Приложение к Постановлению от 20.05.2009 г № 669 Положение
Положение об обработке персональных данных муниципальных служащих и иных работников администрации муниципального образования «Увинский район»
Настоящее Положение в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" устанавливает порядок получения, хранения, комбинирования, передачи и иного использования (далее - обработка) документов, содержащих сведения, отнесенные к персональным данным муниципальных служащих и иных работников органов местного самоуправления (далее - работники).
I.Состав персональных данных работника
1.К документам, содержащим информацию персонального характера, относятся следующие документы и их комплексы:
1) документы, удостоверяющие личность работника или содержащие сведения о работнике:
паспорт гражданина Российской Федерации (временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации, выдаваемое на период оформления паспорта в порядке, утверждаемом уполномоченным федеральным органом исполнительной власти);
военный билет;
страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
документы об образовании (аттестаты, дипломы, свидетельства, сертификаты);
трудовая книжка;
медицинские справки и заключения;
свидетельство о присвоении ИНН;
2) учетные документы по личному составу:
личная карточка (формы NN Т-2, Т-2МС);
личное дело муниципального служащего;
вспомогательные регистрационно-учетные формы (книги, журналы, базы данных), содержащие сведения персонального характера (журнал регистрации распоряжений по личному составу, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета отпусков, журнал учета выдачи справок с места работы работника);
3) трудовые договоры (контракты), соглашения об изменении (дополнении) трудовых договоров (контрактов), договоры о материальной ответственности;
4) распорядительные документы по личному составу (подлинники и копии):
муниципальные правовые акты о приеме (заключении трудового договора (контракта)), переводе, увольнении (прекращении трудового договора, расторжении контракта);
муниципальные правовые акты о предоставлении отпуска, поощрении, взыскании;
5) документы об оценке деловых и профессиональных качеств работника при приеме на работу и в процессе работы (тесты, анкеты, резюме и т.д.);
6) документы, отражающие деятельность аттестационных и конкурсных комиссий (протоколы заседаний, аттестационные листы, решения, представления и др.);
7) документы, отражающие результаты служебных расследований и (или) рассмотрение вопроса о привлечении работника к дисциплинарной ответственности (докладные и объяснительные записки, акты, справки, протоколы и др.);
8) копии отчетов, иных документов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции и другие организации;
9) документы бухгалтерского учета, содержащие информацию о расчетах с персоналом (лицевые счета, расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости и т.д.);
10) сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, предоставляемые гражданином при поступлении на муниципальную службу, а также муниципальным служащим.
2.Если персональные данные работника содержатся в иных документах, на них распространяется действие настоящего Положения.
II.Обязанности работодателя
3.В соответствии с законодательством в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель (его представители) при обработке персональных данных работника обязаны:
1) осуществлять обработку персональных данных работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе (работе), обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" и иными федеральными законами;
3) получать все персональные данные работника у него самого. Возможно получение персональных данных у третьей стороны в случаях и порядке, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами и настоящим Положением;
4) обеспечить за счет средств работодателя в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" и иными федеральными законами защиту персональных данных работника от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий;
5) совместно с работниками и их представителями вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
4.В соответствии с законодательством в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника не вправе:
1) получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель (его представители) вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;
2) получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами;
3) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
5.В соответствии с законодательством при передаче персональных данных работника работодатель обязан:
1) не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами;
2) не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
3) предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено;
4) осуществлять передачу персональных данных работника в пределах органа местного самоуправления в соответствии с настоящим Положением, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;
5) разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
6) не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
7) передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
III.Права и обязанности работника
6.В соответствии с законодательством, в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работник имеет право на:
1) полную информацию о его персональных данных и обработке этих данных;
2) свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
3) определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
4) доступ к относящимся к работнику медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
5) требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника работник имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
6) требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
7) обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
7.В целях обеспечения требований законодательства при обработке персональных данных работника работник обязан:
1) передавать работодателю или его представителю достоверные персональные данные и документы, содержащие информацию персонального характера, в случаях и порядке, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", иными федеральными законами, настоящим Положением;
2) в срок, не превышающий 5 рабочих дней, сообщать работодателю или его представителю об изменении своих персональных данных.
8.Работник и его представитель должны быть ознакомлены под роспись с настоящим Положением.
9.Работник не должен отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны персональных данных.
IV.Обработка персональных данных работника
10.Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работодатель (его представитель) обязан заранее уведомить об этом работника и получить от него письменное согласие. Работодатель (его представитель) должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
11.Обработка персональных данных работника работодателем (его представителем) возможна только с согласия работника либо без его согласия в случаях, предусмотренных в пункте 14 настоящего Положения.
Работодатель (его представитель) вправе обрабатывать персональные данные работника только с его письменного согласия.
12.Письменное согласие работника на обработку своих персональных данных должно включать в себя:
1) фамилию, имя, отчество, адрес работника (субъекта персональных данных), серию и номер паспорта работника, сведения о дате его выдачи и выдавшем его органе;
2) наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
3) цель обработки персональных данных; перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
4) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
5) срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.
14.В соответствии с законодательством согласие работника не требуется в следующих случаях:
1) обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определенного полномочия работодателя;
2) обработка персональных данных в целях исполнения трудового договора (контракта), стороной которого является работник;
3) обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
4) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если получение его согласия невозможно;
5) в иных случаях, установленных федеральным законом.
15.В целях получения персональных данных работника при поступлении на работу работник заполняет анкету и автобиографию.
16.Анкета представляет собой перечень вопросов о персональных данных работника. Анкета заполняется работником самостоятельно. При заполнении анкеты работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах, не допускать исправлений или зачеркиваний, прочерков, помарок.
17.Автобиография представляет собой документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого работника. Автобиография составляется в произвольной форме, без помарок и исправлений.
18.Анкета и автобиография работника хранятся в личном деле работника.
19.Персональные данные работников хранятся на бумажных носителях в помещении. Для этого используются специально оборудованные шкафы и сейфы, которые запираются и опечатываются. Персональные данные работников располагаются в алфавитном порядке. Ключ от шкафов и сейфов, в которых хранятся персональные данные работников, находится у специалиста по кадрам, а в его отсутствие - у руководителя Аппарата главы муниципального образования, Совета депутатов и Администрации муниципального образования "Увинский район".
20.Конкретные обязанности по хранению персональных данных работников, заполнению, хранению документов, содержащих персональные данные работников, возлагаются на специалистов по кадрам и закрепляются в трудовых договорах, заключаемых с ними, и должностных инструкциях.
21.Персональные данные работника могут также храниться на электронных носителях, находящихся у специалистов по кадрам, доступ к которым должен быть ограничен паролями.
22.Работодатель обеспечивает защиту персональных данных работников и ограничение доступа к персональным данным лицам, не уполномоченным законом либо работодателем для получения соответствующих сведений. Доступ к персональным данным работников осуществляется на основании письменного разрешения. В указанном разрешении указывается перечень персональных данных работника, к которым разрешается доступ, и причина (необходимость) использования (получения) персональных данных работника.
23.Доступ к персональным данным работников без специального разрешения имеют:
1) руководитель органа местного самоуправления;
2) руководитель Аппарата главы муниципального образования, Совета депутатов и Администрации муниципального образования "Увинский район";
3) члены комиссии по антикоррупционной политике.
При получении персональных данных работника лица, предусмотренные в настоящем пункте, имеют право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций, заданий.
24.Работодатель (его представитель) вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, установленных федеральным законом.
25.В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение персональных данных работника либо отсутствует письменное согласие работника на предоставление его персональных сведений, работодатель (его представитель) обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных.
26.Персональные данные работников могут быть переданы их представителям в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций.
27.Работодатель обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.
28.Передача персональных данных работников по телефону, факсу, электронной почте без письменного согласия работника на передачу в такой форме запрещается.
29.В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности персональных данных работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению данной информации должны выполняться только сотрудниками в соответствии с их должностными инструкциями.
V.Ответственность за нарушение порядка обработки персональных данных работника
30.Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку персональных данных работника, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", иными федеральными законами, настоящим Положением, несут ответственность в соответствии с законодательством.