Постановление от 29.12.2012 г № 4777
Об утверждении Административного регламента предоставления Администрацией муниципального образования «Завьяловский район» муниципальной услуги «Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива»
В целях реализации административной реформы, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Администрации муниципального образования "Завьяловский район" от 11.07.2012 N 2310 "Об утверждении перечней муниципальных услуг, предоставляемых Администрацией муниципального образования "Завьяловский район", государственных услуг, предоставляемых Администрацией муниципального образования "Завьяловский район" при осуществлении отдельных государственных полномочий, переданных в соответствии с действующим законодательством", постановлением Администрации муниципального образования "Завьяловский район" от 12.05.2012 N 1431 "Об утверждении Правил разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг", руководствуясь Уставом муниципального образования "Завьяловский район", постановляю:
утвердить Административный регламент предоставления Администрацией муниципального образования "Завьяловский район" муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива" (прилагается).
Глава Администрации
муниципального образования
М.И.ЧЕТКАРЕВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИЕЙ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"ЗАВЬЯЛОВСКИЙ РАЙОН" МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОБЕСПЕЧЕНИЕ
ДОСТУПА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ (КОПИЯМ)
И СПРАВОЧНО-ПОИСКОВЫМ СРЕДСТВАМ К НИМ В ЧИТАЛЬНОМ
ЗАЛЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА"
1.Общие положения
1.1.Предмет регулирования Регламента
1.1.1.Административный регламент (далее - регламент) по предоставлению муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при осуществлении муниципальной услуги.
1.1.2.Регламент определяет порядок предоставления муниципальной услуги по обеспечению доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архивного отдела Администрации муниципального образования "Завьяловский район". Определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Администрации муниципального образования "Завьяловский район", порядок взаимодействия между должностными лицами архивного отдела, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при предоставлении муниципальной услуги в целях повышения качества информационного обеспечения физических и юридических лиц.
1.2.Круг заявителей
Заявителями муниципальной услуги являются (далее - Заявители):
- физические лица (граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства);
- юридические лица - организации всех форм собственности;
- уполномоченные представители физических и юридических лиц.
1.3.Информация о месте нахождения и графике работы
Администрации муниципального образования
"Завьяловский район", структурных подразделениях
Администрации муниципального образования
"Завьяловский район", предоставляющих муниципальную услугу,
а также многофункционального центра предоставления
государственных и муниципальных услуг
1.3.1.Для получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги Заявитель обращается в архивный отдел Администрации муниципального образования "Завьяловский район" (далее - архивный отдел) по адресу: 427000, УР, Завьяловский район, с. Завьялово, ул. Калинина, 29, адрес электронной почты: zavadm@udmnet.ru, справочные телефоны: (8-34-12)620-884, 62-12-70, факс: (8-34-12)62-12-70. Адрес официального сайта муниципального образования "Завьяловский район", содержащего информацию о предоставлении муниципальной услуги: завьяловский.рф.
График работы ежедневно: понедельник - четверг с 7 ч. 48 мин. до 17 ч. 00 мин., пятница с 7 ч. 48 мин. до 16 ч. 00 мин. Перерыв с 12 ч. 00 мин. до 13 ч. 00 мин. Выходные дни - суббота, воскресенье.
1.3.2.Адрес Администрации муниципального образования "Завьяловский район" (далее - Администрация): 427000, УР, Завьяловский район, с. Завьялово, ул. Калинина, д. 68, тел. (3412)62-12-05, адрес электронной почты zavadm@udm.ru.
График работы Администрации - понедельник - четверг с 7 ч. 48 мин. до 17 ч. 00 мин., пятница с 7 ч. 48 мин. до 16 ч. 00 мин. Перерыв с 12 ч. 00 мин. до 13 ч. 00 мин. Выходные дни - суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни. График работы читального зала - понедельник, вторник, четверг с 9 ч. 30 мин. до 16 ч. 00 мин. Перерыв с 12 ч. 00 мин. до 13 ч. 00 мин.
1.3.3.Адрес МАУ "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" муниципального образования "Завьяловский район" (далее - МАУ "МФЦ"): 427000, с. Завьялово, ул. Калинина, д. 31 (тел. 62-18-75). Электронная почта mft-zay@mail.ru.
График работы МАУ "МФЦ" - ежедневно:
| Дни недели | Время приема |
| Понедельник | 8.00 ч. - 17.00 ч. |
| Вторник | 8.00 ч. - 17.00 ч. |
| Среда | 8.00 ч. - 15.00 ч. |
| Четверг | 8.00 ч. - 17.00 ч. |
| Пятница | 8.00 ч. - 16.00 ч. |
| Суббота | 8.00 ч. - 14.00 ч. |
Перерыв с 12 ч. 00 мин. до 12 ч. 48 мин. Выходной день - воскресенье.
1.3.4.Время приема документов от одного Заявителя устанавливается до 15 минут.
1.3.5.Порядок получения информации Заявителем по вопросам предоставления муниципальной услуги:
на информационном стенде архивного отдела размещается следующая информация:
- порядок предоставления муниципальной услуги по обеспечению доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архивного отдела;
- перечень документов, представляемых Заявителем.
На официальном интернет-сайте муниципального образования "Завьяловский район" размещаются следующие материалы:
- перечень нормативных правовых актов по предоставлению муниципальных услуг;
- текст регламента с приложениями (полная версия);
- место расположения, график (режим) работы, номера телефонов, адреса интернет-сайта и электронной почты органов, в которых граждане могут получить документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги.
1.3.6.Информация по данной муниципальной услуге размещена в автоматизированной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг Удмуртской Республики".
1.3.7.При ответах на телефонные звонки и устные обращения должностное лицо подробно и в вежливой (корректной) форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности должностного лица, принявшего телефонный звонок.
1.3.8.При ответах на телефонные звонки и устные обращения ответственное должностное лицо обязано предоставлять информацию по следующим вопросам:
- порядке работы архивного отдела;
- порядке работы читального зала;
- требованиях к документам, предъявляемым для предоставления муниципальной услуги;
- порядке доступа и ограничениях в доступе к архивным документам и возможностях копирования архивных документов;
- возможном месте хранения архивных документов, не поступивших на хранение в муниципальный архив;
- порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.
1.3.9.Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, ответственное должностное лицо, осуществляющее информирование (консультацию), предлагает Заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначает удобное для Заявителя время для личного обращения непосредственно в архивный отдел.
1.3.10.В случае поступления от гражданина запроса на получение письменной консультации, должностное лицо архивного отдела обязано ответить на него в течение 10 рабочих дней со дня получения запроса. Ответы на письменные обращения направляются в письменном виде и содержат: ответы на поставленные вопросы, фамилию, инициалы и номер телефона исполнителя. Ответ подписывается начальником архивного отдела, в его отсутствие - должностным лицом, исполняющим его обязанности.
1.3.11.Основными требованиями к информированию Заявителей являются:
- достоверность предоставляемой информации;
- четкость в изложении информации;
- полнота информирования;
- наглядность форм предоставляемой информации;
- удобство и доступность получения информации;
- оперативность предоставления информации.
1.3.12.Все консультации, а также представляемые должностным лицом в ходе консультации документы предоставляются безвозмездно. Время консультирования до 15 минут.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги
Муниципальная услуга "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива".
2.2.Наименование структурных подразделений Администрации муниципального образования "Завьяловский район", ответственных за предоставление муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом.
2.3.Результат предоставления муниципальной услуги
Результатами предоставления муниципальной услуги являются:
- выдача разрешения на работу в читальных залах муниципальных архивов или отказ в выдаче разрешения на работу в читальных залах муниципальных архивов;
- предоставление научно-справочного аппарата (далее - НСА) к архивным документам или отказ в предоставлении НСА к архивным документам;
- предоставление архивных документов или отказ в предоставлении архивных документов;
- предоставление копий НСА, архивных документов, выдача архивных справок, выписок или отказ в предоставлении копий, выдаче архивных справок, выписок.
2.4.Срок предоставления муниципальной услуги, срок приостановления предоставления муниципальной услуги, срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги
2.4.1.Прием и регистрация документов составляет не более 15 минут.
2.4.2.НСА к архивным документам (описи дел документов, путеводители, каталоги), в том числе в электронной форме, предоставляются Заявителям в день обращения на срок не более 5 рабочих дней.
2.4.3.Срок предоставления архивных документов Заявителям в читальный зал не должен превышать 3 рабочих дней с момента оформления заказа (требования).
2.4.4.Архивные документы представляются Заявителям сроком до 1 месяца. При необходимости срок работы Заявителей с документами может быть продлен по разрешению начальника архивного отдела (должностного лица, исполняющего обязанности начальника архивного отдела) на срок до 1-го месяца.
2.4.5.Копии архивных документов представляются в течение 10 рабочих дней с момента составления заказа, срочное - в течение 5 рабочих дней. При большом количестве заказов или объеме заказа этот срок может быть увеличен по решению начальника архивного отдела (должностного лица, исполняющего обязанности начальника архивного отдела), но не должен превышать более 30 дней.
2.4.6.Расшивка дел для копирования архивных документов может производиться только в исключительных случаях по специальному разрешению начальника архивного отдела.
2.4.7.Архивные справки и архивные выписки представляются в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявки Заявителем.
2.4.8.Отказ в обеспечении доступа в читальный зал - 10 минут (с устным разъяснением причин отказа) и в течение 3 рабочих дней (в случае выдачи письменного отказа).
2.5.Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации (Российская газета от 25.12.1993; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996; 2001, N 24, ст. 2421; 2003, N 30, ст. 3051; 2004, N 13, ст. 1110; 2005, N 42, ст. 4212; 2006, N 29, ст. 3119; 2007, N 1 (ч. I), ст. 1; N 30, ст. 3745; 2009, N 1, ст. 1, 2);
- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 15, ст. 1768; 1997, N 41, ст. 4673, 8220 - 8235; 2002, N 52 (ч. 2), ст. 5288; 2003, N 27 (ч. 1), ст. 2700; 2003, N 46 (ч. 2), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055, 6079; 2009, N 29, ст. 3617; 2010, N 47, ст. 6033);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; 2010, N 31, ст. 4196);
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; 2010, N 31, ст. 4196);
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196);
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; N 52 (ч. 1), ст. 6439; 2010, N 27, ст. 3407, N 31, ст. 4173, 4196; N 49, ст. 6409; N 52 (ч. 1), ст. 6974);
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (опубликован в изданиях "Российская газета", N 168, 30.07.2010, "Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, N 31, ст. 4179);
- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74; Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 3, ст. 367; 2000, N 36, ст. 3636);
- Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925);
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14.05.2007 N 20; Российская газета от 20.05.2009 N 89);
- Законом Удмуртской Республики от 30.06.2005 N 36-РЗ "Об архивном деле в Удмуртской Республике" (Известия Удмуртской Республики, 2005, 19 июля; специальный выпуск, 2006, 28 декабря; 2010, 14 мая);
- Законом Удмуртской Республики от 29.12.2005 N 82-РЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела" (Известия Удмуртской Республики от 24.01.2006, специальный выпуск);
- постановлением Правительства Удмуртской Республики от 09.04.2012 N 144 "О Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики";
- приказом Федеральной архивной службы России от 06.07.1998 N 51 "Об утверждении правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации";
- Уставом муниципального образования "Завьяловский район", принятым решением Завьяловской районной Думы от 16.06.2005 N 232 (официально опубликованный в издании "Пригородные вести");
- решением Совета депутатов муниципального образования "Завьяловский район" от 15.01.2008 N 151 "О Положении "О формировании и содержании муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений муниципального образования "Завьяловский район";
- распоряжением Администрации муниципального образования "Завьяловский район" от 24.06.2010 N 407 "Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации муниципального образования "Завьяловский район" и должностных инструкций".
2.6.Перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме, порядок их предоставления
2.6.1.Перечень документов, представляемых Заявителями для получения муниципальной услуги:
- письменное заявление о предоставлении архивных документов (приложение N 2 к настоящему регламенту);
- документ, удостоверяющий личность Заявителя (паспорт);
- документ, подтверждающий полномочия Заявителя (в случае подачи заявления представителем Заявителя).
2.6.2.Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, должны представить письмо направившей их организации (приложение N 3 к настоящему регламенту).
2.6.3.В случае если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат сведения, отнесенные к конфиденциальной персональной информации (о частной жизни гражданина, создающие угрозу для его безопасности, прекращенные уголовные дела, прекращенные административные дела) до истечения 75 лет с момента создания указанных документов, Заявитель дополнительно к документам, указанным в п. 2.6.1 настоящего регламента, представляет оригинал нотариально заверенного разрешения субъекта персональных данных или его наследников (в случае смерти субъекта персональных данных) на доступ к информации с указанием к каким документам и на каких условиях допускается Заявитель или документ, подтверждающий прямые родственные связи либо подтверждающий право наследования субъекта в подлинном экземпляре.
2.6.4.В случае если собственник или владелец архивных документов (копий), находящихся в частной собственности, установил условия по их использованию в договоре с архивным отделом, Заявитель дополнительно к документам, указанным в п. 2.6.1 настоящего регламента, представляет в архивный отдел письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов (копий).
2.6.5.В случае если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2.6.6.Запрещается требовать от Заявителя:
- представления документов, информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении Администрации, государственных органов, органов местного самоуправления и организаций в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.
2.6.7.Заявители представляют документы для предоставления муниципальной услуги:
- лично - по месту нахождения архивного отдела;
- почтовым отправлением в адрес архивного отдела;
- по электронным каналам связи.
2.7.Перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, которые находятся в распоряжении структурных подразделений Администрации муниципального образования "Завьяловский район", участвующих в предоставлении муниципальных услуг, и которые Заявитель вправе представить, а также способы их получения
Заявителем, в том числе в электронной форме
Документов для предоставления муниципальной услуги, находящихся в распоряжении структурных подразделений Администрации, участвующих в предоставлении муниципальных услуг, не имеется.
2.8.Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Удмуртской Республики оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, не предусмотрено.
2.9.Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.9.1.Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:
- неудовлетворительное физическое состояние запрашиваемых архивных документов (копий) (обширные механические повреждения носителя, поражение биологическими вредителями и т.д.);
- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- отсутствие у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну;
- ограничения на использование документов, установленные собственником при передаче документов на постоянное хранение;
- отсутствие архивных документов, необходимых для получения муниципальной услуги;
- если архивные документы не прошли научно-техническую обработку и описание;
- отсутствие в обращении фамилии, имени, отчества, почтового или электронного адреса Заявителя;
- отсутствие в обращении необходимых сведений для его исполнения;
- отсутствие у Заявителя, требующего информацию, содержащую персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;
- отсутствие у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну или иную охраняемую федеральным законом тайну;
- отсутствие возможности прочтения письменного обращения;
- отсутствие разрешения субъекта персональных данных на доступ к информации конфиденциального характера, заверенного в установленном законодательством Российской Федерации порядке;
- содержание в обращениях нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить Заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом на получение информации;
- повторность обращения без указания новых доводов или обстоятельств. Начальник архивного отдела или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и предыдущие обращения направлялись в архивный отдел или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется Заявитель, направивший обращение.
2.9.2.Предоставление муниципальной услуги может быть приостановлено в случае:
- использования архивных документов для выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, проведение проверки наличия документов, копирование документов и др.);
- предоставление архивных документов во временное пользование иным органам и организациям;
- предоставление архивных документов для работы другому Заявителю;
- экспонирование архивных документов на выставке.
2.9.3.Доступ к подлинникам особо ценных документов разрешается в исключительных случаях на основании письменного разрешения начальника архивного отдела. Заявителю предоставляется фонд пользования (копии документов) или документальные публикации, содержащие запрашиваемую информацию.
2.9.4.Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам Заявителей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с начальником архивного отдела в каждом конкретном случае.
2.10.Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги
Перечень услуг, являющихся необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, не установлен.
2.11.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги
Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
2.12.Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги
Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, не установлены.
2.13.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги
Время ожидания Заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не может превышать 30 минут, а при предварительной записи на прием - не может превышать 15 минут.
2.14.Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги, в том числе в электронной форме
Срок регистрации обращения Заявителя о предоставлении муниципальной услуги - 30 минут с момента обращения Заявителя (при личном обращении); один день со дня поступления письменной корреспонденции (почтой), один день со дня поступления запроса через электронные каналы связи (электронной почтой).
2.15.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении муниципальной услуги, к месту ожидания и приемов Заявителя, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления такой муниципальной услуги
2.15.1.Здание, в котором осуществляется прием Заявителей, должно быть оборудовано входом, обеспечивающим свободный доступ в помещение, и располагаться с учетом пешеходной доступности не более 10 минут от остановок общественного транспорта, оборудовано противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
2.15.2.Здание, в котором должностные лица осуществляют прием Заявителей (представителей заявителей), должно быть оборудовано пандусом для передвижения инвалидных колясок. На территории, прилегающей к месторасположению архивного отдела, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. Доступ Заявителей к парковочным местам является бесплатным.
2.15.3.Вход в читальный зал должен быть оборудован табличкой (вывеской) с указанием:
- номера кабинета;
- наименования отдела;
- режима работы, в том числе часов приема.
2.15.4.Муниципальная услуга предоставляется в читальном зале архивного отдела. Под читальный зал отводится помещение, площадь которого определяется в зависимости от количества граждан, обращающихся в архивный отдел. Количество мест для работы с архивными фондами и документами определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 4 мест. В читальном зале должно быть естественное и искусственное освещение, читальный зал оборудуется столами, стульями.
2.15.5.Прием Заявителей ведется ответственным должностным лицом архивного отдела в порядке общей очереди либо по предварительной записи. Ответственное должностное лицо архивного отдела обеспечивается личной нагрудной карточкой (бейджем) или должен иметь настольную карточку с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
Рабочее место ответственного должностного лица, осуществляющего прием Заявителя, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также печатающим и сканирующим устройством.
2.15.6.Сведения о местонахождении, режиме работы, контактном телефоне (телефоне для справок), интернет-адресе, адресе электронной почты Администрации размещены на официальном интернет-сайте муниципального образования "Завьяловский район".
2.15.7.Места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для Заявителей, быть оборудованы визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах, обновляемой по мере изменения законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, изменения справочных сведений; стульями, столами, бланками заявлений и письменными принадлежностями.
2.15.8.Места информирования, предназначенные для ознакомления Заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, стульями и столами для возможности оформления документов. На информационном стенде размещается следующая информация:
- график работы архивного отдела;
- фамилия, имя, отчество начальника архивного отдела;
- номера справочных телефонов, почтовый адрес, адрес электронной почты архивного отдела;
- телефон, адрес и график работы Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики;
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность архивного отдела по предоставлению муниципальной услуги;
- настоящий Административный регламент;
- образцы заявлений, сопроводительных писем, необходимых для предоставления муниципальной услуги (приложения NN 2, 3, 4 к настоящему регламенту);
- схема (блок-схема) последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги (приложение N 1 к настоящему Административному регламенту).
2.15.9.Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.
2.16.Показатели доступности и качества муниципальной услуги
2.16.1.Муниципальная услуга определяется двумя основными характеристиками: доступностью и качеством, предоставляющими собой совокупность количественных и качественных параметров, позволяющих измерять, учитывать, контролировать и оценивать результат предоставления муниципальной услуги.
2.16.2.Показателями доступности муниципальной услуги являются:
- равные права и возможности по получению муниципальной услуги для Заявителей;
- полнота и достоверность информации о муниципальной услуге, о порядке и стандарте предоставления муниципальной услуги, об образцах оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, размещенных на информационных стендах, в сети Интернет, в СМИ, по телефону, по почте, в том числе электронной;
- комфортность ожидания в очереди при подаче заявления;
- пешеходная доступность от остановок общественного транспорта;
- количество взаимодействий Заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность;
- возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных технологий;
- возможность и доступность получения услуги в электронной форме посредством автоматизированной информационной системы или Единого портала государственных и муниципальных услуг.
2.16.3.Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются:
- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги, установленных настоящим регламентом;
- удовлетворенность Заявителей отношением должностных лиц в процессе предоставления муниципальной услуги, готовность должностных лиц оказать эффективную помощь при возникновении трудностей;
- обоснованность отказов в предоставлении муниципальной услуги;
- отсутствие обоснованных жалоб на нарушения положений настоящего регламента.
2.17.Иные требования
2.17.1.Использование в читальном зале персональной компьютерной техники, принадлежащей Заявителям, функционирующей:
- автономно без подключения к сети архивного отдела допускается по согласованию с ответственным должностным лицом;
- с подключением к сети архивного отдела допускается на основании личного заявления Заявителя (приложение N 4 к настоящему регламенту), в котором указывается цель, виды работ и наименование техники, разрешение дается начальником архивного отдела (при его отсутствии - должностным лицом, исполняющим его обязанности).
2.17.2.Не допускается использование Заявителями сканирующих устройств планшетного и протяжного типа, вспышек и иных устройств, предназначенных для повышения уровня поверхности переснимаемых документов для фото- и видеосъемки.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требований к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме
3.1.Порядок осуществления административных процедур в электронной форме
Муниципальная услуга "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива" в электронной форме не предоставляется.
3.2.Перечень административных процедур
3.2.1.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием документов, их первичная проверка и регистрация, оформление разрешения на работу в читальном зале;
- предоставление Заявителю научно-справочного аппарата;
- предоставление Заявителю архивных документов;
- копирование и выдача копий научно-справочного аппарата и архивных документов, выдача архивных справок и выписок.
3.2.2.Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в приложении N 1 к настоящему регламенту.
3.3.Описание административных процедур
3.3.1.Прием документов, их первичная проверка и регистрация, оформление разрешения на работу в читальном зале.
Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения Заявителя об обеспечении доступа к архивным фондам, оформленного в соответствии с пунктом 2.6 настоящего регламента, к начальнику архивного отдела.
Одновременно с представлением заявления и документов гражданин дает письменное согласие на обработку персональных данных и проверку сведений, содержащихся в заявлении.
Обращение может быть доставлено непосредственно Заявителем, поступить по каналам почтовой или электронной связи. Регистрации подлежат все поступившие обращения, независимо от способа их поступления. При поступлении обращения посредством электронных каналов связи обращение распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке аналогично обращению, полученному на бумажном носителе.
Начальник архивного отдела (при его отсутствии должностное лицо, исполняющее его обязанности) знакомится с официальным письмом, личным заявлением, представленными Заявителем, проводит анализ представленных документов. В ходе анализа устанавливается:
- правомочность получения Заявителем доступа к архивным фондам и документам с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в том числе сведений конфиденциального характера;
- степень полноты информации, необходимой для предоставления государственной услуги;
- наличие на хранении архивных фондов и документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
- наличие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги в соответствии с пунктом 2.9 настоящего регламента.
По итогам анализа начальник архивного отдела (в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее его обязанности) принимает решение о допуске или отказе в предоставлении муниципальной услуги. О принятом решении Заявитель информируется при личном обращении в течение 15 минут с момента обращения, в случае необходимости Заявителю направляется уведомление по почте или по электронным каналам связи (по просьбе Заявителей) в течение 3 дней с момента регистрации заявления.
В случае получения Заявителем разрешения на допуск в читальный зал специалист архивного отдела:
- выдает Заявителю для заполнения анкету (приложение N 5 к настоящему регламенту);
- знакомится с заполненной Заявителем анкетой и сверяет занесенные в нее данные с паспортными данными заявителя;
- выписывает Заявителю пропуск на посещение читального зала, в котором указывается фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) Заявителя и при каждом посещении делается отметка с указанием даты посещения;
- консультирует о составе и содержании документов архивного отдела и НСА к архивным документам в соответствии с целью работы, темой исследования;
- знакомит Заявителя с режимом работы читального зала, с описями дел, документов;
- выдает бланк заказа (требования) (приложение N 6 к настоящему регламенту) и объясняет порядок его заполнения;
- регистрирует Заявителя в Журнале регистрации и учета посещений муниципального архива пользователями (приложение N 9 к настоящему регламенту);
- заводит личное дело Заявителя, ведущего научную работу, исследование, подшивает в него письмо организации или личное заявление с разрешением начальника архивного отдела (при его отсутствии должностного лица, исполняющего его обязанности), заполненную пользователем анкету, бланки заказов (требований);
- регистрирует личное дело в книге регистрации личных дел.
Максимальный срок выполнения действий составляет 30 минут.
Личное дело Заявителя пополняется в течение всего периода его работы в читальном зале.
Для допуска к работе Заявителя, уже посещавшего ранее читальный зал, ответственное должностное лицо проверяет по личному делу пользователя срок действия разрешения. В случае истечения срока разрешения для его возобновления Заявитель представляет новое письмо или личное заявление.
В случае отказа в предоставлении муниципальной услуги Заявителю:
- при личном обращении не позднее 30 минут с момента регистрации обращения разъясняются причины и основания, по которым отказано в предоставлении муниципальной услуге;
- при обращении Заявителя посредством почтовой связи или электронным каналам связи в течение 7 рабочих дней с момента регистрации обращения в адрес Заявителя направляется письмо об отказе в предоставлении муниципальной услуги. Письмо направляется почтовым отправлением по месту жительства, месту пребывания или по адресу, указанному заявителем.
Результатом административной процедуры является выдача разрешения на работу в читальном зале или направление в адрес Заявителя письма об отказе в выдаче разрешения.
3.3.2.Предоставление Заявителю НСА и архивных документов.
Основанием для начала административной процедуры является получение Заявителем разрешения на работу в читальном зале архивного отдела.
Заявитель обращается к специалисту архивного отдела за предоставлением НСА к архивным документам (путеводитель, описи дел, каталоги, обзоры и др.) на бумажном носителе и при наличии, при возможности в автоматизированном виде, по указанной в заявлении тематике исследования.
Заявитель передает заполненный бланк заказа (требования) на выдачу научно-справочного аппарата специалисту архивного отдела.
Специалист архивного отдела предоставляет заявителю НСА к архивным документам (путеводитель, описи дел, каталоги, обзоры и др.) на бумажном носителе и автоматизированном виде (при возможностях читального зала).
Описи дел представляются Заявителям под расписку за каждую единицу в журнале выдачи описей. При получении описей дел Заявители проверяют их состояние. Одновременно у Заявителей может быть в работе не более 5 описей;
При выявлении Заявителем информации из открытых информационных ресурсов он может получить распечатку необходимой информации или запись информации на электронный носитель (дискету, диск, флеш-карту и др.). Запись информации на электронный носитель производится специалистом архивного отдела.
После каждого посещения читального зала Заявитель сдает специалисту архивного отдела все описи дел. Отметка о сдаче дел в архивный отдел фиксируется специалистом архивного отдела на допуске заявителя в читальный зал.
НСА к архивным документам предоставляется Заявителям в день обращения на срок не более 5 рабочих дней.
Результатом административной процедуры является предоставление заявителю НСА к архивным документам.
3.3.3.Предоставление Заявителю архивных документов.
Основанием для начала административной процедуры является поступление заказа (требований) на основании описей дел к специалисту архивного отдела.
На основании описей дел Заявитель заполняет требование и передает его специалисту архивного отдела. Требование должно быть заполнено разборчиво, без исправлений и помарок и содержать указание фамилии, имени и отчества Заявителя, цели и темы занятий, поисковые данные единиц хранения, дату составления и подпись Заявителя.
Специалист архивного отдела проверяет правильность оформления требования и передает его для рассмотрения начальнику архивного отдела. Требования рассматриваются начальником архивного отдела (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности) в день его оформления.
Отказ и приостановление в предоставлении Заявителю архивных документов допускается в случае, указанном в пункте 2.9 настоящего регламента.
Архивные документы выдаются Заявителю под расписку за каждую единицу хранения в специальной графе требования. Максимальное количество дел, в том числе документов фонда пользования, отнесенных к особо ценным документам, выдаваемых Заявителю, составляет 20 единиц хранения в день. Следующий заказ оформляется только после сдачи предыдущего.
При получении дел Заявитель проверяет их состояние и сохранность в присутствии специалиста архивного отдела. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации Заявители должны сообщить об этом специалисту архивного отдела.
В ходе просмотра дел Заявитель заполняет листы использования просмотренных дел, указывая дату просмотра, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки).
После каждого посещения читального зала Заявитель сдает специалисту архивного отдела все дела. Специалист архивного отдела проверяет наличие дел и проводит проверку их физического состояния (особо ценных дел - полистную проверку), при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел специалист архивного отдела расписывается в специальной графе требования за возврат каждой единицы хранения, а затем - на допуске в читальный зал.
При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений специалист архивного отдела составляет акт.
Предоставление архивных документов Заявителю производится на 3 рабочих дня с момента оформления им требования. Разрешение на выдачу архивных документов ранее установленного срока дается начальником архивного отдела (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности).
Архивные документы предоставляются Заявителям сроком до 1 месяца. При необходимости срок работы Заявителей с документами может быть продлен по разрешению начальника архивного отдела (должностного лица, исполняющего обязанности начальника архивного отдела) на срок до 1 месяца.
Результатом административной процедуры является предоставление Заявителю архивных документов.
3.3.4.Копирование и выдача копий научно-справочного аппарата и архивных документов, выдача архивных справок и выписок.
Основанием для начала административной процедуры является поступление заказа на копирование архивных документов начальнику архивного отдела (при его отсутствии должностному лицу, исполняющему его обязанности).
По заказу Заявителей архивный отдел изготавливает копии документов, архивные справки и архивные выписки. Для изготовления копий Заявитель оформляет заказ на копирование документов (в соответствии с приложением N 7 к настоящему регламенту).
Разрешение на копирование архивных документов дается начальником архивного отдела (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности). При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. При копировании большого количества документов к бланку заказа дополнительно прилагается их перечень.
Отказ в копировании архивных документов допускается в случаях, указанных в пункте 2.9 настоящего регламента.
Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения начальника (при его отсутствии должностного лица, исполняющего обязанности начальника) архивного отдела.
Вопрос о копировании документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается начальником архивного отдела в каждом конкретном случае.
Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также автоматизированных баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам Заявителей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с начальником архивного отдела в каждом конкретном случае.
Копии документов представляются в течение 10 рабочих дней с момента составления заказа. При большом количестве заказов или объеме заказа этот срок может быть увеличен.
Архивные справки и архивные выписки изготавливаются в течение 3 рабочих дней с момента поступления заявки Заявителя.
Копирование архивных документов может производиться самостоятельно Заявителями в помещении архивного отдела под контролем ответственного должностного лица архивного отдела.
Ответственность за качество копирования документов, проведенного самостоятельно Заявителем, архивный отдел не несет.
После копирования специалист архивного отдела регистрирует копии в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий Заявителям. Заказ на копирование документов подшивается в личное дело Заявителя.
Изготовленные архивным отделом копии заверяются и выдаются Заявителям или их доверенным лицам под расписку или высылаются по указанным адресам.
Копии архивных документов, изготовленные Заявителями самостоятельно, не заверяются.
Вынос копий документов за пределы архивного отдела оформляется разрешением специалиста архивного отдела в соответствии с приложением N 8 к настоящему регламенту.
Максимальный срок выполнения действия - 20 минут.
Результатом административной процедуры является выдача копий научно-справочного аппарата и архивных документов, выдача архивных справок и выписок Заявителю либо отказ в копировании архивных документов, выдаче архивных справок, выписок.
Приложения
2012-12-29 Приложение к Постановлению от 29 декабря 2012 года № 4777 Блок-схема