Постановление от 27.11.2008 г № 3075
Об утверждении административного регламента
В соответствии с постановлением Главы Администрации N 2024 от 24.07.2008 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг в муниципальном образовании "Город Сарапул" и распоряжением Главы Администрации N 214 от 27.10.2008 "Об утверждении плана графика и утверждения первоочередных административных регламентов исполнения муниципальных функций и предоставления муниципальных услуг на 2008 г. в муниципальном образовании "Город Сарапул" постановляю:
1.Утвердить административный регламент отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией Администрации г. Сарапула исполнения муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан в Администрации г. Сарапула (далее - Регламент).
2.Настоящее постановление и Регламент опубликовать в газете "Красное Прикамье" и разместить на официальном сайте Администрации г. Сарапула в сети Интернет.
3.Контроль за исполнением постановления возложить на начальника отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией Кривоносову Т.М.
Глава Администрации
города Сарапула
А.Н.СИЗОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ
ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
1.Общие положения
1.1.Административный регламент исполнения муниципальной функции - это нормативный акт, определяющий сроки и последовательность действий органа муниципальной власти, порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также его взаимодействия с другими органами и организациями при исполнении муниципальной функции, требования к организации присутственных мест, порядок обжалования действий муниципальных служащих.
1.2.Административный регламент исполнения муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан в Администрации г. Сарапула Удмуртской Республики (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан в Администрации г. Сарапула Удмуртской Республики и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Администрации г. Сарапула Удмуртской Республики.
1.3.Рассмотрение обращений граждан в Администрации г. Сарапула Удмуртской Республики осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993);
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Российская газета N 95 от 05.05.2006);
- Конституцией Удмуртской Республики (ред. от 22.11.2007) (принята постановлением Верховного Совета УР от 07.12.1994 N 663-XII).
1.4.Рассмотрение обращений граждан осуществляется Главой Администрации г. Сарапула, заместителями Главы Администрации г. Сарапула, руководителем аппарата Администрации г. Сарапула, руководителями и работниками структурных подразделений Администрации г. Сарапула.
Организация работы с поступившими в адрес Главы Администрации города, заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города обращениями граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией.
1.5.Администрацией г. Сарапула рассматриваются обращения граждан по вопросам исполнительно-распорядительных полномочий Администрации г. Сарапула в соответствии с Уставом "Города Сарапула" (утвержден решением Сарапульской городской Думы 16.06.2005 N 12-605), Федеральным законом от 06.10.2003 (ред. от 10.06.2008) N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".
1.6.Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо представителем, уполномоченным выступать от его имени в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
1.7.Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема.
1.8.Результатом исполнения муниципальной функции по рассмотрению письменного обращения гражданина является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа.
1.9.Результатом исполнения муниципальной функции по рассмотрению устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.
1.10.Исполнение муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан является бесплатным.
II.Требования к порядку исполнения муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан
Порядок информирования о правилах исполнения
муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан
2.1.Информация о порядке исполнения муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется:
- непосредственно в структурных подразделениях Администрации г. Сарапула;
- с использованием средств телекоммуникационной связи;
- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов;
- на информационном стенде в здании Администрации г. Сарапула.
2.2.Место нахождения Администрации города Сарапула и почтовый адрес: 427960, г. Сарапул УР, Красная Площадь, 8.
Телефон приемной Главы Администрации г. Сарапула: (834147)4-19-34.
Факс (834147)4-43-11.
Официальный сайт Администрации г. Сарапула в сети Интернет: e-mail: gorsar@udmnet.ru.
Место нахождения отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией Администрации города Сарапула: 1-й этаж Администрации города Сарапула, каб. N 112, контактный телефон (834147)4-19-17.
Режим работы отдела:
| Понедельник - четверг | 8.30 - 17.30 (перерыв 12.00 - 12.48) |
| Суббота, воскресенье, праздничные дни | Выходные дни |
2.4.При ответах на телефонные звонки специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по вопросам исполнения муниципальной функции. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок, в том случае, если специалист, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Сроки исполнения муниципальной функции
по рассмотрению обращений граждан
2.5.Исполнение муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения указанной функции.
В исключительных случаях срок исполнения муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан может быть продлен должностным лицом, давшим поручение по обращению, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.
Время ожидания приема гражданином при подаче заявления не должно превышать 30 мин.
Продолжительность приема у ответственного специалиста не должна превышать 15 мин., если не требуется дополнительной консультации гражданина.
Требования к письменному обращению граждан
2.6.Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование исполнительного органа - Администрации г. Сарапула, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, контактный телефон, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя, дату.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).
2.7.Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование исполнительного органа - Администрации г. Сарапула или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), контактный телефон.
Условия, сроки и время личного приема граждан
в Администрации г. Сарапула
2.8.Прием граждан в Администрации г. Сарапула ведут Глава Администрации г. Сарапула, заместители Главы Администрации г. Сарапула, руководитель аппарата Администрации г. Сарапула.
2.9.Организацию личного приема граждан Главой Администрации г. Сарапула в Администрации г. Сарапула осуществляет отдел по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией Администрации г. Сарапула.
2.10.Руководители ведут прием граждан в соответствии с графиком на текущий месяц, специалисты отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией - понедельник, вторник, среду, четверг с 8.30 до 17.30 (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходной и предпраздничный день - с 8.30 до 16.30.
2.11.График приема граждан Главой Администрации г. Сарапула составляется ежемесячно отделом по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией по согласованию с Главой Администрации г. Сарапула.
2.12.Предварительная запись на личный прием к Главе Администрации г. Сарапула производится начальником отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией Администрации г. Сарапула.
Требования к местам
исполнения муниципальной функции
2.13.Помещения, выделенные для осуществления муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы" СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 <*>.
--------------------------------
<*> Зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 10.06.2003, регистрационный номер 4673. Российская газета, 21.06.2003, N 120.
2.14.Рабочие места специалистов, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, оборудуются средствами вычислительной техники (как правило, один компьютер с установленными справочно-информационными системами на каждого работника) и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение муниципальной функции в полном объеме.
Отделу по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией Администрации г. Сарапула, ответственному за исполнение муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан, обеспечивается доступ в сеть Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), выделяется бумага, расходные материалы, канцелярские товары в количестве, достаточном для исполнения муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан.
2.15.В фойе здания, на справочно-информационном стенде, размещается информация о режиме работы отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией Администрации г. Сарапула.
2.16.Места для проведения личного приема граждан оборудуются:
- системой кондиционирования воздуха;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
- системой охраны.
2.17.Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для граждан, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений.
Перечень оснований для отказа в исполнении муниципальной
функции по рассмотрению обращений граждан
2.18.Обращение не рассматривается по существу, если:
- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;
- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи;
- в обращении не указаны фамилия обратившегося и почтовый адрес для ответа;
- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;
- текст письменного обращения не поддается прочтению;
- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
2.19.Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.
2.20.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
Ответственность работников при исполнении муниципальной
функции по рассмотрению обращений граждан
2.21.Сотрудники Администрации г. Сарапула, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.
Персональная ответственность работников закрепляется в их должностных инструкциях.
2.22.Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.
2.23.При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель аппарата Администрации г. Сарапула.
2.24.При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому работнику по поручению руководителя структурного подразделения.
III.Административные процедуры
Последовательность административных действий (процедур)
3.1.Исполнение муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и первичную обработку письменных обращений граждан;
- регистрацию и аннотирование поступивших обращений;
- направление обращений на рассмотрение;
- рассмотрение обращений в структурных подразделениях Администрации г. Сарапула;
- личный прием граждан;
- постановку обращений граждан на контроль;
- продление срока рассмотрения обращений граждан;
- оформление ответа на обращение граждан;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;
- порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан.
Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
3.2.Основанием для начала исполнения муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина к Главе Администрации г. Сарапула, заместителям Главы Администрации г. Сарапула, руководителю аппарата Администрации г. Сарапула или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.
3.3.Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, по факсу, по электронной почте, по телеграфу.
3.4.Обращения, присланные по почте, поступившие по телеграфу, факсу, электронной почте, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией Администрации г. Сарапула (далее - Отдел).
3.5.Специалисты Отдела проверяют правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращают на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- вскрывают конверты, проверяют наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагают конверт;
- прикладывают к письму поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы или их копии);
- в случае отсутствия обращения в конверте или самого текста обращения составляют справку следующего содержания: "Обращения в адрес Администрации г. Сарапула нет" - с датой и личной подписью, которую прилагают к поступившим документам.
3.6.Специалисты Отдела, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщают об этом начальнику Отдела. Начальник Отдела информирует руководителя аппарата Администрации города.
3.7.Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистами Отдела. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина делается отметка о регистрации на копии или втором экземпляре принятого обращения с указанием номера, даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан.
Регистрация и аннотирование поступивших обращений
3.8.Поступившие в Отдел обращения регистрируются в течение 3 дней с момента поступления с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота.
3.9.Специалисты Отдела при регистрации обращений:
- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляют регистрационный штамп "Администрация города Сарапула Удмуртской Республики" с указанием присвоенного письму регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- в регистрационной карточке указывают регистрационный номер, дату поступления обращения, фамилию и инициалы заявителя (в родительном падеже), его адрес, краткое содержание документа, количество листов, кому адресовано, срок исполнения, исполнителя, когда закрыто в дело, при наличии указывают автора сопроводительного письма (исходящий N и дату письма, резолюцию). Если письмо подписано двумя и более авторами, такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
- отделяют от письма поступившие паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращают их заявителю. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа.
3.10.Работники Отдела, осуществляющие аннотацию обращений:
- прочитывают обращение, определяют его тематику, выявляют поставленные заявителем вопросы;
- проверяют обращение на повторность, при необходимости сверяют с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;
- заполняют регистрационную карточку по письменному обращению, составляют и вводят аннотацию на обращение в информационную систему;
- если письмо поступило через вышестоящую инстанцию, то указывают, откуда оно поступило (из Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, Государственного Совета Удмуртской Республики и др. и/или Государственной Думы Российской Федерации, Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском Федеральном округе и др. проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма.
3.11.Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений являются регистрация обращения в информационной системе и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.
Направление обращения на рассмотрение
3.12.Специалисты Отдела после составления аннотации передают обращения граждан на рассмотрение Главе Администрации г. Сарапула, его заместителям, руководителю аппарата Администрации г. Сарапула в соответствии с должностью, указанной в обращении заявителем.
Решение о направлении письма на рассмотрение принимается с учетом следующих особенностей:
- письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения;
- письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения;
- если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции органов местного самоуправления или должностных лиц, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию;
- если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращений в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
3.13.Результатом выполнения действий по направлению обращений на рассмотрение является передача зарегистрированных писем под подпись в структурные подразделения Администрации г. Сарапула ответственным лицам за делопроизводство.
Рассмотрение обращений в структурных подразделениях
Администрации г. Сарапула
3.14.Поступившие в структурные подразделения Администрации г. Сарапула (далее - подразделения) письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в Отделе, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.
3.15.Обращения могут рассматриваться непосредственно в подразделениях (в том числе с выездом на место), или их рассмотрение может быть поручено конкретному должностному лицу.
3.16.Поручение должно содержать фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя и дату. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
3.17.В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.
3.18.Документы, направляемые на исполнение нескольким исполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях. Соисполнители готовят справочный материал в течение 15 дней в адрес исполнителя, ответственного за подготовку общего ответа. Справки соисполнителей представляются в Отдел для снятия с контроля и для дальнейшей передачи их (справок) ответственному за исполнение лицу.
3.19.Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- дает письменный ответ заявителю по существу поставленных в обращении вопросов;
- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией в течение семи дней со дня регистрации.
3.20.Должностное лицо на основании направленного в установленном порядке запроса обязано в течение 15 дней представить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок представления.
3.21.Если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок с приложением служебной записки автору резолюции о переадресации обращения возвращает это обращение в Отдел, указывая при этом структурное подразделение, к компетенции которого, по его мнению, относится рассмотрение обращения.
3.22.На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.
3.23.Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в п. 2.18 Административного регламента.
3.24.Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение направляется в компетентный орган в течение 3 дней со дня регистрации.
3.25.Результатом рассмотрения обращений в структурных подразделениях Администрации г. Сарапула являются разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов заявителям либо направление в уполномоченные государственные или муниципальные органы поручений для рассмотрения обращений и принятия мер по разрешению содержащихся в них вопросов и ответа заявителям.
Личный прием граждан
3.26.Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего их личность. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди.
3.27.Специалист Отдела приглашает гражданина, проводит с ним консультации по интересующим вопросам в пределах своих полномочий, в зависимости от характера вопроса направляет посетителей в соответствующие организации или структурные подразделения или должностному лицу, в чьем ведении находится данный вопрос.
3.28.Начальник Отдела в случае необходимости или по просьбе гражданина записывает его на прием по личным вопросам к Главе Администрации г. Сарапула.
3.29.Ответственный специалист Отдела осуществляет подборку всех имеющихся материалов, касающихся поставленного вопроса, и передает ее Главе Администрации г. Сарапула.
3.30.Запись на повторный прием к Главе Администрации г. Сарапула осуществляется после получения гражданином ответа на предыдущее обращение. Необходимость в записи на повторный прием определяется начальником Отдела, исходя из содержания ответа на предыдущее обращение по этому вопросу.
3.31.Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с пунктом 2.5 настоящего Регламента.
3.32.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.33.После завершения личного приема Главой Администрации г. Сарапула и согласно его поручениям, зафиксированным в карточке личного приема, Отдел оформляет рассылку документов назначенным исполнителям. По окончании подготовки ответа исполнители представляют материалы по обращению заявителя в Отдел для дальнейшей передачи ответа на согласование Главе Администрации г. Сарапула. После согласования (подписания) ответа первый экземпляр отправляется заявителю, а копия ответа и карточка личного приема гражданина остаются в Отделе для формирования дел. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
3.34.Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.
Постановка обращений граждан на контроль
3.35.На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений заявителей.
3.36.В случае если в подготовленном ответе на обращение указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль.
3.37.Обращение может быть возвращено исполнителю для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.
3.38.Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет Отдел.
3.39.Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль особо значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан.
Продление срока рассмотрения обращений граждан
3.40.В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о представлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.
3.41.Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее руководителю, давшему поручение по данному обращению, за 3 дня до истечения срока рассмотрения обращения.
3.42.В случае продления срока рассмотрения обращения должностное лицо, рассматривающее обращение, извещает об этом гражданина в трехдневный срок.
3.43.Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящим органом, то исполнитель обязан заблаговременно (за 6 дней до окончания срока рассмотрения обращения) согласовать продление срока рассмотрения обращения с руководителем вышестоящего органа.
Оформление ответа на обращение граждан
3.44.Ответ автору обращения подписывается тем руководителем Администрации г. Сарапула, кому изначально адресовано обращение, или исполнителем со ссылкой на поручение по резолюции "Ответ по поручению". Ответы Президенту Удмуртской Республики, в Правительство Удмуртской Республики, в Администрацию Президента и Правительства Удмуртской Республики подписывает Глава Администрации г. Сарапула.
3.45.Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.
3.46.В ответе в вышестоящие инстанции должно быть указано, что гражданин проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. К ответу прилагается копия ответа в адрес гражданина. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из граждан дан ответ.
3.47.Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт.
3.48.К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные гражданином к письму. Если в письме не содержится просьба об их возврате, они остаются в деле.
3.49.Ответы гражданам и в федеральные органы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с инструкцией по делопроизводству. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
3.50.Подлинники обращений граждан в вышестоящие органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
3.51.Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
3.52.После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в Отдел, где проверяется правильность оформления ответа и краткое содержание ответа заносится в программу. Ответы, не соответствующие требованиям, возвращаются исполнителю для доработки.
3.53.В правом нижнем углу на копии ответа исполнитель делает надпись "В дело" и ставит свою подпись с указанием даты подписания ответа. Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляют специалисты Отдела.
3.54.В некоторых случаях, если ответ гражданину был дан по телефону или при личной беседе, исполнитель имеет право составить справку о результатах рассмотрения обращения, на основании которой автор резолюции может закрыть обращение в дело.
3.55.Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.
Предоставление справочной информации
о ходе рассмотрения обращения
3.56.В любое время с момента регистрации обращения гражданин имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
3.57.Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет Отдел.
3.58.Справки по вопросам исполнения о муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан предоставляются специалистами Отдела. Справки предоставляются при личном обращении или посредством справочного телефона.
3.59.Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в уполномоченный орган;
- об отказе в рассмотрении обращения;
- о продлении срока рассмотрения обращения;
- о результатах рассмотрения обращения.
3.60.Телефонные звонки от граждан по вопросу получения справки об исполнении муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан принимаются ежедневно с 8.30 до 17.30, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день - с 8.30 до 16.30.
3.61.При получении запроса по телефону специалист Отдела:
- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;
- представляется, назвав свои фамилию, имя, отчество;
- предлагает абоненту представиться;
- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;
- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;
- к назначенному сроку специалист готовит ответ.
3.62.Отдел регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы об исполнении муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан и представляет их в Правительство Удмуртской Республики.
3.63.Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.
IV.Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции
4.1.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок с целью выявления и устранения нарушений исполнения муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан.
4.2.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий исполнения муниципальной функции, определенной административными процедурами по рассмотрению обращений граждан, и принятием решений осуществляется специалистами Отдела.
4.3.Проведение проверок в структурных подразделениях Администрации г. Сарапула может быть плановым и внеплановым, в соответствии с распоряжением Главы Администрации г. Сарапула.
4.4.Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
В случае выявления нарушений прав граждан к виновным осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
V.Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении муниципальной функции
5.1.Гражданин имеет право на обжалование решений, принятых в ходе исполнения муниципальной функции, действий или бездействия должностных лиц, исполняющих муниципальную функцию, в досудебном и судебном порядке.
5.2.Гражданин вправе обратиться в суд с заявлением в течение трех месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод.