Приказ от 25.03.2011 г № 101П
Об утверждении состава Центральной экспертной комиссии Администрации г. Ижевска и Положения о Центральной экспертной комиссии Администрации г. Ижевска
Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовки к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и как его составляющей - Архивного фонда Удмуртской Республики, образующихся в процессе деятельности Администрации города Ижевска, осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий структурных подразделений Администрации города, руководствуясь распоряжением Администрации г. Ижевска от 28.02.2011 N 55 "О распределении обязанностей и наделении полномочиями руководителей Администрации города" и Уставом города Ижевска:
1.Создать Центральную экспертную комиссию Администрации г. Ижевска (далее - ЦЭК).
2.Утвердить состав ЦЭК:
Поправка О.В. - начальник Управления по делам архивов Администрации города Ижевска - председатель комиссии;
Лапина Л.А. - начальник Управления документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города - заместитель председателя Комиссии;
Чубукова О.Г. - заместитель начальника архивного отдела Управления по делам архивов Администрации города - секретарь Комиссии.
Члены Комиссии:
Иванова М.С. - заместитель начальника Управления бухгалтерского учета, отчетности, бюджетного планирования и анализа;
Запольских И.А. - начальник сектора наград Управления кадровой политики и организационно-контрольной работы Администрации города;
Байкузина В.П. - начальник сектора документационного обеспечения Управления документационного обеспечения и обращений граждан;
Гилязова О.А. - ведущий специалист-эксперт Правового управления Администрации города.
3.Утвердить Положение о Центральной экспертной комиссии Администрации города Ижевска (прилагается).
4.Признать утратившим силу распоряжение Администрации г. Ижевска от 22.05.2009 N 168/1.
Заместитель
главы Администрации
- Руководитель аппарата
Администрации г. Ижевска
С.А.КЛИМОВ
ПОЛОЖЕНИЕ
О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ИЖЕВСКА
1.Общие положения
1.1.Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и как его составляющей - Архивного фонда Удмуртской Республики, образующихся в процессе деятельности Администрации города Ижевска (далее - Администрация города); осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) структурных подразделений Администрации города.
1.2.ЦЭК является совещательным органом при Заместителе Главы Администрации - Руководителе аппарата Администрации города. Решения Комиссии вступают в силу после их утверждения Заместителем Главы Администрации - Руководителем аппарата Администрации города. В необходимых случаях решения ЦЭК вступают в силу после их согласования или утверждения Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - ЭПМК Комитета по делам архивов).
1.3.Персональный состав ЦЭК назначается приказом Заместителя Главы Администрации - Руководителя аппарата Администрации города из числа наиболее квалифицированных сотрудников основных структурных подразделений в количестве не менее трех человек.
Председателем ЦЭК назначается начальник Управления по делам архивов Администрации города, заместителем ЦЭК - начальник Управления документационного обеспечения и обращений граждан, секретарем - замначальника архивного отдела Управления по делам архивов.
В состав ЦЭК в обязательном порядке включаются: ответственный за архив Администрации города, сотрудники службы документационного обеспечения управления (ответственный за делопроизводство), кадровой службы и бухгалтерии.
В качестве экспертов и консультантов к работе Комиссии могут привлекаться специалисты других структурных подразделений Администрации города, а также представители сторонних заинтересованных организаций.
1.4.В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики, в том числе в области архивного дела, нормативными и распорядительными документами органов государственной власти (местного самоуправления), руководства Администрации города, нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства, Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Комитета по делам архивов, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии Федерального архивного агентства и ЭПМК Комитета по делам архивов, методическими разработками государственных архивов Удмуртской Республики, Уставом МО "Город Ижевск" и настоящим Положением.
1.5.Положение о ЦЭК Администрации города разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается Заместителем Главы Администрации - Руководителем аппарата Администрации города после согласования с ЭПМК Комитета по делам архивов.
2.Задачи ЦЭК
Основными задачами ЦЭК являются:
2.1.Организационно-методическое руководство и координация деятельности ЭК структурных подразделений Администрации города.
2.2.Организация проведения экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.3.Организация проведения экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.4.Организация проведения отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел Управления по делам архивов Администрации города, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
2.5.Организация внедрения ГОСТов, нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и работы архива Администрации города.
3.Функции ЦЭК
ЦЭК выполняет следующие функции:
3.1.Осуществляет организационно-методическое руководство работой ЭК структурных подразделений.
3.2.Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов, образующихся в процессе деятельности Администрации города; внедрению стандартов, нормативных и методических документов по организации документационного обеспечения управления и архивного дела.
3.3.Рассматривает предложения ЭК структурных подразделений Администрации города (руководителей структурных подразделений) и в установленном порядке представляет на ЭПМК Комитета по делам архивов проекты решений (предложения) об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных типовыми и отраслевыми перечнями документов с указанием сроков хранения, иными нормативными документами, а также проекты решений (предложения) об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями документов, иными нормативными документами.
3.4.Организует и принимает участие в проведении ежегодного отбора документов, образовавшихся в деятельности Администрации города, для дальнейшего хранения и уничтожения.
3.5.Определяет порядок проведения работы по отбору документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений, для дальнейшего хранения и уничтожения.
3.6.Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов, формирования и описания дел.
3.7.Рассматривает и выносит решение о согласовании номенклатур дел структурных подразделений, не являющихся источниками комплектования архивного отдела Управления по делам архивов.
3.8.Рассматривает, выносит решение о согласовании и представляет в архивный отдел Управления по делам архивов, источником комплектования которого Администрация города является, для направления:
3.8.1.На утверждение ЭПМК Комитета по делам архивов, а затем на утверждение Заместителю Главы Администрации - Руководителю аппарата Администрации города в порядке, установленном Административным регламентом исполнения Комитетом по делам архивов государственной функции "Включение архивных документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики":
- описи дел постоянного хранения (управленческих, научно-технических, аудиовизуальных, электронных) не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
3.8.2.На согласование ЭПМК Комитета по делам архивов, а затем на утверждение Заместителю Главы Администрации - Руководителю аппарата Администрации города в порядке, установленном Административным регламентом исполнения Комитетом по делам архивов государственной функции "Включение архивных документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики" и Административным регламентом предоставления Комитетом по делам архивов государственной услуги "Согласование нормативных и методических документов по организации деятельности архивов и служб документационного обеспечения управления организаций - источников формирования Архивного фонда Удмуртской Республики":
- описи дел по личному составу (не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве);
- номенклатуру дел Администрации города (не реже чем один раз в три года);
- инструкцию по делопроизводству в Администрации города;
- положения об архиве и ЦЭК Администрации города;
- типовые и примерные положения об архиве и ЭК структурных подразделений;
- типовые и примерные номенклатуры дел структурных подразделений;
- типовые и примерные инструкции по делопроизводству структурных подразделений;
- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акты о неисправимых повреждениях документов;
- методические документы по проведению экспертизы ценности, упорядочению документов.
3.9.Рассматривает, выносит решение о согласовании и направляет на утверждение Заместителю Главы Администрации - Руководителю аппарата Администрации города и для ознакомления в архивный отдел Управления по делам архивов:
- акты об обнаружении документов, не учтенных ранее;
- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
3.10.Рассматривает, выносит решение о согласовании описей дел по личному составу ликвидированных в установленном порядке предприятий, учреждений, организаций, учрежденных (соучрежденных) Администрацией города Ижевска, не имеющих правопреемника.
3.11.Оказывает содействие и методическую помощь в работе ЭК структурных подразделений Администрации города:
- по выявлению владельцев личных фондов и возможной передаче их дневников, воспоминаний, фотографий и других документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики;
- по инициативному документированию (осуществление видео-, фото-, фонозаписи мероприятий, проводимых Администрацией города);
- по вопросам проведения экспертизы ценности архивных документов и другим вопросам работы с документами.
3.12.Совместно со службой документационного обеспечения управления (ответственным за делопроизводство) и архивом Администрации города, а также при поддержке Управления по делам архивов семинары, консультации по внедрению ГОСТов, нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и работы архива организации; участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4.Права ЦЭК
При выполнении возложенных на нее функций ЦЭК имеет право:
4.1.В пределах своей компетенции давать рекомендации ЭК структурных подразделений и/или руководителям структурных подразделений Администрации города по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дел по личному составу, по порядку упорядочения и оформления документов и др.
4.2.Запрашивать от ЭК структурных подразделений и/или руководителей структурных подразделений Администрации города:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и замечания, необходимые для определения сроков хранения документов, улучшения состояния документационного обеспечения управления и сохранности архивных документов.
4.3.Заслушивать на своих заседаниях членов ЭК и/или руководителей структурных подразделений Администрации города о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
4.4.ЦЭК в лице ее председателя и секретаря Комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку некачественные и небрежно подготовленные документы.
4.5.Приглашать на заседания Комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Администрации города, а также представителей Управления по делам архивов, других заинтересованных организаций.
4.6.Информировать руководство Администрации города, структурных подразделений по вопросам своей компетенции.
4.7.Представлять в установленном порядке Администрацию города в Комитете по делам архивов, государственных и/или муниципальных архивах Удмуртской Республики.
4.8.Принимать участие в организации и проведении смотров-конкурсов и проверок состояния документационного обеспечения управления и обеспечения сохранности документов Администрации города.
5.Организация работы ЦЭК
5.1.ЦЭК Администрации города работает в контакте с ЭПМК Комитета по делам архивов, Управлением по делам архивов.
5.2.ЦЭК работает по плану, утвержденному Заместителем Главы Администрации - Руководителем аппарата Администрации города, и отчитывается перед ним о результатах своей деятельности.
5.3.Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Поступившие на рассмотрение ЦЭК документы рассматриваются на ее заседаниях не позднее 10 дней. Все заседания Комиссии протоколируются, протоколы утверждаются Заместителем Главы Администрации - Руководителем аппарата Администрации города.
5.4.Заседания ЦЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняло участие не менее половины членов ЦЭК. Консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЦЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и Заместитель Главы Администрации - Руководитель аппарата Администрации города (в необходимых случаях по согласованию с ЭПМК Комитета по делам архивов и Управлением по делам архивов).
5.5.Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых решений возлагаются на секретаря Комиссии.
5.6.Решения ЦЭК, касающиеся работы ЭК структурных подразделений Администрации города, доводятся до сведения их руководителей.
6.Ответственность ЦЭК
6.1.Члены ЦЭК Администрации города несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей.