Приложение к Инструкции от 03.11.2005 г № Б/Н Документ
На обложке дела должны быть указаны:
- наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дела;
- заголовок дела;
- аннотация к документу дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
В верхней части обложки должно быть отведено место для наименования государственного архива, в который будет передано дело, кодов государственного архива и организации.
После включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего архивного учреждения, на обложках дел постоянного хранения чернилами проставляется архивный шифр.