Приказ от 21.05.2013 г № 64
Об утверждении Порядка ведения личных дел граждан в бюджетных стационарных учреждениях социального обслуживания Удмуртской Республики
В соответствии с абзацем третьим пункта 18 Положения о порядке и условиях предоставления и оплаты стационарного социального обслуживания, утвержденного постановлением Правительства Удмуртской Республики от 11 апреля 2005 года N 52 "Об утверждении Положения о порядке и условиях предоставления и оплаты стационарного социального обслуживания", приказываю:
1.Утвердить прилагаемый Порядок ведения личных дел граждан в бюджетных стационарных учреждениях социального обслуживания Удмуртской Республики (далее - Порядок).
2.Директорам бюджетных стационарных учреждений социального обслуживания Удмуртской Республики организовать ведение личных дел граждан в соответствии с требованиями Порядка.
3.Признать утратившим силу приказ Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики от 24 августа 2005 года N 75 "Об утверждении Порядка ведения личных дел граждан, проживающих в государственных стационарных учреждениях социального обслуживания".
4.Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра Конькова К.В.
Министр
О.А.КОРЕПАНОВА
ПОРЯДОК
ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГРАЖДАН В БЮДЖЕТНЫХ СТАЦИОНАРНЫХ
УЧРЕЖДЕНИЯХ СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
I.Общие положения
1.Настоящий Порядок устанавливает правила ведения, учета и хранения личных дел граждан, проживающих в бюджетных стационарных учреждениях социального обслуживания Удмуртской Республики (далее соответственно - граждане, стационарные учреждения) и не являющихся подопечными этих стационарных учреждений.
2.Ведение личных дел граждан, в отношении которых стационарные учреждения исполняют полномочия опекуна (попечителя), осуществляется в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 года N 423 "Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан" и постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2010 года N 927 "Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан".
Учет и хранение личных дел совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан, в отношении которых стационарное учреждение исполняет полномочия опекуна (попечителя), осуществляются в порядке, установленном разделами III, IV настоящего Порядка, в части, не противоречащей федеральному законодательству.
3.Директор стационарного учреждения назначает работника, ответственного за ведение, учет и хранение личных дел граждан, с внесением обязанности в должностную инструкцию.
II.Ведение личных дел
4.На каждого поступающего в стационарное учреждение гражданина оформляется личное дело.
5.В состав личного дела включаются путевка в стационарное учреждение, заявление, документы, представленные гражданином или его представителем в соответствии с постановлением Правительства Удмуртской Республики от 11 апреля 2005 года N 52 "Об утверждении Положения о порядке и условиях предоставления и оплаты стационарного социального обслуживания", и документы, относящиеся к личности гражданина, образующиеся во время нахождения гражданина в стационарном учреждении.
6.Оформление личного дела производится в течение 5 дней после издания приказа о зачислении гражданина в стационарное учреждение.
7.Документы подшиваются в личное дело в хронологической последовательности по мере их поступления.
Все листы личного дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу.
8.Для учета документов, помещенных в личное дело, составляется опись документов личного дела (приложение 1 к настоящему Порядку), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их наименовании, дате включения в дело и номерах страниц, на которых расположен каждый документ.
Листы описи документов личного дела нумеруются отдельно от листов документов, подшитых в личное дело.
9.Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражается в описи документов личного дела в графе "Примечание".
10.В случае поступления информации, относящейся к гражданину и влекущей необходимость внесения изменений в сведения, содержащиеся в личном деле гражданина, соответствующие документы приобщаются к личному делу, внесение изменений производится в течение дня, следующего за днем поступления указанной информации.
11.Обложка личного дела оформляется по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку.
12.На обложке личного дела в строке "Сведения о дееспособности" указывается "дееспособный", "недееспособный", "ограниченно дееспособный".
III.Учет личных дел
13.Личные дела подлежат регистрации в журнале регистрации личных дел (приложение 3 к настоящему Порядку).
Страницы журнала регистрации личных дел нумеруются, прошиваются и скрепляются подписью директора и печатью стационарного учреждения.
14.Нумерация личных дел производится с начала календарного года. Номер личного дела состоит из регистрационного номера личного дела, присвоенного при регистрации в журнале регистрации личных дел, и указанного через дефис года, в котором сформировано личное дело, по форме:
00-0000, где 00 - регистрационный номер личного дела, 0000 - год, в котором сформировано личное дело.
15.В целях организации учета личных дел, заведенных стационарным учреждением, и проверки соблюдения порядка их оформления и ведения в стационарном учреждении проводится инвентаризация личных дел.
Инвентаризация личных дел проводится один раз в два года на основании приказа директора стационарного учреждения.
16.Для проведения инвентаризации личных дел приказом директора стационарного учреждения создается комиссия. Состав и порядок деятельности комиссии устанавливается приказом директора стационарного учреждения.
17.В ходе инвентаризации осуществляется:
сверка личных дел со списком граждан, проживающих в стационарном учреждении;
проверка соблюдения установленного порядка ведения личных дел.
18.По итогам инвентаризации составляется акт об инвентаризации личных дел (далее - акт), в котором указываются состав комиссии (инициалы, фамилии председателя и членов комиссии), срок проведения инвентаризации, краткая характеристика обеспечения условий хранения личных дел и порядка работы с ними, общее количество проверенных и взятых на учет личных дел, выявленные нарушения, выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных нарушений.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается директором стационарного учреждения. Один экземпляр акта приобщается к приказу о проведении инвентаризации, который подшивается в отдельное номенклатурное дело, второй экземпляр акта направляется в отдел стационарных учреждений Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики.
19.По результатам проведенной инвентаризации личных дел на оборотной стороне обложки личного дела делается отметка с указанием количества листов личного дела, даты проведения инвентаризации, подписи, фамилии и инициалов работника, ответственного за ведение, учет и хранение личных дел граждан.
20.При выявлении в ходе проведения инвентаризации личных дел нарушений постановления Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 года N 423 "Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан", постановления Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2010 года N 927 "Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан" и настоящего Порядка директор стационарного учреждения издает приказ с указанием мер и сроков, необходимых для устранения нарушений, указанных в акте.
21.При переводе гражданина в другое стационарное учреждение его личное дело передается стационарному учреждению по акту приема-передачи личного дела (приложение 4 к настоящему Порядку) в день перевода гражданина в другое стационарное учреждение.
Акт приема-передачи личного дела составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченными лицами обоих стационарных учреждений и подшивается в отдельное номенклатурное дело каждой из сторон.
В журнале регистрации личных дел делается отметка о снятии с учета личного дела.
IV.Хранение личных дел
22.Личные дела включаются в номенклатуру дел стационарного учреждения под общим заголовком "Личные дела проживающих граждан" с указанием срока хранения в соответствии с требованиями законодательства.
23.Личные дела хранятся в плотно закрывающихся металлических шкафах в вертикальном положении и размещаются по возрастанию номера личного дела либо в алфавитном порядке.
24.Личные документы гражданина (документ, удостоверяющий личность, правоустанавливающие документы и иные) принимаются на хранение в стационарное учреждение и выдаются гражданину по его письменному заявлению.
Факт выдачи гражданину документов (при временном истребовании документа) и возврата документов в стационарное учреждение фиксируется в журнале выдачи документов (приложение 5 к настоящему Порядку). Заявления, по которым был принят или выдан документ, хранятся в отдельном номенклатурном деле.
25.Хранение документов, указанных в пункте 24 настоящего Порядка, осуществляется в специальном кармашке-конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки личного дела, в файле, который подшивается в личное дело, или в сейфе, в специальном коробе.
26.Работник, ответственный за ведение, учет и хранение личных дел, обязан обеспечить надежную сохранность личных дел и конфиденциальность сведений при их хранении.