Приложение к Постановлению от 15.07.2011 г № 82.5-4 Инструкция
Инструкция по делопроизводству в центральной избирательной комиссии удмуртской республики 1. общие положения
1.1.Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Удмуртской Республики (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Центральной избирательной комиссии Удмуртской Республики (далее - Комиссия).
Порядок работы с электронными документами, документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельными инструкциями.
Инструкция разработана на основании Федеральных законов "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" (от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ), "Об архивном деле в Российской Федерации" (от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ), "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ), Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Закона Удмуртской Республики "Об архивном деле в Удмуртской Республике" (от 30 июня 2005 года N 36-РЗ), с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76, постановлений и иных нормативных актов Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - ЦИК России), постановлений и иных нормативных актов Комиссии, регламента Комиссии, с использованием ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", за исключением документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, порядок работы с которыми изложен в разделе 6 Инструкции.
1.2.Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов Комиссии, государственных гражданских служащих аппарата Комиссии (далее - гражданские служащие) и лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.
1.3.Работники, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат Комиссии, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.
1.4.Ведение делопроизводства Комиссии осуществляет гражданский служащий аппарата Комиссии в соответствии со своим должностным регламентом.
1.5.В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов Председатель (в случае его отсутствия - заместитель Председателя, секретарь) Комиссии дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в Комиссии (далее - ответственный за ведение делопроизводства), передать неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении гражданский служащий передает находящиеся у него дела и документы по акту ответственному за ведение делопроизводства.
1.6.Делопроизводство в Комиссии осуществляется с использованием программного изделия "Дело" подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", входящей в состав специального программного обеспечения (далее - ПИ "Дело").
Доступ к ПИ "Дело" осуществляется в соответствии с распоряжением Председателя Комиссии.
Основной единицей хранения информации в ПИ "Дело" является регистрационная карточка документа (далее - РК).
Работа в ПИ "Дело" основывается на принципе однократной регистрации документа.
1.7.Согласование Инструкции и изменений в нее с Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики проводится в соответствии с законодательством Удмуртской Республики в области архивного дела.
1.8.В Инструкции используются следующие понятия:
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
внутренний документ - документ, подготовленный в Комиссии, не выходящий за ее пределы;
входящий документ - документ, поступивший в Комиссию;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
докладная записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Комиссии;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправления;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
исходящий документ - документ, отправляемый из Комиссии;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Комиссии, с указанием сроков их хранения;
нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
письменное обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;
письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрационная карточка документа (РК) - электронная регистрационно-учетная форма, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ "Дело";
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;
учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;
формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный образ документа - документ на бумажном носителе, преобразованный в электронно-цифровую форму путем сканирования с сохранением всех его реквизитов.
2.Прием, регистрация и прохождение поступающих документов
2.1.Документы в Комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан Председателю (заместителю Председателя, секретарю, членам, сотрудникам аппарата) Комиссии.
Документы могут поступать в Комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело", на официальный почтовый ящик Комиссии в сети Интернет и по факсимильной связи.
2.2.Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производятся ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ "Дело" ежедневно в часы работы Комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается Председателем Комиссии.
2.3.Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ "Дело" (приложение N 1).
2.4.При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской связью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.5.Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение N 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
2.6.Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.
2.7.Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие по почте, принимаются ответственным за ведение делопроизводства, не вскрываются, учитываются по пакетному журналу и передаются ответственному за организацию торгов под подпись.
Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие нарочным, принимаются ответственным за организацию торгов, не вскрываются и учитываются в журнале.
2.8.Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.
2.9.При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.
Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.
При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в разделе "Связки" РК делается соответствующая ссылка.
К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за его исполнение.
При необходимости к РК прикрепляется электронный образ документа в формате pdf.
2.10.Зарегистрированные документы докладываются ответственным за ведение делопроизводства Председателю (в случае его отсутствия - заместителю Председателя, секретарю) Комиссии.
2.11.После доклада документы с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем ответственным за делопроизводство изготавливаются копии документов и передаются им исполнителям, о чем в РК делается соответствующая отметка.
Подлинник документа остается у ответственного за ведение делопроизводства до окончания исполнения документа.
2.12.Документы, адресованные членам Комиссии, регистрируются, докладываются и исполняются в установленном Инструкцией порядке.
2.13.Исполненные документы списываются в дело исполнителем (Председателем, заместителем Председателя, секретарем) Комиссии и передаются ответственному за ведение делопроизводства для помещения подлинников документов в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.
3.Основные требования к подготовке и оформлению документов
3.1.Документы Комиссии оформляются на бланках установленной формы. В Комиссии установлены следующие виды бланков (приложение N 3):
бланк протокола заседания Комиссии;
бланк постановления Комиссии;
бланк распоряжения Председателя Комиссии;
общий бланк (для подготовки любого вида документа, кроме письма) (не приводится);
бланк письма Комиссии (не приводится);
бланк Председателя Комиссии (не приводится);
бланк заместителя Председателя Комиссии (не приводится);
бланк секретаря Комиссии (не приводится);
бланк аппарата Комиссии (не приводится);
бланк структурного подразделения аппарата Комиссии (не приводится).
3.2.Бланки изготавливаются компьютерным способом. Для бланков применяется бумага формата A4 (210 x 297) либо A5 (148 x 210).
Размещение на бланках документов герба Удмуртской Республики осуществляется в соответствии с законодательством Удмуртской Республики.
3.3.В Комиссии используются бланки с продольным расположением реквизитов.
Реквизиты в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), за исключением реквизитов "дата документа", "регистрационный номер документа", "ссылка на регистрационный номер и дату документа", которые располагаются флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
3.4.Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение N 4).
3.5.При подготовке и оформлении документов члены Комиссии и гражданские служащие аппарата Комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать следующие правила оформления реквизитов:
3.5.1.Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.
Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:
05.07.2011
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
5 июля 2011 г.
При датировании финансовых документов, протоколов в обязательном порядке используется словесно-цифровой способ.
3.5.2.Регистрационный номер документа.
Для входящих документов - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и через косую черту порядковый номер документа.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.5.3.Ссылка на исходящий номер и дату документа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
3.5.4.Адресат.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Аппарат Государственного Совета
Удмуртской Республики,
Правовое управлениеЕсли документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:
Удмуртский
государственный университет,
Заведующему кафедрой
П.П. ПетровуЕсли документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:
Заместителю главы Администрации
Алнашского района
И.И. ИвановуЕсли документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Центральная избирательная комиссия
Российской Федерации
Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:
Председателям территориальных
избирательных комиссийДокумент не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение N 5), который подписывается Председателем (в случае его отсутствия - заместителем Председателя, секретарем) Комиссии.
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Васильеву В.В.,
Седова ул., д. 45, кв. 5, Ижевск,
4260713.5.5.Гриф утверждения документа.
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами, на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Центральной избирательной
комиссии Удмуртской Республики
_________________ __________________
личная подпись инициалы, фамилия
________________ датаПри утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), без кавычек, прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
постановлением Центральной избирательной
комиссии Удмуртской Республики
от 7 июля 2011 г. N 81.7-4Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
3.5.6.Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлены на отдельном листе формата A6 (105 x 147) установленной формы, приложенном к документу (приложение N 6). Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Иванову И.И., Петрову П.П.
Прошу подготовить проект письма к 21.07.2011
_______________ личная подпись
____________________ дата3.5.7.Заголовок к тексту документа (наименование документа).
Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
"о чем (о ком)?", например:
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
О создании аттестационной комиссии
"чего (кого)?", например:
Должностная инструкция
ведущего специалиста-эксперта
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Документы, оформленные на бланках формата A5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.
3.5.8. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.
Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ранее изданных ЦИК России, Комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:1. Раздел 1.1. Подраздел 1.1.1. Пункт
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("Просим направить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);
от третьего лица единственного числа ("Комиссия не считает возможным...", "Комиссия предлагает рассмотреть возможность...");
на должностных бланках - от первого лица единственного числа ("Прошу Вас представить...", "Считаю возможным принять участие в...").
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
3.5.9. Отметка о наличии приложений.
Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:
Приложение: на 15 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:Приложение: 1. Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз. 2. Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо территориальной избирательной комиссии Кезского района от 14.07.2011 N 01-35 и приложение к нему, всего на 8 л.
В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1".
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:
Приложение
к постановлению Центральной избирательной
комиссии Удмуртской Республики
от 7 июля 2011 г. N 81.7-4
ПРИЛОЖЕНИЕ
к распоряжению Председателя Центральной
избирательной комиссии Удмуртской Республики
от 20 июля 2011 г. N 27-рПри наличии нескольких приложений они нумеруются, например: