Приложение к Приказу от 09.06.2010 г № 380 Положение
Положение об архиве министерства культуры, печати и информации удмуртской республики
I.Общие положения
Документы, образующиеся в деятельности Министерства культуры, печати и информации Удмуртской Республики (далее - Министерство), имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и как его составляющей Архивного фонда Удмуртской Республики, являются государственной собственностью и подлежат постоянному хранению в ГУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" (далее - ГУ "ЦГА УР"), источником комплектования которого является Министерство.
Министерство осуществляет временное хранение документов Архивного фонда Удмуртской Республики до их передачи на постоянное хранение в ГУ "ЦГА УР" в течение определенных законодательством Российской Федерации сроков:
1) управленческие документы постоянного хранения Министерства - 10 лет;
2) документы по личному составу Министерства - 75 лет;
3) документы на электронных носителях - в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на традиционных носителях.
По истечении указанных сроков Министерство обеспечивает своевременную передачу документов в ГУ "ЦГА УР" на постоянное хранение. В необходимых случаях сроки временного хранения документов в архиве Министерства могут быть продлены по согласованию с Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - ЭПМК Комитета по делам архивов) в установленном порядке. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств Министерства.
С целью своевременного приема архивных документов от структурных подразделений (сотрудников) Министерства, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования архивных документов, а также подготовки к передаче документов ГУ "ЦГА УР" на постоянное хранение в Министерстве создается архив (далее - архив Министерства).
Министерство обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставляет помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архива, необходимое оборудование, первичные средства хранения и т.д.
Функции ведения архива возложены на сотрудника аппарата Министерства в соответствии с должностным регламентом.
В своей работе архив Министерства руководствуется законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики, нормативными и распорядительными документами органов государственной власти, Министерства, в том числе в области архивного дела, нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства, Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, действующими правилами работы архивов организаций, методическими разработками государственных архивов Удмуртской Республики, Положением Министерства и настоящим Положением.
Положение об архиве Министерства разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается министром после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Министерства и ЭПМК Комитета по делам архивов Удмуртской Республики.
Архив Министерства работает по акту приема дел от структурных подразделений в архив Министерства, передачи дел на постоянное хранение в ГУ "ЦГА УР", упорядочения документов, проведения проверки наличия дел и др., которые согласовываются с ГУ "ЦГА УР" и утверждаются первым заместителем министра, курирующим деятельность архива.
1.10.Контроль за деятельностью архива осуществляет первый заместитель министра.
1.11.Организационно-методическое руководство деятельностью архива Министерства осуществляют ГУ "ЦГА УР" и ЦЭК Министерства.
1.12.При смене сотрудника, ответственного за архив в соответствии с должностным регламентом Министерства, прием-передача документов, справочно-поисковых средств к ним, учетных документов, помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт приема-передачи подписывается сдающим и принимающим архив сотрудниками, членами комиссии (третьим лицом) и первым заместителем министра. Комиссия назначается приказом министра в составе не менее трех человек. В состав комиссии по согласованию могут входить сотрудники ГУ "ЦГА УР". Копия акта представляется в ГУ "ЦГА УР".
1.13.При ликвидации Министерства прием-передача документов входит в обязанности комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии).
1.14.При реорганизации Министерства архивные документы передаются организации-правопреемнику по акту приема-передачи дел.
1.15.В случае преобразования Министерства с изменением формы собственности архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь образованной организации-правопреемнику на основании договора между данными организациями и соответствующим государственным (муниципальным) архивом.
1.16.При реорганизации Министерства путем разделения или выделения из ее состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителем Министерства либо органом, уполномоченным на то учредительными документами, по согласованию с Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.
1.17.При ликвидации Министерства включенные в состав Архивного фонда Удмуртской Республики документы, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются в ГУ "ЦГА УР".
1.18.При ликвидации или реорганизации Министерства передача документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, осуществляется только в упорядоченном виде, по описям, утвержденным и согласованным ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, и оформляется актом.
II.Состав документов архива
В архив Министерства поступают:
2.1.Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Министерства, документы временного (свыше 10 лет) хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2.Документы постоянного хранения и по личному составу организации-предшественника.
2.3.Управленческие документы временного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу ликвидированных подведомственных учреждений.
2.4.Документы временного (до 10 лет) хранения организаций-предшественников и подведомственных учреждений, срок хранения которых еще не истек.
2.5.Документы на электронных носителях, образовавшиеся в деятельности Министерства.
2.6.Документы личного происхождения сотрудников Министерства.
2.7.Периодические издания и полиграфическая продукция Министерства (по усмотрению руководства Министерства).
III.Задачи архива
Основными задачами архива Министерства являются:
3.1.Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения.
3.2.Учет документов архива.
3.3.Обеспечение сохранности документов архива.
3.4.Создание и ведение научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива.
3.5.Использование хранящихся в архиве документов.
3.6.Подготовка и передача документов Архивного фонда Удмуртской Республики на постоянное хранение в ГУ "ЦГА УР" в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным архивным агентством и Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.
IV.Функции архива
В соответствии с возложенными на него задачами архив Министерства осуществляет следующие функции:
4.1.Принимает дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения структурных подразделений, сотрудников Министерства, оформленные в соответствии с действующими требованиями, не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения их в делопроизводстве. Передача дел в архив Министерства производится по описям дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подготовленным структурными подразделениями Министерства по номенклатуре дел Министерства.
4.2.Принимает документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу организации-предшественника по описям дел, утвержденным и согласованным ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, и оформляет акт приема-передачи дел.
4.3.Принимает документы по личному составу ликвидированных подведомственных учреждений по описям дел, согласованным ЦЭК Министерства или ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, и оформляет акт приема-передачи дел.
4.4.Принимает документы личного происхождения, фото-, фоно-, видеодокументы, а также документы на электронных носителях по сдаточной описи и оформляет акт приема-передачи дел.
4.5.Принимает документы временного (до 10 лет) хранения организаций-предшественников и ликвидированных подведомственных учреждений, срок хранения которых еще не истек, по сдаточным описям, оформляет акт приема-передачи дел.
4.6.Осуществляет учет документов, принятых в архив. Ведет описи дел постоянного хранения, по личному составу, дело фонда, паспорт архива. Ежегодно предоставляет паспорт архива Министерства в ГУ "ЦГА УР" по форме, установленной Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.7.Осуществляет работу по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности) принятых документов.
4.8.Составляет сводные описи дел организации, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, после согласования ЦЭК Министерство представляет на утверждение или согласование ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве в установленном порядке.
4.9.Под методическим руководством ГУ "ЦГА УР" проводит выявление и описание особо ценных документов (ОЦД).
4.10.Совместно с сектором организационно-контрольной работы Министерства (ответственным за делопроизводство) проводит розыск дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но не поступивших в архив.
4.11.Обеспечивает сохранность документов, принятых в архив, путем соблюдения установленных нормативных режимов хранения (противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический) и требований к размещению архивных документов.
4.12.Проводит проверки наличия и состояния архивных документов, хранящихся в архиве, не реже 1 раза в 5 лет, по результатам проверки оформляет акт. Внеочередные проверки наличия и состояния дел проводит при перемещении документов и при смене сотрудника, ответственного за архив. При необнаружении дел организует их розыск, оформляет акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, представляет его на согласование ЦЭК Министерства и ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики и утверждение министру.
4.13.Создает и ведет НСА к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного (муниципального) архива (описи дел, каталоги, картотеки, базы данных и др.).
4.14.Участвует в работе ЦЭК Министерства.
4.15.Организует использование архивных документов:
- информирует руководство Министерства о составе и содержании документов архива;
- исполняет запросы организаций и граждан по документам архива, в установленном порядке выдает копии документов, архивные справки и архивные выписки, консультирует граждан о местонахождении документов по личному составу;
- выдает документы во временное пользование или для занятий в помещении архива заинтересованным сотрудникам Министерства, сторонним пользователям по их заявлению.
4.16.Осуществляет учет использования архивных документов, ведет следующие учетные документы: журнал учета выдачи дел из архивохранилища, акты выдачи дел во временное пользование, журнал регистрации запросов и выданных архивных справок.
4.17.Готовит и в установленном порядке передает архивные документы и НСА к ним на хранение в ГУ "ЦГА УР" в сроки, указанные в п. 1.2 настоящего Положения. В случае угрозы сохранности архивных документов архивные документы могут быть переданы досрочно по согласованию с ГУ "ЦГА УР".
4.18.Контролирует соблюдение требований к формированию и оформлению дел на стадии делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, проведению экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив Министерства.
4.19.Оказывает методическую помощь сотрудникам Министерства по вопросам работы с документами. Участвует в составлении номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, других нормативных документов по организации работы с документами Министерства.
4.20.Оказывает методическую помощь сотрудникам подведомственных учреждений при составлении номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, упорядочении документов, подготовке к передаче документов на хранение в архивы учреждений и ГУ "ЦГА УР" и другим вопросам деятельности архивов подведомственных учреждений.
4.21.Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации в области архивного дела и документационного обеспечения управления, организуемых Министерством или ГУ "ЦГА УР".
4.22.Участвует в разработке методических рекомендаций, примерных инструкций по делопроизводству, положений об архивах и ЭК, номенклатур дел для подведомственных учреждений.
V.Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив Министерства имеет право:
5.1.Требовать от руководства Министерства создания оптимальных условий обеспечения сохранности архивных документов и их использования.
5.2.Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях и подведомственных учреждениях.
5.3.Запрашивать от сотрудников Министерства и подведомственных учреждений сведения, необходимые для работы архива.
5.4.Вносить предложения руководству Министерства о совершенствовании архивного дела и документационного обеспечения управления в Министерстве и подведомственных учреждениях.
5.5.Получать необходимую методическую помощь от ГУ "ЦГА УР" в виде проведения семинаров, лекций, консультаций.
5.6.Пользоваться услугами ГУ "ЦГА УР", оказываемыми на платной основе.
5.7.Участвовать в мероприятиях, проводимых архивными учреждениями Удмуртской Республики по вопросам архивного дела и делопроизводства.
VI.Взаимоотношения с другими подразделениями Министерства
6.1.Совместно с сектором организационно-контрольной работы Министерства проводит розыск дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но не поступивших в архив.
6.2.Контролирует соблюдение требований к формированию и оформлению дел на стадии делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, проведению экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив Министерства.
6.3.Оказывает методическую помощь сотрудникам Министерства в работе с документами.
VII.Ответственность архива
7.1.Архив совместно с руководителем Министерства несет ответственность за:
- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
- утрату и несанкционированное уничтожение документов;
- необоснованный отказ в приеме на хранение управленческих документов временного (до 10 лет) хранения и по личному составу подведомственных учреждений при ликвидации учреждения или изменении формы собственности;
- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.