Приказ от 11.05.2006 г № 221
Об утверждении Примерной номенклатуры дел государственного лечебно-профилактического учреждения Удмуртской Республики
На основании протокола ЦЭК Министерства здравоохранения Удмуртской Республики (от 02.03.2006 N 1), протокола ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (от 31.03.2006 N 3) приказываю:
1.Утвердить Примерную номенклатуру дел государственного лечебно-профилактического учреждения Удмуртской Республики (приложение N 1).
2.Руководителям органов и учреждений здравоохранения Удмуртской Республики при разработке номенклатуры дел лечебно-профилактического учреждения руководствоваться Примерной номенклатурой дел государственного лечебно-профилактического учреждения Удмуртской Республики.
3.Контроль за исполнением данного приказа возложить на заместителя министра здравоохранения Удмуртской Республики Гаврилова В.А.
Министр
В.А.МЕРЗЛЯКОВ
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА
ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННОГО ЛЕЧЕБНО-ПРОФИЛАКТИЧЕСКОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННОГО
ЛЕЧЕБНО-ПРОФИЛАКТИЧЕСКОГО УЧРЕЖДЕНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Примерная номенклатура дел является методическим пособием и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел предназначена для использования в делопроизводстве государственных, а также может быть применена в работе муниципальных, частных лечебно-профилактических учреждений Удмуртской Республики (ЛПУ УР) с целью оказания методической помощи в организации делопроизводства, правильного группирования документов в дела, составления четких, унифицированных заголовков дел, определения сроков хранения документов, а также для упрощения дальнейшего упорядочения документов, уничтожения документов с истекшими сроками хранения и обеспечения своевременной передачи дел на постоянное хранение в государственный архив.
Примерная номенклатура дел составлена специалистами Центрального государственного архива Удмуртской Республики и Министерства здравоохранения Удмуртской Республики на основе индивидуальных номенклатур дел ГУЗ "Республиканская офтальмологическая клиническая больница", ГУЗ "Первая республиканская клиническая больница", ГУЗ "Республиканская детская клиническая больница", ГУЗ "Республиканский кожно-венерологический диспансер" и т.д.
В Примерную номенклатуру дел включены наиболее характерные документы, образующиеся в деятельности ЛПУ УР. Она устанавливает примерный состав дел ЛПУ УР.
Сроки хранения дел в Примерной номенклатуре дел определены в результате изучения их состава и содержания, а также с учетом положений "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000) и "Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР и учреждений его системы" (М., 1974).
Применение "Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР и учреждений его системы" (М., 1974) в Примерной номенклатуре обозначено сокращением "ВП" - ведомственный перечень. Применение "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000) в Примерной номенклатуре обозначено сокращением "ТУ".
Примерная номенклатура дел построена по структурному принципу, ее разделы в основном соответствуют структуре ЛПУ УР:
1.Руководство и контроль
Архив
2.Отдел кадров
3.Планово-экономический отдел
4.Бухгалтерия
5.Заместитель главного врача по медицинской части
6.Организационно-методический отдел
Кабинет медицинской статистики
7.Главная медицинская сестра
8.Поликлиника
Заведующий поликлиникой
Старшая медицинская сестра
Регистратура
Кабинеты9.Приемное отделение
10.Стационар
Заведующий отделением
Лечебное отделение11.Лаборатория
12.Административно-хозяйственная служба и охрана труда
Сестра-хозяйка
Пищеблок
Прачечная13.Юрист
14.Профком
Внутри разделов заголовки дел систематизированы по степени значимости и взаимосвязи согласно "Примерной схеме систематизации документов в номенклатуре дел", согласованной решением Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 30.06.2005 N 6.
Каждое ЛПУ УР независимо от наличия Примерной номенклатуры дел должно разработать индивидуальную номенклатуру дел с учетом специфических особенностей, характерных для своего учреждения. Индивидуальная номенклатура дел ЛПУ УР составляется на основе Примерной с учетом изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности ЛПУ УР, и требований архивных учреждений к номенклатуре дел. При разработке индивидуальной номенклатуры дел, при определении состава документов специализированных направлений деятельности (поликлиника и стационар), при определении сроков их хранения ЛПУ УР могут использовать "Примерную номенклатуру дел центральной районной больницы (ЦРБ)", утвержденную приказом министра от 20.09.1999 N 213 и согласованную протоколом ЭПМК Комитета по делам архивов от 27.08.1999 N 7. В индивидуальную номенклатуру включаются все документы, реально образующиеся в делопроизводстве: картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц ЛПУ УР без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. В индивидуальной номенклатуре дел следует определить документы, имеющие конфиденциальную информацию. В графе "Примечание" сделать об этом соответствующую отметку "Конфиденциально".
Индивидуальную номенклатуру дел ежегодно уточняют с целью включения заголовков вновь появившихся документов либо изъятия заголовков дел (или целых разделов номенклатуры дел), не создававшихся в текущем делопроизводственном году.
При составлении заголовков дел следует учитывать следующее:
- термин "Документы" употребляется в заголовке тогда, когда объединяются различные по своим разновидностям документы, касающиеся одного и того же вопроса, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.
Пример:
- Документы о лицензировании деятельности ЛПУ УР (лицензия, квоты, протоколы, решения);
- Документы о проведении документальных ревизий (акты, справки, докладные записки).
В связи с тем что ЛПУ УР является методическим, консультационным центром для ЦРБ УР по своим направлениям деятельности, в Примерную номенклатуру дел, в раздел 06 "Организационно-методический отдел" включены документы специализированных служб ЛПУ УР. В индивидуальную номенклатуру дел ЛПУ УР документы могут быть включены по отдельным видам.
Например:
Дела 06-13 и 06-16 в индивидуальной номенклатуре дел могут быть разделены следующим образом:
Сводный анализ деятельности офтальмологической службы УР.
Документы о деятельности офтальмологических отделений и кабинетов ЦРБ УР (планы, отчеты, информации, справки).
Сводный анализ деятельности психиатрической службы УР.
Документы о деятельности психиатрических отделений и кабинетов ЦРБ УР (планы, отчеты, информации, справки) и т.д.;
- заголовки дел, в которых будут храниться документы одного вида, начинают с указания этого вида документов во множественном числе ("Приказы главного врача по основной деятельности", "Решения...", "Акты...", "Отчеты...", "Переписка..." и т.д.);
- в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал, месяц):
Пример:
- "Годовой план работы ЛПУ УР";
- "Квартальный план работы организационно-методического отдела";
- "Месячный план работы ЛПУ УР";
- "Годовой бухгалтерский отчет ЛПУ УР";
- "Квартальные отчеты о работе административно-хозяйственной части";
- "Месячные бухгалтерские отчеты ЛПУ УР";
- в заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны периодичность (год, квартал, месяц), названия форм, их номер или условное обозначение (шифр), N формы обычно указывается в конце заголовка в скобках.
Пример:
- "Годовые статистические отчеты ЛПУ УР о составе и движении кадров (ф. N 17, 50, 51)";
- "Квартальные статистические отчеты ЛПУ УР о составе и движении кадров (ф. N 17, 50, 51)";
- "Месячные статистические отчеты ЛПУ УР о составе и движении кадров (ф. N 17, 50, 51)";
- одно дело из примерной номенклатуры дел может быть разделено на несколько дел в индивидуальной номенклатуре.
Пример:
- "Положения о структурных подразделениях и комиссиях (советах) ЛПУ УР" можно разделить в отдельные дела:
- "Положение об архиве";
- "Положение об экономическом совете";
- "Положение о совете медицинских сестер" и т.д.
- "Журнал учета сильнодействующих и наркотических средств:
- "Журнал учета сильнодействующих средств";
- "Журнал учета наркотических средств";
- несколько дел с однородными документами могут объединяться и включаться в индивидуальную номенклатуру дел как одно дело. Объединять в одно дело можно только документы с одинаковыми сроками хранения. Не допускается формирование в одно дело документов постоянного и временного сроков хранения.
Пример:
- "Приказы Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации и Министерства здравоохранения Удмуртской Республики по лечебной деятельности".
Сроки хранения дел, предусмотренные Примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений. Не допускается изменение сроков хранения документов в сторону уменьшения.
К некоторым документам временного срока хранения Примерной номенклатуры дел сделана отметка "ЭПК". Это означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение, поэтому они должны быть отобраны на постоянное хранение в ходе проведения экспертизы ценности документов при их упорядочении.
Особое внимание нужно уделять экспертизе ценности историй болезни больных со сроком хранения "10, 25, 50 лет" с отметкой "ЭПК". Экспертиза ценности документов с отметкой "ЭПК" проводится экспертной комиссией ЛПУ с привлечением квалифицированных медицинских специалистов. Истории болезни, отобранные на постоянное хранение, могут найти широкое применение в практической работе врачей ЛПУ УР, а также послужить базой для исследовательской работы студентов и аспирантов медицинских образовательных учреждений.
Отметка "ДМН" (до минования надобности) означает, что документы имеют ограниченное практическое значение. Срок их хранения определяется специалистами ЛПУ УР, но не может быть менее одного года (выносится на рассмотрение ЭК ЛПУ УР).
Сроки хранения журналов регистрации и учета различных видов документов исчисляются с момента последней записи в журналах.
Ежегодно индивидуальная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год сотрудником, ответственным за делопроизводство. После согласования экспертной комиссией ЛПУ УР утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Один раз в три года, а также в случае изменений в структуре, функциях и составе документов ЛПУ УР индивидуальная номенклатура дел согласовывается с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР.
Индивидуальная номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое название и требует правильного заполнения. Форма конкретной номенклатуры дел (приложение 1) определена "Основными правилами работы архивов организаций" (М., 2002).
Графа N 1 служит для суммарного учета и валовой нумерации количества дел, заведенных в делопроизводстве.
В графе N 2 закрепляется систематизация документов индексами. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах раздела номенклатуры дел ЛПУ УР. Порядок индексации закрепляется в инструкции по делопроизводству. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, группы цифр индекса разделяются дефисом (тире).
Пример: 12-07, где 12 - обозначение структурного подразделения, 07 - порядковый номер внутри раздела по номенклатуре.
В графу N 3 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Графа N 4 заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если количество документов с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 листов, то дело делят на тома (части) и сведения об этом фиксируются в графе N 4.
Графа 5 - проставляются сроки хранения со ссылкой на статьи типового или ведомственного перечня с указанием его названия.
Например: "75 лет ст. 6а ТП", "5 лет ст. 551 ВП". В том случае, если в номенклатуре дел присутствуют отдельные категории документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, то сроки их хранения определяют специалисты ЛПУ УР, затем они согласовываются с ЭК ЛПУ УР и ЦЭК Министерства здравоохранения УР и представляются на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов. В случае если срок хранения установлен ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР, в графе "Примечание" указывается соответствующее решение ЭПМК Комитета по делам архивов.
Графа 6 - в течение года в этой графе делаются отметки:
- о переходящих делах
(дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими", и их заголовки переносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом);
- о передаче дел в архив;
- о передаче дел в другую организацию для продолжения и т.д.;
- об уничтожении дел;
- в этой же графе при переносе информации с традиционного носителя на машинный делается отметка с указанием индекса машиночитаемого документа;
- вносятся все примечания из типового и ведомственного перечней, относящиеся к той или иной статье.
Пример:
- "На государственное хранение не передаются. Хранятся в организации" - этим уточняется место хранения документов, имеющих длительный справочный характер;
- "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" - конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации;
- "После истечения срока действия договора", "После замены новыми" и т.д. - указывают, что исчисление срока хранения документа осуществляется с определенного момента;
- при наличии в организации подлинников копии документов - "До минования надобности".
В индивидуальную номенклатуру дел могут быть также включены дела с отметкой "ДСП" (для служебного пользования), доступ к которым имеет ограничения. Отметка "ДСП" также ставится в "Примечании" и на обложке дел.
Если в течение года в ЛПУ возникают новые документированные участки работы и непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например: исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 г., начинается с 1 января 2005 г. По окончании календарного года, на который была составлена номенклатура дел, ответственным за делопроизводство подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения, а также дел, переходящих на следующий год. Анализ количества дел, заведенных в делопроизводстве, оформляется в итоговой записи, форма которой дана в приложении 2. Сведения итоговой записи служат основанием для составления паспорта архива.
Главный специалист
ОВА ЦГА УР
Е.П.ПЕСТОВА
Приложения
2006-05-11 Приложение к Приказу от 11 мая 2006 года № 221