Постановление от 20.06.2012 г № 18/93
Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива"
Руководствуясь Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Администрации города Глазова от 27 июня 2011 года N 18/53 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг в муниципальном образовании "Город Глазов" и Уставом муниципального образования "Город Глазов", постановляю:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива".
2.Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию в средствах массовой информации.
3.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя Аппарата Главы города Глазова, Глазовской городской Думы и Администрации города Глазова О.И. Громова.
Глава Администрации
города Глазова
А.Н.КОЗЕМАСЛОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОСТУПА
К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ (КОПИЯМ) И СПРАВОЧНО-ПОИСКОВЫМ
СРЕДСТВАМ К НИМ В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА"
I.Общие положения
Предмет регулирования Административного регламента
1.Административным регламентом по предоставлению муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива" (далее - Административный регламент) регулируется порядок предоставления муниципальной услуги по обеспечению доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале Архивного управления Администрации города Глазова (далее - муниципальная услуга).
Описание заявителей
2.Получателями муниципальной услуги (далее - Заявители) являются:
- российские граждане;
- органы государственной власти, местного самоуправления;
- организации и общественные объединения;
- иностранные граждане, а также лица без гражданства.
3.Заявителями также могут быть иные юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.
Порядок информирования о предоставлении
муниципальной услуги
4.Информация о порядке и ходе предоставления муниципальной услуги предоставляются должностными лицами Архивного управления Администрации города Глазова (далее - архивное управление):
- непосредственно в архивном управлении;
- при обращении по телефону;
- в письменном виде по почте или электронным каналам связи;
- посредством размещения на официальном сайте муниципального образования "Администрация города Глазова": glazov-gov.ru;
- на информационных стендах.
5.Местонахождение архивного управления и его почтовый адрес: ул. Пионерская, 1г, г. Глазов, Удмуртская Республика, 427600.
Справочные телефоны архивного отдела: (8-341-41)3-80-10, 3-80-20.
Факс: (8-341-41)3-80-10.
Адрес электронной почты архивного отдела: e-mail: arhiv@udm.net.
Адрес официального сайта муниципального образования "Администрация города Глазова": glazov-gov.ru.
График работы архивного управления:
понедельник - пятница с 8.00 до 17.00,
перерыв на обед с 12.00 до 13.00;
выходные дни - суббота и воскресенье.
График работы читального зала:
понедельник - четверг - с 9.00 до 16.00,
пятница - неприемный день,
перерыв на обед с 12.00 до 13.00,
выходные дни - суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни.
6.При предоставлении муниципальной услуги архивным управлением даются консультации по вопросам о:
порядке работы архивного управления;
порядке работы читального зала;
требованиях к документам, предъявляемым для предоставления муниципальной услуги;
порядке доступа и ограничениях в доступе к архивным документам и возможностях копирования архивных документов;
возможном месте хранения архивных документов, не поступивших на хранение в муниципальный архив;
порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.
Консультации (справки) по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются ответственным должностным лицом архивного управления, назначенным ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги (далее - ответственное должностное лицо).
7.Для получения консультации Заявители обращаются в архивное управление:
- лично;
- по телефону;
- в письменном виде посредством почтовой связи;
- в письменном виде посредством электронных каналов связи.
8.Основными требованиями к информированию Заявителей являются:
- достоверность предоставляемой информации;
- четкость в изложении информации;
- полнота информирования;
- наглядность форм предоставляемой информации;
- удобство и доступность получения информации;
- оперативность при предоставлении информации.
9.Информирование проводится в форме:
- устного информирования;
- письменного информирования.
10.Устное информирование осуществляется сотрудниками архивного управления при обращении Заявителей за информацией:
- лично;
- по телефону.
Ответственное должностное лицо, осуществляющее устное информирование, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением, при необходимости, других сотрудников. Время ожидания Заявителя при личном обращении не может превышать 30 минут, устное информирование каждого Заявителя осуществляется не более 10 минут. При ответе на обращение по телефону ответственное должностное лицо, осуществляющее прием и информирование, сняв трубку, называет фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование организации. В конце информирования ответственное должностное лицо кратко подводит итоги и принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
В случае если для подготовки ответа или консультации Заявителя требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить Заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить удобное для Заявителя время.
11.Письменное информирование при обращении Заявителя в архивное управление осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или посредством официальных сайтов в зависимости от способа обращения Заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении. Начальник архивного управления определяет непосредственного исполнителя для подготовки ответа. Ответ на обращение Заявителя предоставляется в простой, четкой и понятной форме и должен содержать ответы на поставленные вопросы, указание должности, фамилии, имени, отчества, номер телефона исполнителя. Ответ подписывается начальником архивного управления.
При письменном информировании ответ направляется Заявителю в течение 10 рабочих дней со дня поступления обращения Заявителя. Информация по письменному запросу, направленная через официальные сайты, размещается на указанных сайтах в разделе "вопросы-ответы" в течение 10 рабочих дней со дня поступления обращения от Заявителя.
12.Сведения о месте нахождения и графике работы архивного управления, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте муниципального образования "Администрация города Глазова" в сети Интернет: www.glazov-gov.ru; и "Архивная служба Удмуртии" www.gasur.ru.
Кроме того, на официальном сайте муниципального образования "Администрация города Глазова" размещен текст настоящего Административного регламента (полная версия).
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
Наименование муниципальной услуги
13.Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива.
Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
14.Муниципальная услуга предоставляется Администрацией города Глазова. Организация предоставления муниципальной услуги обеспечивается Архивным управлением Администрации города Глазова.
Результат предоставления муниципальной услуги
15.Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
предоставление научно-справочного аппарата;
предоставление архивных документов;
предоставление копий научно-справочного аппарата, архивных документов, выдача архивных справок, выписок;
отказ в обеспечении доступа в читальный зал.
Сроки предоставления муниципальной услуги
16.Научно-справочный аппарат к архивным документам (описи дел, документов, путеводители, каталоги), в том числе в электронной форме, предоставляются Заявителям в день обращения на срок не более 5 рабочих дней.
17.Предоставление архивных документов Заявителям в читальный зал производится на 3 рабочий день с момента оформления заказа (требования).
Архивные документы предоставляются Заявителям сроком до 1 месяца. При необходимости срок работы Заявителей с документами может быть продлен по разрешению начальника архивного управления (должностного лица, исполняющего обязанности начальника архивного управления) на срок до 1 месяца.
Копии архивных документов предоставляются в течение 10 рабочих дней с момента составления заказа, срочное - в течение 5 рабочих дней. При большом количестве заказов или объеме заказа этот срок может быть увеличен по решению начальника архивного управления (должностного лица, исполняющего обязанности начальника архивного управления), но не должен превышать более 1 месяца.
Расшивка дел для копирования архивных документов может производиться только в исключительных случаях по специальному разрешению начальника архивного управления.
Архивные справки и архивные выписки предоставляются в течение 3 рабочих дней с момента заявки Заявителя.
18.Сроки прохождения отдельных административных процедур:
- прием и регистрация документов - не более 30 минут на каждый официальный документ;
- отказ в обеспечении доступа в читальный зал - 10 минут (с устным разъяснением причин отказа) и в течение 3-х рабочих дней (в случае выдачи письменного отказа);
- предоставление муниципальной услуги может быть приостановлено до возвращения архивных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в архивохранилища.
Правовые основы для предоставления муниципальной услуги
19.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации (Российская газета, 1993, 25 декабря; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 3, ст. 152; N 7, ст. 676; 2001, N 24, ст. 2421; 2003, N 30, ст. 3051; 2004, N 13, ст. 1110; 2005, N 42, ст. 4212; 2006, N 29, ст. 3119; 2007, N 1 (ч. I), ст. 1; N 30, ст. 3745; 2009, N 1, ст. 1, 2);
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 15, ст. 1768; 1997, N 41, ст. 4673, 8220 - 8235; 2002, N 52 (ч. 2), ст. 5288; 2003, N 27 (ч. 1), ст. 2700; 2003 N 46 (ч. 2), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055, 6079; 2009, N 29, ст. 3617; 2010, N 47, ст. 6033);
Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; 2010, N 31, ст. 4196);
Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; 2010, N 31, ст. 4196);
Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196);
Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; N 52 (ч. 1), ст. 6439; 2010, N 27, ст. 3407, N 31, ст. 4173, 4196; N 49, ст. 6409; N 52 (ч. 1), ст. 6974);
Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74; Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 3, ст. 367; 2000, N 36, ст. 3636);
Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925);
приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 14 мая, N 20; Российская газета, 2009, 20 мая, N 89);
Закон Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года N 36-РЗ "Об архивном деле в Удмуртской Республике" (Известия Удмуртской Республики, 2005, 19 июля; специальный выпуск, 2006, 28 декабря; 2010, 14 мая);
распоряжение Главы Администрации города Глазова от 17 ноября 2006 года N 56/ОД "Об утверждении Положения об Архивном управлении Администрации муниципального образования "Город Глазов".
Исчерпывающий перечень документов, необходимых
в соответствии с законодательными или иными нормативными
правовыми актами для предоставления муниципальной услуги
20.Для получения муниципальной услуги Заявителями представляются следующие документы:
1) личное письменное заявление в 1 подлинном экземпляре о предоставлении архивных документов (копий) (приложение 1);
2) документ, удостоверяющий личность Заявителя.
21.Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, должны представить письмо направившей их организации (приложение 2).
22.В случае если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат сведения, отнесенные к конфиденциальной персональной информации (о частной жизни гражданина, создающие угрозу для его безопасности, прекращенные уголовные дела, прекращенные административные дела) до истечения 75 лет с момента создания указанных документов, Заявитель дополнительно к документам, указанным в п. 20 настоящего Административного регламента, представляет оригинал нотариально заверенного разрешения субъекта персональных данных или его наследников (в случае смерти субъекта персональных данных) на доступ к информации с указанием к каким документам и на каких условиях допускается Заявитель или документ, подтверждающий прямые родственные связи либо подтверждающий право наследования субъекту персональных данных, в 1 подлинном экземпляре.
23.В случае если собственник или владелец архивных документов (копий), находящихся в частной собственности, установил условия по их использованию в договоре с архивным управлением, Заявитель дополнительно к документам, указанным в п. 20 настоящего Административного регламента, представляет в архивное управление:
письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов (копий).
24.В случае если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме
документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги
25.Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является следующее:
- если письмо Заявителя - юридического лица подписано должностным лицом, не обладающим полномочиями на его подписание;
- если текст личного письменного заявления не поддается прочтению;
- если разрешение субъекта персональных данных на доступ к информации конфиденциального характера не заверено в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа
в предоставлении муниципальной услуги
26.Отказ в предоставлении муниципальной услуги допускается в случаях:
неудовлетворительного физического состояния запрашиваемых архивных документов (копий) (обширные механические повреждения носителя, поражение биологическими вредителями и т.д.);
ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;
отсутствия у Заявителя документально подтвержденного права на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну;
ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;
отсутствия архивных документов, необходимых для получения муниципальной услуги;
если архивные документы не прошли научно-техническую обработку и описание.
27.Предоставление муниципальной услуги может быть приостановлено в случае:
использования архивных документов для выполнения служебных заданий сотрудниками архивного управления (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, проведение проверки наличия документов, копирование документов и др.);
предоставления архивные документов во временное пользование иным органам и организациям;
предоставления архивных документов для работы другому Заявителю;
экспонирования архивных документов на выставке.
28.Доступ к подлинникам особо ценных документов разрешается в исключительных случаях на основании письменного разрешения начальника архивного управления. Заявителю предоставляется фонд пользования (копии документов) или документальные публикации, содержащие запрашиваемую информацию.
29.Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам Заявителей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с начальником архивного управления в каждом конкретном случае.
Размер платы, взимаемой с Заявителя при предоставлении
муниципальной услуги, способы ее взимания
30.Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса
о предоставлении муниципальной услуги и при получении
результата предоставления муниципальной услуги
31.Время ожидания Заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не может превышать 30 минут, а при предварительной записи на прием - не может превышать 15 минут.
Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении
муниципальной услуги
32.Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги - 30 минут.
Требования к помещениям, в которых предоставляется
муниципальная услуга, к местам ожидания, местам
для заполнения запросов о предоставлении муниципальной
услуги, информационным стендам с образцами для заполнения
и перечнем документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги
33.Помещения для предоставления муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03". Помещения оборудуются средствами пожаротушения и пожарной сигнализацией.
34.Вход в здание, где располагается архивное управление, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования управления, места нахождения, графика (режима) работы. Вход и выход из помещения в темное время суток должен освещаться. На территории, прилегающей к месторасположению архивного управления, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. На стоянке должно быть не менее двух машиномест. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.
35.Прием Заявителей ведется ответственным должностным лицом архивного управления в порядке общей очереди либо по предварительной записи.
36.Муниципальная услуга предоставляется в читальном зале архивного управления. Под читальный зал отводится помещение, площадь которого определяется в зависимости от количества граждан, обращающихся в архивное управление. Количество мест для работы с архивными фондами и документами определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 4 мест. В читальном зале должно быть естественное и искусственное освещение, оборудуется столами, стульями.
Вход в читальный зал должен быть оборудован табличкой (вывеской) с указанием графика (режима) работы.
Рабочее место ответственного должностного лица, осуществляющего прием Заявителя, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также печатающим и сканирующим устройствами.
37.Заявителям предоставляется возможность осуществить предварительную запись на прием по телефонам, указанным в пункте 5 настоящего Административного регламента. При предварительной записи Заявитель сообщает ответственному должностному лицу желаемое время приема. При определении времени приема по телефону ответственное должностное лицо обязано назначить время на основании графика уже запланированного времени приема граждан и времени, удобного Заявителю.
38.Помещения, предназначенные для ознакомления Заявителей с информацией, указанной в пунктах 5, 6 настоящего Административного регламента, места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для Заявителей, должны быть оборудованы визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах, обновляемой по мере изменения законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, изменения справочных сведений; стульями, столами, бланками заявлений и письменными принадлежностями.
39.На информационном стенде размещается следующая обязательная информация:
график работы архивного управления;
фамилия, имя, отчество начальника архивного управления;
номера кабинетов, где осуществляется информирование (консультация) Заявителей и прием документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги; фамилии, имена, отчества, должность ответственного должностного лица, уполномоченного на предоставление муниципальной услуги;
номера справочных телефонов, почтовый адрес, адрес электронной почты архивного управления;
фамилия, имя, отчество должностных лиц, телефон, адрес и график работы Администрации города Глазова;
фамилия, имя, отчество должностных лиц, телефон, адрес и график работы Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики;
извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность архивного управления по предоставлению муниципальной услуги;
настоящий Административный регламент (без приложений);
образцы заявки (заявления), сопроводительного письма, указанные в пунктах 20, 21 настоящего Административного регламента, необходимые для предоставления муниципальной услуги;
схема (блок-схема) последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги (приложение N 3).
40.Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.
Показатели доступности и качества муниципальной услуги
41.Показателями доступности и качества оказания муниципальной услуги являются:
обеспечение информирования Заявителей о месте нахождения и графике работы архивного управления;
обеспечение информирования Заявителей о порядке оказания муниципальной услуги;
своевременность приема Заявителей в архивном управлении;
своевременность рассмотрения документов, представленных Заявителем;
своевременность принятия решения о предоставлении муниципальной услуги и отказе в предоставлении муниципальной услуги.
Иные требования, в том числе учитывающие особенности
предоставления муниципальной услуги в электронном виде
42.Использование в читальном зале персональной компьютерной техники, принадлежащей Заявителям, функционирующей:
автономно без подключения к сети архивного управления допускается по согласованию с ответственным должностным лицом;
с подключением к сети архивного управления допускается на основании личного заявления Заявителя (приложение 4), в котором указывается цель, виды работ и наименование техники, разрешение дается начальником архивного управления (при его отсутствии должностного лица, исполняющего его обязанности).
43.Не допускается использование Заявителями сканирующих устройств планшетного и протяжного типа, вспышек и иных устройств, предназначенных для повышения уровня поверхности переснимаемых документов для фото- и видеосъемки.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
44.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация документов;
предоставление Заявителям научно-справочного аппарата;
предоставление Заявителям архивных документов;
копирование и выдача копий научно-справочного аппарата и архивных документов, выдача архивных справок и выписок.
Описание последовательности действий при приеме
и регистрации документов
45.Основанием для начала исполнения административной процедуры является обращение Заявителя к начальнику архивного управления с документами, необходимыми для предоставления муниципальной услуги, предусмотренными пунктами 20 - 24 настоящего Административного регламента.
46.Начальник архивного управления (при его отсутствии должностное лицо, исполняющее его обязанности) знакомится с официальным письмом, личным заявлением Заявителя, проводит анализ представленных документов. В ходе анализа определяется:
правомочность получения Заявителем доступа к архивным фондам и документам с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в том числе сведений конфиденциального характера;
степень полноты информации, необходимой для предоставления муниципальной услуги;
наличие архивных фондов и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
наличие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
47.Решение о допуске или отказе в предоставлении муниципальной услуги принимается начальником архивного управления (при его отсутствии - должностным лицом, исполняющим его обязанности).
О принятом решении Заявитель информируется:
при личном обращении - в течение 30 минут с момента обращения;
при обращении Заявителя в письменном виде по почте или электронным каналам связи - в течение 3-х рабочих дней с момента регистрации заявления.
48.После получения пользователем разрешения на допуск в читальный зал ответственное должностное лицо:
выдает Заявителю для ознакомления Порядок работы пользователей в читальном зале Архивного управления Администрации г. Глазова;
выдает Заявителю для заполнения Анкету (приложение 5);
знакомится с заполненной Анкетой и сверяет занесенные в нее данные с паспортными;
регистрирует Заявителя в Журнале регистрации и учета посещений архива исследователями (приложение 6) или заводит личное дело Заявителя, ведущего научную работу, исследование, подшивает в него письмо организации или личное заявление с разрешением начальника архивного управления (при его отсутствии - должностного лица, исполняющего его обязанности), заполненную пользователем анкету, Требования, Заказы;
регистрирует личное дело в книге регистрации личных дел;
выписывает Заявителю пропуск на посещение читального зала, в котором указывается фамилия, имя, отчество Заявителя и при каждом посещении делается отметка с указанием даты посещения;
консультирует о составе и содержании документов архивного управления и научно-справочного аппарата к архивным документам в соответствии с целью работы, темой исследования;
знакомит Заявителя с режимом работы читального зала, с описями дел;
выдает бланки Требований (приложение 7) и объясняет порядок их заполнения.
Максимальный срок выполнения действий составляет 30 минут.
49.Личное дело Заявителя пополняется в течение всего периода его работы в читальном зале.
50.Для допуска к работе Заявителя, уже посещавшего ранее читальный зал, ответственное должностное лицо проверяет по личному делу пользователя срок действия разрешения. В случае истечения срока разрешения для его возобновления Заявитель представляет новое письмо или личное заявление.
Описание последовательности действий при предоставлении
Заявителям научно-справочного аппарата
51.Заявитель передает заполненное Требование на выдачу научно-справочного аппарата ответственному должностному лицу.
Заявителям предоставляется научно-справочный аппарат к архивным документам (путеводитель, описи дел, каталоги, обзоры и др.) на бумажном носителе и автоматизированном виде (при возможностях читального зала).
52.Описи дел предоставляются Заявителям под расписку за каждую единицу в журнале выдачи описей. При получении описей дел Заявители проверяют их состояние. Одновременно у Заявителей может быть в работе не более 5 описей.
53.При выявлении Заявителем информации из открытых информационных ресурсов он может получить распечатку необходимой информации или запись информации на электронный носитель (дискету, диск, флеш-карту и др.). Запись информации на электронный носитель производится ответственным должностным лицом.
54.После каждого посещения читального зала Заявитель сдает ответственному должностному лицу все описи дел, а ответственное должностное лицо расписывается на пропуске. Только при наличии подписи в пропуске Заявитель может покинуть помещение архивного управления.
Научно-справочный аппарат к архивным документам предоставляется Заявителям в день обращения на срок не более 5 рабочих дней.
Описание последовательности действий при предоставлении
Заявителям архивных документов
55.На основании описей дел Заявитель заполняет Требование и передает его ответственному должностному лицу. Требование должно быть заполнено разборчиво, без исправлений и помарок и содержать указание фамилии, имени и отчества Заявителя, цели и темы занятий, поисковые данные единиц хранения, дату составления и подпись Заявителя.
56.Ответственное должностное лицо проверяет правильность оформления Требования и передает его для рассмотрения начальнику архивного управления. Требования рассматриваются начальником архивного управления (при его отсутствии - должностным лицом, исполняющим его обязанности) в день его оформления.
57.Отказ и отсрочка в предоставлении Заявителю архивных документов допускается в случае, указанном в пунктах 26, 27 настоящего Административного регламента.
58.Архивные документы выдаются Заявителю под расписку за каждую единицу хранения в специальной графе Требования. Максимальное количество дел, в том числе документы фонда пользования к особо ценным документам, выдаваемых Заявителю, - 20 единиц хранения в день. Следующий заказ оформляется только после сдачи предыдущего.
59.При получении дел Заявитель проверяет их состояние и сохранность в присутствии ответственного должностного лица. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации Заявители должны сообщить об этом ответственному должностному лицу.
60.В ходе просмотра дел Заявитель заполняет листы использования просмотренных дел, указывая дату просмотра, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки).
61.После каждого посещения читального зала Заявитель сдает ответственному должностному лицу все дела. Ответственное должностное лицо проверяет наличие дел и проводит проверку их физического состояния (особо ценных дел - полистную проверку), при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел ответственное должностное лицо расписывается в специальной графе Требования за возврат каждой единицы хранения, а затем - на пропуске. Только при наличии подписи в пропуске Заявитель может покинуть помещение архивного управления.
При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений ответственное должностное лицо составляет акт.
62.Предоставление архивных документов Заявителю производится на 3 рабочий день с момента оформления им Требования. Исключение может быть сделано для Заявителей, прибывших с других районов республики и других регионов страны на ограниченное время. Разрешение на выдачу архивных документов ранее установленного срока дается начальником архивного управления (при его отсутствии - должностным лицом, исполняющим его обязанности).
63.Архивные документы предоставляются Заявителям сроком до 1 месяца. При необходимости срок работы Заявителей с документами может быть продлен по разрешению начальника архивного управления (должностного лица, исполняющего обязанности начальника архивного управления) на срок до 1 месяца.
Описание последовательности действий при копировании
и выдаче копий научно-справочного аппарата и архивных
документов, выдаче архивных справок и выписок
64.По заказу Заявителей архивное управление изготавливает копии документов, архивные справки и архивные выписки. Для изготовления копий Заявитель оформляет Заказ на копирование документов (приложение N 8).
65.Разрешение на копирование архивных документов дается начальником архивного управления (при его отсутствии - должностным лицом, исполняющим его обязанности). При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. При копировании большого количества документов к бланку заказа дополнительно прилагается их перечень.
66.Отказ в копировании архивных документов допускается в случаях, указанных в пунктах 26, 29.
Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения начальника (при его - отсутствии должностного лица, исполняющего обязанности начальника) архивного управления.
Вопрос о копировании документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается начальником архивного управления в каждом конкретном случае.
Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также автоматизированных баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам Заявителей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с начальником архивного управления в каждом конкретном случае.
67.Копии документов предоставляются в течение 10 дней с момента составления заказа, срочные - в течение 5 дней. При большом количестве заказов или объеме заказа этот срок может быть увеличен.
68.Архивные справки и архивные выписки изготавливаются в течение 3 дней с момента заявки Заявителя.
Копирование архивных документов может производиться самостоятельно Заявителями в помещении архивного управления под контролем ответственного должностного лица.
Ответственность за качество копирования документов, проведенного самостоятельно Заявителем, архивное управления не несет.
69.После копирования ответственное должностное лицо регистрирует копии в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий Заявителям. Заказ на копирование документов подшивается в личное дело Заявителя.
70.Изготовленные архивным управления копии заверяются и выдаются Заявителям или их доверенным лицам под расписку или высылаются по указанным адресам.
Копии архивных документов, изготовленные Заявителями самостоятельно, не заверяются.
Вынос копий документов за пределы архивного управления оформляется специальным разрешением (приложение 9) ответственным должностным лицом.
Максимальный срок выполнения действия - 20 минут.