Приложение к Приказу от 31.12.2008 г № 879 План
Порядок учета расчетов с подотчетными лицами
Наличные денежные средства выдаются под отчет для расчетов по оплате труда, за транспортные, коммунальные услуги, за приобретение материалов для хозяйственных нужд, основных средств, горюче-смазочных материалов, на командировочные расходы, проезд в отпуск, оплату прочих услуг и расходов.
Движение денежных средств, выданных под отчет, отражается в журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании приходных и расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов.
Пунктом 155 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н, предусмотрено, что для получения денежных средств под отчет работник должен написать заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства.
Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. При этом следует иметь в виду, что денежные средства под отчет могут выдаваться только работнику данного учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Сотрудникам органов внутренних дел может выдаваться аванс для приобретения билетов на проезд в отпуск при наличии ранее полученного ими аванса на командировочные расходы. Также сотрудникам органов внутренних дел может выдаваться аванс на командировочные расходы при наличии ранее полученного ими аванса для приобретения билетов на проезд в отпуск.
Сумма средств, выданных в подотчет на хозяйственные нужды, не может превышать 100 тысяч рублей (предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одному договору - указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-у).
В целях финансового обеспечения основной правоохранительной деятельности в период выходных и праздничных дней и в периоды несения службы в усиленном варианте, при командировках в Северо-Кавказский регион допускается выдача денежных средств в разрезе всех предметных статей в подотчет.
В целях обеспечения денежными средствами и в выходные (праздничные) дни экстренных командировок сотрудников ОМСН МВД по УР выдать в постоянный подотчет материально ответственному лицу ОМСН МВД по УР 100000 рублей 00 копеек.
Нормы командировочных расходов для целей бюджетного учета устанавливаются в соответствии с постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета", постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета", приказом МВД РФ от 05.10.2006 N 780 "Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск МВД России на территории РФ".
Для целей налогового учета нормы устанавливаются в соответствии с постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93.
Сотрудник (работник) учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее десяти рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бухгалтерия вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс, на основании ст. 137 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ). Удерживать сумму невозвращенного аванса из заработной платы работника следует с учетом ограничений размера удержаний из заработной платы, установленных ст. 138 ТК РФ: "Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику".
Для оформления авансового отчета следует руководствоваться приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н, которым утверждена форма авансового отчета (форма 0504049) для бюджетных учреждений.
Отражение операций по учету подотчетных сумм производится в соответствии с Инструкцией N 25н по счету 20800000 "Расчеты с подотчетными лицами".
Для осуществления контроля за своевременным погашением дебиторской задолженности подотчетными лицами инвентаризация указанных расчетов проводится 4 раза в год: по состоянию на 1 апреля, 1 июля, 1 октября и 1 января текущего календарного года.