"Об образовании"
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законопроекта, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
3.2.Подготовка и оформление проектов актов
Правительства УР в области образования
3.2.1.Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства УР производится МОиН УР в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством УР и настоящей Инструкцией.
3.2.2.Проекты актов Правительства УР вносятся руководителем МОиН УР.
3.2.3.Проекты актов Правительства УР вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.
3.2.4.Если в тексте проекта акта Правительства УР упоминаются ранее принятые акты Президента РФ, УР, то ссылка на официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615)".
Если подготавливаемый акт Правительства УР влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства УР, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п. в области образования), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства УР, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
Проект акта Правительства УР по организации исполнения федерального закона, закона УР или акта Президента УР должен содержать ссылку на соответствующий закон или акт Президента УР.
3.2.5.В проектах постановлений Правительства УР употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
3.2.6.Постановления Правительства УР должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.
Распоряжения Правительства УР заголовка, как правило, не имеют.
3.2.7.Проекты актов Правительства УР подлежат согласованию, которое оформляется визой.
Проекты актов Правительства УР в обязательном порядке должны визироваться руководителем МОиН УР (иными органами государственной власти), которому в акте предусматриваются поручения, а также руководителями других заинтересованных органов исполнительной власти УР.
При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства УР, особого мнения (замечаний), он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.
Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства УР в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства УР внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем подразделения-исполнителя).
3.2.8.Проект акта Правительства УР печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом размером N 13. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - постановление Правительства УР или распоряжение Правительства УР.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, проставляется при подписании акта.
Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например N 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например N 153-р, или буква "п" - к порядковому номеру постановления.
Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрированным способом.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов Правительство УР.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства УР завершается словами "Правительство Удмуртской Республики постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства УР, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства УР в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Правительства Удмуртской Республики", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Удмуртской Республики. Слова "Председатель Правительства" и "Удмуртской Республики" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Удмуртской Республики" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Удмуртской Республики печатаются у правой границы текстового поля.