Приложение к Постановлению от 29.05.2009 г № 460 Административный регламент
Административный регламент муниципальной функции «Организация рассмотрения обращений граждан в администрации города Ижевска»
1.Общие положения
Административный регламент муниципальной функции "Организация рассмотрения обращений граждан в Администрации города Ижевска" (далее - Регламент) разработан с целью повышения эффективности деятельности Администрации муниципального образования "Город Ижевск" (далее - Администрация города Ижевска) и ее должностных лиц, а также территориальных, отраслевых (функциональных) органов - структурных подразделений (далее - структурное подразделение) по рассмотрению обращений граждан в Администрации города Ижевска через оптимизацию процессов.
Регламент устанавливает единый порядок исполнения Администрацией города Ижевска и ее должностными лицами, а также структурными подразделениями муниципальной функции "Организация рассмотрения обращений граждан в Администрации города Ижевска".
1.1.Наименование муниципальной функции и наименование органа, исполняющего муниципальную функцию
1.1.1.Муниципальная функция "Организация рассмотрения обращений граждан в Администрации города Ижевска" (далее - муниципальная функция).
1.1.2.Муниципальная функция "Организация рассмотрения обращений граждан в Администрации города Ижевска" исполняется Администрацией города Ижевска.
1.2.Наименование разработчика Регламента
Разработчиком Регламента является Управление документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города Ижевска.
1.3.Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение муниципальной функции
Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 г.;
- Конституцией Удмуртской Республики от 07.12.1994 N 663-XII;
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";
- постановлением Правительства Российской Федерации от 17.11.2007 N 781 "Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";
- Законом Удмуртской Республики от 29.02.2008 N 1-РЗ "О статусе депутата Государственного Совета Удмуртской Республики";
- Законом Удмуртской Республики от 24.10.2008 N 43-РЗ "О гарантиях осуществления полномочий депутата представительного органа муниципального образования в Удмуртской Республике";
- другим действующим законодательством РФ и УР;
- Уставом города Ижевска, утвержденным решением Городской думы города Ижевска от 16.06.2005 N 333;
- решением Городской думы города Ижевска от 30.03.2006 N 65 "Об утверждении Положения о статусе депутата Городской думы города Ижевска";
- распоряжением Администрации города Ижевска от 24.10.2007 N 247 "О сокращении срока рассмотрения письменных обращений в Администрацию города Ижевска от физических, юридических лиц с жалобой на действия органов местного самоуправления или на должностных лиц в досудебном порядке";
- постановлением Администрации города Ижевска от 28.11.2008 N 955 "Об утверждении Регламента по решению вопросов досудебного обжалования действий и решений исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления муниципального образования "Город Ижевск" - Администрации города - и его должностных лиц";
- настоящим Регламентом.
1.4.Пределы действия Регламента
Настоящий Регламент устанавливает единый для Администрации города Ижевска порядок исполнения муниципальной функции.
1.5.Основные термины, используемые в Регламенте
Заявитель - гражданин или коллектив, направивший обращение в Администрацию города или ее структурное подразделение за предоставлением муниципальной функции.
Обращение заявителя (далее - обращение) - направленные в орган местного самоуправления муниципального образования или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина.
Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе Администрации города Ижевска (или структурного подразделения), подведомственных учреждений и организаций, должностных лиц.
Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.
Коллективное обращение - обращение 2-х или более граждан либо обращение, принятое на митинге, собрании.
Повторное обращение - обращение, поступившее от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный настоящим Регламентом для рассмотрения срок или когда заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.
Анонимное обращение - обращение, не содержащее сведений, по которым можно установить личность обратившегося гражданина, в том числе его место жительства.
Должностное лицо - лицо постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в Администрации города Ижевска или структурном подразделении.
1.6.Описание заявителей
Получателем муниципальной функции являются заявители:
- граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, законно находящиеся на территории Российской Федерации.
1.7.Результат исполнения муниципальной функции
1.7.1.Результатом исполнения муниципальной функции является рассмотрение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю качественного и своевременного ответа.
1.7.2.Результатом исполнения муниципальной функции по рассмотрению устного обращения гражданина в ходе личного приема или по телефону является рассмотрение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.
1.8.Обращения, подлежащие рассмотрению
Подлежат рассмотрению обращения, в том числе:
- поступившие в письменной и устной форме, почтой, по каналам факсимильной и электронной связи (телефон, факс, электронная почта, Интернет и т.п.);
- в ходе личного приема;
за исключением обращений, указанных в разделе 2.5 Регламента.
1.9.Регистрация и контроль исполнения сроков рассмотрения обращения
Регистрацию, обработку обращений, поступивших Главе Администрации города Ижевска, его заместителям, и контроль сроков исполнения осуществляет отдел по обращениям граждан Управления документационного обеспечения и обращений граждан (далее - Отдел).
Прием, регистрацию и обработку обращений, поступивших в структурное подразделение, осуществляет сотрудник, на которого возложены обязанности по работе с обращениями граждан. Контроль исполнения сроков возлагается на руководителя структурного подразделения Администрации города Ижевска.
1.10.Обмен корреспонденцией между структурными подразделениями
Структурные подразделения Администрации города Ижевска обязаны не реже 1-го раза в день получать и доставлять корреспонденцию в Управление документационного обеспечения и обращений граждан (каб. 118, 120) и по системе электронного документооборота (далее - СЭД).
Структурные подразделения ежеквартально до 5 числа следующего за отчетным периодом месяца представляют в Отдел информацию о рассмотрении обращений заявителей по прилагаемой форме и в соответствии с тематическим классификатором (приложения N 2, 3).
Отдел обобщает представленную информацию, анализирует и направляет на согласование начальнику Управления документационного обеспечения и обращений граждан.
Аналитическая информация, утвержденная Руководителем аппарата Администрации города Ижевска, направляется в электронном виде Главе Администрации и его заместителям для ознакомления. Динамика качественных и количественных показателей рассмотрения обращений в Администрации города за отчетный период размещается на сайте муниципального образования "Город Ижевск".
2.Требования к порядку исполнения муниципальной функции
2.1.Информирование о местонахождении структурного подразделения, исполнителя муниципальной функции
Сведения о местонахождении исполнителя муниципальной функции, наименование, полный почтовый адрес, контактные телефоны, отражены в приложении N 1.
Информация о местонахождении исполнителя муниципальной функции размещается:
- в структурных подразделениях;
- на интернет-сайте муниципального образования "Город Ижевск" (http://www.izh.ru);
- в средствах массовой информации.
2.2.График приема обращений в Администрации города Ижевска
В рабочие дни - с 9.00 до 17.00 час.
Предвыходные и предпраздничные дни - с 9.00 до 16.00 час.
Резервное время для обработки корреспонденции:
в рабочие дни - с 8.30 до 9.00 и с 17.00 до 17.30 час;
предвыходные и предпраздничные дни - с 8.30 до 9.00 и с 16.00 до 16.30 час.
Обеденный перерыв (с учетом технологического перерыва) - с 12.00 до 13.00 час.
Технологический перерыв - с 10.00 до 10.15, с 15.00 до 15.15 час.
2.3.Требования к обращениям заявителей
2.3.1.В письменном обращении заявителя в обязательном порядке указывается:
- либо наименование органа местного самоуправления, либо наименование структурного подразделения, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность должностного лица, а также свои фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, изложение сути обращения, контактный телефон, личная подпись заявителя и дата.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (копии).
2.3.2.Обращение, направленное по каналам электронной или факсимильной связи, должно содержать:
- наименование органа местного самоуправления или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано;
- изложение существа обращения;
- фамилию, имя, отчество заявителя;
- почтовый адрес заявителя (местожительство);
- контактный телефон или адрес электронной почты.
2.3.3.Образцы унифицированных заявлений размещаются на стенде в фойе Администрации города Ижевска, в специально обозначенном месте в структурных подразделениях и на сайте муниципального образования "Город Ижевск".
2.4.Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения
2.4.1.С момента регистрации обращения заявитель имеет право получать информацию об этапах прохождения его обращения.
2.4.2.Информация о местонахождении обращения предоставляется сотрудником, осуществляющим обработку обращения. Информация предоставляется при личном обращении заявителя, по телефону, по электронной почте.
2.4.3.Телефонные звонки, электронные сообщения от заявителей принимаются ежедневно с 9.00 до 17.00 час., кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день с 9.00 до 16.00 час.
2.4.4.При получении запроса по телефону сотрудник:
- называет наименование органа, в который обратился заявитель;
- представляется, назвав свою должность, фамилию, имя, отчество;
- предлагает абоненту представиться;
- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;
- корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса.
2.4.5.Во время разговора сотрудник должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.
2.4.6.Результатом предоставления справочной информации о ходе рассмотрения обращения заявителя является информирование по существу обращения в устной форме или в электронном виде.
2.5.Порядок рассмотрения отдельных обращений
2.5.1.Ответ на обращение по существу поставленных вопросов не дается в случае, если:
а) в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
б) в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит незамедлительному направлению в правоохранительные органы;
в) в обращении обжалуется судебное решение, оно возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;
г) в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, и сообщается гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
д) текст письменного обращения не поддается прочтению, оно не подлежит направлению на рассмотрение в орган местного самоуправления, структурное подразделение или должностному лицу Администрации города в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
е) в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Администрацию города Ижевска или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;
ж) ответ на поставленный в обращении вопрос не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности предоставления ответа по существу в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
з) от заявителя поступило письменное предложение о прекращении рассмотрения его обращения.
2.5.2.Без рассмотрения может быть оставлено обращение, лишенное по содержанию логики и смысла, если имеется решение суда о признании гражданина недееспособным в связи с наличием у него психического расстройства.
В иных случаях обращения недееспособных граждан подлежат рассмотрению в установленном порядке.
2.5.3.Без рассмотрения может быть оставлено повторное обращение, по которому прекращена переписка, на основании докладной записки исполнителя обращения. Обращение списывается в дело и приобщается к предыдущей переписке.
2.6.Прием граждан по личным вопросам
2.6.1.Прием граждан по личным вопросам в Администрации города Ижевска ведут Глава Администрации города Ижевска и его заместители, руководители структурных подразделений Администрации города Ижевска, сотрудники Отдела. Личный прием граждан осуществляется еженедельно в пятницу с 14.00 до 16.00 часов в рабочих кабинетах.
Отказ в приеме граждан должностными лицами Администрации города не допускается.
2.6.2.На прием по личным вопросам к Главе Администрации города Ижевска сотрудники Отдела записывают граждан, ранее побывавших на личном приеме у заместителей главы Администрации города Ижевска, руководителей структурных подразделений.
2.6.3.При отсутствии руководителя структурного подразделения прием граждан осуществляется лицом, исполняющим его обязанности.
2.6.4.Непосредственную организацию личного приема граждан Главой Администрации города Ижевска, его заместителями осуществляет Отдел по предварительной записи.
2.6.5.Предварительная запись на прием к Главе Администрации города Ижевска и его заместителям производится сотрудниками Отдела ежедневно во время, установленное п. 2.2 Регламента.
Предварительная запись на прием к руководителю структурного подразделения производится сотрудником, на которого возложены обязанности по организации приема.
2.6.6.Личный прием граждан производится с учетом числа записавшихся на прием с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием не превышало 30 минут.
2.6.7.Должностные лица, ведущие прием граждан, обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности, крепящимися с помощью зажимов к одежде, либо настольными табличками аналогичного содержания.
2.6.8.При записи на личный прием гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
2.6.9.Сотрудники Отдела в ходе ежедневного личного приема оказывают гражданам информационно-консультативную помощь. Время консультационной помощи не должно превышать 20 минут. Сотрудник обязан перед началом беседы предупредить гражданина о длительности консультации.
2.7.Сроки исполнения муниципальной функции
2.7.1.Общий срок исполнения муниципальной функции в Администрации города Ижевска определяется с момента регистрации обращения до момента отправки ответа заявителю и включает в себя:
- регистрацию обращения;
- рассмотрение обращения должностным лицом;
- исполнение резолюции по обращению;
- подготовка ответа;
- отправка ответа заявителю.
2.7.2.Исполнение муниципальной функции осуществляется в течение 30 календарных дней со дня регистрации обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения.
2.7.3.Если установлен более короткий срок исполнения, все сроки, указанные в п.п. 2.7.5 - 2.7.16, сокращаются с учетом необходимости исполнения обращения в срок, определенный автором резолюции.
2.7.4.Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на выходной или праздничный нерабочий день, то срок его исполнения истекает в первый рабочий день после выходного или праздничного нерабочего дня.
2.7.5.Обращения, по которым имеется поручение Президента Удмуртской Республики, Председателя Государственного Совета Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, Главы муниципального образования "Город Ижевск", адресованные Главе Администрации города Ижевска, рассматриваются в указанные в поручении сроки.
2.7.6.Администрация города Ижевска или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение 15 календарных дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
2.7.7.Должностное лицо Администрации города Ижевска, к которому обратился депутат Государственного Совета Удмуртской Республики с депутатским запросом, либо должностное лицо, временно исполняющее его обязанности, обязано дать ответ в письменной форме или представить запрашиваемые документы и материалы не позднее 10 календарных дней со дня получения депутатского запроса или в иной, согласованный с депутатом Государственного Совета Удмуртской Республики, срок. При необходимости проверки и дополнительного изучения вопросов, содержащихся в депутатском запросе, указанные должностные лица обязаны сообщить об этом депутату Государственного Совета в 3-дневный срок со дня получения депутатского запроса. Окончательный ответ представляется не позднее 15 календарных дней со дня получения депутатского запроса (Закон УР от 29.02.2008 N 1-РЗ).
2.7.8.Должностное лицо Администрации города Ижевска, к которому обратился депутат Городской думы города Ижевска с депутатским запросом, либо должностное лицо, временно исполняющее его обязанности, обязано дать ему ответ в письменной форме или предоставить запрашиваемые им документы и материалы не позднее 14 рабочих дней со дня получения депутатского запроса или в иной, согласованный с депутатом, срок. При необходимости проверки и дополнительном изучении вопросов, содержащихся в депутатском запросе, указанные должностные лица обязаны сообщить об этом депутату в срок не позднее 3 рабочих дней со дня получения депутатского запроса, окончательный ответ предоставляется не позднее 20 рабочих дней со дня получения депутатского запроса (Закон УР от 24.10.2008 N 43-РЗ, ст. 3).
2.7.9.В случае если обращение направлено в структурное подразделение не по полномочиям, структурное подразделение в течение 3-х рабочих дней возвращает это обращение автору резолюции с обоснованием о невозможности исполнения обращения.
2.7.10.В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции Администрации города Ижевска или должностного лица, то обращение в течение 7 календарных дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения.
Обращения, присланные не по принадлежности из органов федеральной, республиканской власти и управления, предприятий, организаций и учреждений, возвращаются в органы федеральной, республиканской власти и управления, предприятия, организации и учреждения.
2.7.11.Обращения с жалобами на действия Администрации города Ижевска или должностных лиц в досудебном порядке, поступившие в Администрацию города Ижевска, рассматриваются в срок до 21 календарного дня (распоряжение Администрации города Ижевска от 24.10.07 N 247).
2.7.12.Зарегистрированные обращения и проекты ответов на них, направленные Главе Администрации города Ижевска и его заместителям, подлежат рассмотрению в течение 3-х рабочих дней.
Исполнитель обязан представить должностному лицу проект ответа за 4 рабочих дня до истечения срока рассмотрения обращения.
2.7.13.Обращения, поступившие на "горячую линию", рассматриваются в сроки, указанные в п. 2.7.2 Регламента.
2.7.14.Рассмотрение обращений, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
2.7.15.В случае если обращение написано точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.
2.7.16.В исключительных случаях срок исполнения муниципальной функции по рассмотрению обращений может быть продлен, но не более чем на 30 календарных дней.
В случае невозможности своевременного завершения рассмотрения обращения исполнитель готовит служебную записку автору поручения (резолюции) с указанием причин продления и действий по обеспечению исполнения поручения не позднее чем за 5 календарных дней до окончания срока исполнения обращения с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения обращения. Общий срок рассмотрения обращения в этом случае не должен превышать 60 календарных дней.
2.8.Требования к помещениям и местам, предназначенным для исполнения муниципальной функции
2.8.1.Помещения, выделенные для осуществления муниципальной функции, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы" СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03.
2.8.2.Рабочее место сотрудника, осуществляющего обработку обращений, оборудуется компьютером с установленными справочно-информационными системами, СЭД и оргтехникой, позволяющей организовать исполнение муниципальной функции в полном объеме.
2.8.3.Отделу, ответственному за исполнение муниципальной функции, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается адрес электронной почты (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, конверты, канцелярские товары в количестве, достаточном для ее исполнения.
Сотруднику, ответственному за прием, регистрацию и прохождение обращений в структурном подразделении Администрации города, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, конверты, канцелярские товары.
2.8.4.В фойе Администрации города Ижевска или структурного подразделения на видном месте размещается информация о времени приема обращений.
2.8.5.Места для проведения личного приема и обработки обращений оборудуются:
- системой кондиционирования воздуха;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации (тревожная кнопка);
- средствами дезинфицирования (устройство для обеззараживания помещения, освежитель воздуха, антибактерицидные салфетки);
- аптечка первой помощи (сердечные, анальгетики, успокаивающие средства и др.).
2.8.6.Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для граждан и оптимальным условиям работы специалистов и должностных лиц.
Места ожидания в очереди на предоставление информации должны быть оборудованы стульями, скамьями (банкетками).
2.8.7.Перед зданием, в котором размещено структурное подразделение Администрации города Ижевска, исполняющее муниципальную функцию, оборудуется парковка для автомобилей, вход в здание оборудуется пандусами.
2.9.Требования к исполнению муниципальной функции
Исполнение муниципальной функции "Организация рассмотрения обращений граждан в Администрации города Ижевска" осуществляется на бесплатной основе.
3.Административные процедуры
Исполнение муниципальной функции по рассмотрению обращений включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и первичная обработка письменных обращений;
- регистрация поступившего обращения;
- направление обращения на рассмотрение;
- рассмотрение обращения должностным лицом;
- рассмотрение обращения структурным подразделением, исполнителем;
- рассмотрение обращения, поступившего на "горячую линию";
- личный прием граждан;
- оформление ответа на обращение.
3.1.Прием и первичная обработка письменных обращений
3.1.1.Основанием исполнения муниципальной функции является:
- письменное обращение заявителя к Главе Администрации города Ижевска, его заместителям или в структурное подразделение;
- письменное обращение по информационным сетям общего пользования (интернет-приемная, факсимильная связь), обращение по телефону на "горячую линию".
3.1.2.Обращение может быть доставлено непосредственно заявителем либо его представителем, поступить по почте, по факсимильной связи, по электронной почте, по телефону на "горячую линию", через интернет-приемную.
3.1.3.Обращения, поступившие к Главе Администрации города Ижевска, его заместителям по почте, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в сектор документационного обеспечения Управления документационного обеспечения и обращений граждан и передаются в Отдел для регистрации.
Обращения, поступившие в структурные подразделения Администрации города Ижевска, обрабатываются сотрудником, ответственным за прием, регистрацию и обработку обращений.
3.1.4.Прием письменных обращений от заявителей к Главе Администрации города Ижевска и его заместителям, поступивших по факсимильной связи, через интернет-приемную, по электронной почте, производится сотрудниками Отдела.
Прием письменных обращений от заявителей в структурном подразделении Администрации города Ижевска производится сотрудником, ответственным за прием, регистрацию и обработку обращений.
В случае представления заявителем копии обращения на ней по просьбе заявителя проставляется дата приема обращения, количество принятых листов и контактный телефон.
3.1.5.Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке обращения является подготовка к регистрации.
3.2.Регистрация поступившего обращения
3.2.1.На поступившее обращение в Администрацию города Ижевска создается регистрационная карточка в модуле "Канцелярия" системы электронного документооборота (далее - СЭД) в течение 3 рабочих дней с момента поступления.
3.2.2.Сотрудник, ответственный за регистрацию обращений:
- прочитывает обращение и выявляет поставленные заявителем вопросы;
- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской;
- по тематическому классификатору определяет тему обращения, в соответствии с полномочиями, закрепленными муниципальными правовыми актами, устанавливает должностное лицо как автора резолюции;
- в регистрационной карточке СЭД указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Сканирует обращение и прикрепляет его электронный образ к регистрационной карточке. В коллективном обращении регистрируются первые два заявителя, в том числе заявитель, в адрес которого просят направить ответ;
- отмечает тип доставки обращения (почта, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если обращение переслано, то указывает, откуда оно поступило (из Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, подразделений федеральных органов власти и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;
- в правом верхнем углу первой страницы обращения проставляет штамп "Администрация города Ижевска" или структурного подразделения (при наличии) с указанием присвоенного обращению регистрационного порядкового номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- регистрационный номер обращения состоит из первой буквы фамилии гражданина (если обращение коллективное - Кл.), номера по классификатору, порядкового регистрационного номера.
3.2.3.Обращения к Главе муниципального образования "Город Ижевск" регистрируются в Отделе и передаются на рассмотрение Главе города через Управление документационного обеспечения и делопроизводства Аппарата Главы муниципального образования "Город Ижевск" и Городской думы под роспись.
3.2.4.Обращения, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.) не регистрируются и ответы на них не даются.
3.2.5.Результатом выполнения действий по регистрации обращения является регистрация обращения в СЭД и подготовка обращения к передаче на рассмотрение.
3.3.Направление обращения на рассмотрение
3.3.1.Сотрудник, ответственный за регистрацию обращений, направляет зарегистрированное обращение должностному лицу на рассмотрение по полномочиям с учетом следующих особенностей:
а) если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение незамедлительно направляется должностному лицу для принятия решения о направлении обращения в правоохранительные органы;
б) обращения, по которым имеется поручение Президента Удмуртской Республики, Председателя Государственного Совета Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, депутатские запросы депутатов Государственного Совета Удмуртской Республики, адресованные должностному лицу, направляются указанному адресату;
в) в случае если заявитель ранее обращался в Администрацию города Ижевска и не удовлетворен принятым решением или обжалует действия Администрации города Ижевска, а также если вопрос находится в компетенции Главы города Ижевска, обращение передается Главе города Ижевска на рассмотрение через Управление документационного обеспечения и делопроизводства Аппарата Главы муниципального образования "Город Ижевск" и Городской думы под роспись;
г) обращение (претензия, жалоба) заявителя на решение или действие Администрации города Ижевска или должностного лица либо сотрудника направляется вышестоящему должностному лицу или в комиссию по рассмотрению споров в порядке досудебного обжалования;
е) поступившие обращения по вопросам, затрагивающим интересы значительного числа жителей города Ижевска (отсутствие воды, отопления, электроснабжения и т.п.), передаются должностному лицу, курирующему данное направление деятельности;
ж) в случае если вопрос находится в ведении федеральных, республиканских органов власти и управления, обращение направляется Руководителю аппарата;
з) письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются в установленном порядке;
и) письма с просьбами о личном приеме должностными лицами Администрации города Ижевска рассматриваются в установленном порядке;
к) в случае если письменное обращение адресовано нескольким должностным лицам, копии обращений после регистрации направляются соответствующим должностным лицам.
3.3.2.К обращению, направленному на рассмотрение в федеральные, республиканские органы власти и управления, предприятия, организации и учреждения, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, структурным подразделением оформляется сопроводительное письмо. Одновременно заявителю направляется уведомление о переадресации его обращения. Сопроводительное письмо и уведомление оформляются на бланке Администрации города Ижевска или структурного подразделения, подписываются должностным лицом, курирующим деятельность по рассмотрению обращений граждан.
Сопроводительное письмо о возврате ошибочно присланного обращения из федеральных, республиканских органов власти и управления подписывается должностным лицом, курирующим деятельность по рассмотрению обращений граждан.
3.3.3.Результатом выполнения действий по подготовке обращения к передаче на рассмотрение является передача зарегистрированного обращения должностному лицу для принятия управленческого решения по организации исполнения обращения. Электронный образ обращения направляется по СЭД.
3.4.Рассмотрение обращения должностным лицом
3.4.1.Должностное лицо (автор резолюции):
- рассматривает обращение в течение 3-х дней;
- принимает решение по исполнению обращения;
- дает поручение (накладывает резолюцию).
Типовые резолюции:
- "Срочно", "Незамедлительно" (или аналогичное) - подлежит исполнению в течение 3-х рабочих дней с момента наложения резолюции;
- "Оперативно" - предусматривает исполнение в течение 10 рабочих дней с момента наложения резолюции;
- "Дать ответ заявителю и в Отдел по обращениям граждан" (дает право исполнителю самостоятельно ответить на обращение, копию ответа необходимо направить в Отдел);
- "Подготовить ответ" (исполнитель готовит проект ответа на обращение от имени и за подписью автора резолюции);
- "Рассмотреть в установленном порядке", или "Рассмотреть", или "Для рассмотрения и ответа" (обращение рассматривается в установленный срок, указанный в разделе 2.7 Регламента. Исполнитель отвечает на обращение самостоятельно, копию ответа представляет в Отдел);
- "Для сведения" (ответ заявителю не требуется);
- "Для рассмотрения и подготовки ответа за подписью Главы Администрации г. Ижевска с моим согласованием" (исполнитель готовит проект ответа от имени Главы Администрации г. Ижевска с согласованием автора резолюции);
- "Для рассмотрения и подготовки ответа" (исполнитель готовит проект ответа от имени автора резолюции).
3.4.2.Резолюция (поручение) должна содержать:
- структурное подразделение или фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), которому (которым) дается поручение;
- кратко сформулированный текст, предписывающий действие и порядок исполнения. Поручение по исполнению обращения может быть дано как одному, так и нескольким исполнителям. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения;
- срок исполнения;
- подпись автора резолюции с расшифровкой и датой.
3.4.3.Результатом выполнения действий по рассмотрению обращения должностным лицом является наложение резолюции. Запуск документа в модуль "Документооборот" СЭД.
3.5.Рассмотрение обращения структурным подразделением, исполнителем
3.5.1.Если обращение, направленное на рассмотрение, не относится к полномочиям структурного подразделения, руководитель структурного подразделения обязан в течение 3-х рабочих дней вернуть это обращение автору резолюции с обоснованием невозможности исполнения поручения.
3.5.2.Обращение может рассматриваться непосредственно структурным подразделением (в том числе с выездом на место), или его рассмотрение может быть поручено конкретному исполнителю или подведомственному учреждению.
3.5.3.При рассмотрении обращения несколькими соисполнителями контроль срока исполнения, а также общую подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее 5 рабочих дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
3.5.4.Исполнитель, которому поручено рассмотрение обращения:
- обеспечивает объективное, полное и своевременное рассмотрение обращения. При этом он вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, в рамках своих полномочий;
- подготавливает или дает согласно поручению письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.5.5.При поручении исполнения обращения подведомственному учреждению или организации структурное подразделение обязано дать ответ заявителю от своего имени с учетом информации, предоставленной подведомственным учреждением или организацией.
3.5.6.Результатом рассмотрения обращения структурным подразделением, исполнителем является подготовка проекта ответа или ответа заявителю.
3.6.Рассмотрение обращения, поступившего на "горячую линию"
3.6.1.Обращение, поступившее на "горячую линию", регистрируется Отделом в модуле "Канцелярия", в месте регистрации "Горячая линия", СЭД.
3.6.2.В течение 1-го рабочего дня поступившее обращение регистрируется, направляется по СЭД для рассмотрения и наложения резолюции Главе Администрации города Ижевска или его заместителям по направлениям деятельности.
3.6.3.После рассмотрения обращения Главой Администрации города Ижевска или его заместителями Отдел согласно резолюции запускает обращение в модуль "Документооборот" и направляет структурному подразделению на исполнение.
3.6.4.Исполнитель в соответствии с резолюцией рассматривает обращение и направляет ответ гражданину, а копию - в Отдел.
Исполнитель составляет справку о результатах рассмотрения обращения автору резолюции для закрытия в случаях, если ответ гражданину был дан по телефону или при личной беседе и заявитель не требует письменного ответа.
3.6.5.Срок исполнения обращений на "горячую линию" определяется автором резолюции согласно разделу 2.7 и 3.4 Регламента.
3.7.Личный прием граждан
3.7.1.Сотрудник, ответственный за организацию личного приема граждан, создает регистрационную карточку в модуле "Канцелярия", месте регистрации "Личный прием граждан", СЭД на гражданина (граждан) с указанием сведений о нем: фамилии, имени, отчества, адреса проживания, определяет количество его обращений в Администрацию города Ижевска, содержание устного обращения.
В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся материалов, касающихся данного гражданина (граждан). Подобранные материалы за сутки представляются помощнику должностного лица или должностному лицу, ведущему личный прием.
3.7.2.В период подготовки к приему сотрудник, ответственный за организацию личного приема граждан, консультирует гражданина (граждан), разъясняя порядок разрешения его вопроса, и с согласия гражданина (граждан) вправе направить его на беседу в структурное подразделение Администрации города Ижевска по полномочиям.
3.7.3.Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего личность. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди.
3.7.4.Во время личного приема должностным лицом гражданин (граждане) имеет возможность письменное обращение пояснить в устной форме.
3.7.5.Запись на повторный прием к должностному лицу осуществляется не ранее получения гражданином (гражданами) ответа на предыдущее обращение. Необходимость в записи на повторный прием определяется сотрудником, ответственным за организацию личного приема граждан, исходя из содержания ответа на предыдущее обращение по этому вопросу.
3.7.6.В ходе личного приема гражданину (гражданам) может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему (им) ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.7.7.По окончании приема должностное лицо доводит до сведения гражданина (граждан) свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение его (их) обращения по существу.
3.7.8.После завершения личного приема должностным лицом согласно его поручению, зафиксированному в регистрационной карточке личного приема, осуществляется отправка документов исполнителю. Электронный образ документов запускается в СЭД.
3.7.9.Автору поручения и гражданину (гражданам) исполнитель направляет информацию о принятых мерах по обращению гражданина (граждан).
3.7.10.Должностное лицо на ответе исполнителя оценивает результат исполнения поручения ("Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано", "Поставить на дополнительный контроль"), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и подпись.
3.7.11.Результатом личного приема является ответ по существу вопроса, с которым обратился гражданин (граждане).
3.8.Оформление ответа на обращение
3.8.1.Если подготовка проекта ответа поручена исполнителю автором резолюции (Главой Администрации города Ижевска или его заместителями), то он начинается со слов: "Ваше обращение рассмотрено Администрацией города Ижевска..." и готовится от имени автора резолюции.
Если автор резолюции (Глава Администрации города Ижевска или его заместители) дает поручение "дать ответ", то он начинается со слов: "На Ваше обращение в Администрацию города Ижевска сообщаю..."
Если поручение дано Президентом Удмуртской Республики или Аппаратом Президента и Правительства Удмуртской Республики, Главой города Ижевска, то ответ начинается со слов: "По поручению Президента Удмуртской Республики... от (дата) N (регистрационный номер поручения) сообщаю, что Ваше обращение рассмотрено Администрацией города Ижевска..."
3.8.2.Ответ на обращение заявителя должен содержать ссылку на поставленные в обращении вопросы. Текст ответа излагается четко, кратко, последовательно, с исчерпывающим пояснением на все поставленные вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты по устранению выявленных нарушений.
3.8.3.В ответе об исполнении поручения указывается, что заявителю дан ответ по существу. В ответе на коллективное обращение указывается, кому из заявителей дан ответ.
Ответ на имя Президента Удмуртской Республики, или Руководителя Аппарата Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, или Главы города Ижевска об исполнении поручения дается с кратким изложением о проделанной работе с прикреплением копии ответа заявителю.
3.8.4.Подготовка специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят муниципальный правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). Экземпляр (копия) муниципального правового акта направляется заявителю.
3.8.5.Ответ на электронное обращение направляется на электронный адрес заявителя или по почте (по требованию заявителя).
3.8.6.Ответ заявителю оформляется на бланке Администрации города Ижевска или структурного подразделения. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Исполнитель обращения визирует второй экземпляр проекта ответа заявителю. В левом верхнем углу указывается ссылка на регистрационный номер (при наличии) и дату обращения заявителя.
При предоставлении в Отдел копии самостоятельного ответа гражданину (гражданам) в левом верхнем углу дается ссылка на регистрационный номер и дату документа Отдела.
Документу-ответу присваивается порядковый номер документа-обращения.
3.8.7.Подлинники обращений граждан в федеральные, республиканские органы власти и управления, к Главе города Ижевска, к Главе Администрации города Ижевска и его заместителям возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
3.8.8.Если на обращение дается промежуточный ответ и в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса, то исполнитель обязан дать окончательный ответ заявителю в указанный срок.
3.8.9.После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления проекта ответа подлинник обращения и все приложения передаются в регистрировавший орган, где проверяется правильность оформления ответа.
Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Регламентом, возвращаются исполнителю на исправление.
Подписанный ответ сканируется и прикрепляется к регистрационной карточке обращения в СЭД.
3.8.10.После прикрепления к регистрационной карточке в СЭД ответ конвертируется и отправляется заявителю.
3.8.11.Результатом процедуры оформления ответа на обращение является ответ заявителю по существу. Блок-схема рассмотрения обращения заявителя (приложение N 4).
4.Контроль исполнения муниципальной функции
4.1.Постановка на контроль
4.1.1.На контроль ставятся все обращения заявителей, кроме обращений, по которым прописана процедура разрешения вопроса в действующем законодательстве (выделение и оформление земельного участка, участие в аукционе, приватизация комнаты в общежитии, принятие участия в голосовании по выбору управляющей компании и т.д.)
4.1.2.Решение о постановке обращения на контроль принимает автор резолюции. Контроль осуществляется с помощью СЭД. На обращение, поставленное на контроль, проставляется штамп "Контроль" и создается карточка контроля в модуле "Контроль исполнения".
4.1.3.В случае если в ответе указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение ставится на дополнительный контроль.
4.2.Ответственность за нарушение исполнения муниципальной функции
4.2.1.Сотрудники Администрации города Ижевска, работающие с обращениями граждан, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.
Персональная ответственность сотрудников закрепляется в должностных инструкциях.
4.2.2.Сведения, содержащиеся в обращении, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившегося гражданина без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в органы федеральной, республиканской власти и управления или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленного вопроса.
4.2.3.При утрате исполнителем письменного обращения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется должностное лицо, назначившее служебное расследование.
4.2.4.При длительном отсутствии исполнителя (отпуск, командировка, болезнь и т.д.) руководитель структурного подразделения поручает рассмотрение обращения другому сотруднику.
5.Порядок обжалования действия (бездействия) должностного лица по рассмотрению обращений, а также принимаемого им решения при исполнении муниципальной функции
5.1.В случае если заявитель ранее обращался в Администрацию города Ижевска и не удовлетворен принятым решением и обжалует действия Администрации города Ижевска, он имеет право обратиться к Главе города Ижевска или обжаловать в судебном порядке в сроки, установленные действующим законодательством.
5.2.Досудебное обжалование:
- заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые в ходе рассмотрения обращения на основании настоящего Административного регламента, письменно почтовым отправлением или электронной почтой.
5.3.В жалобе указываются:
- фамилия, имя, отчество заявителя (а также фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя в случае обращения с жалобой представителя);
- почтовый адрес, контактный телефон;
- предмет жалобы;
- личная подпись заявителя (его уполномоченного представителя).
Жалоба должна быть написана разборчивым почерком, не содержать нецензурных выражений.
5.4.Обращение заявителя, содержащее обжалование решений, действий (бездействия) конкретного должностного лица, не может направляться этому должностному лицу для рассмотрения и ответа.
5.5.Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение о применении мер ответственности к сотруднику, допустившему нарушения при рассмотрении обращения.
Заявителю дается письменный ответ о принятом решении.
5.6.Обращение заявителя считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.