Приложение к Приказу от 01.12.2010 г № 117-П Административный регламент
Административный регламент комитета по делам архивов при правительстве удмуртской республики по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными архивами удмуртской республики, муниципальными архивами в удмуртской республике, иными органами и организациями, расположенными на территории удмуртской республики, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации» I. общие положения
1.Административным регламентом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными архивами Удмуртской Республики, муниципальными архивами в Удмуртской Республике, иными органами и организациями, расположенными на территории Удмуртской Республики, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации" (далее - Административный регламент) регулируется порядок предоставления государственной услуги по заверению архивных справок, архивных выписок и архивных копий, подготовленных государственными архивами Удмуртской Республики, муниципальными архивами в Удмуртской Республике, иными органами и организациями, расположенными на территории Удмуртской Республики, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации, путем проставления и заполнения специального штампа - "апостиля" (далее - государственная услуга).
Описание заявителей
2.Получателями государственной услуги выступают проживающие за рубежом (выезжающие за рубеж на постоянное место жительства) российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства (далее - Заявители).
3.Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.
II.Стандарт предоставления государственной услуги
Наименование государственной услуги
4.Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными архивами Удмуртской Республики, муниципальными архивами в Удмуртской Республике, иными органами и организациями, расположенными на территории Удмуртской Республики, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации (далее также - организации).
Наименование государственного органа, предоставляющего
государственную услугу
5.Предоставление государственной услуги осуществляется Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - Комитет).
6.Комитет в установленном порядке проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (далее - официальные документы), подлежащих перевозке или вывозу за границу, подготовленных государственными архивами Удмуртской Республики, муниципальными архивами в Удмуртской Республике (далее - государственные и муниципальные архивы), иными органами и организациями, расположенными на территории Удмуртской Республики (за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации), по запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанным с реализацией их законных прав и свобод (далее - запросы, поступившие из-за рубежа).
7.При предоставлении государственной услуги осуществляется взаимодействие с органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными архивами, организациями, официальные документы которых представлены для проставления апостиля.
Результат предоставления государственной услуги
8.Результатом предоставления государственной услуги являются:
проставление апостиля на официальном документе;
отказ в проставлении апостиля на официальном документе.
Сроки предоставления государственной услуги
9.Срок предоставления государственной услуги в случае отсутствия необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и (или) истребования образца оттиска печати органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, от которых исходит официальный документ, не должен превышать 3 рабочих дней со дня представления документов.
10.Срок предоставления государственной услуги в случае необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и (или) истребования образца оттиска печати органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, от которых исходит официальный документ, не должен превышать 15 рабочих дней со дня представления документов.
11.Сроки прохождения отдельных административных процедур:
прием и регистрация документов - не более 20 минут на каждый официальный документ;
установление отсутствия оснований для отказа в проставлении апостиля: при отсутствии у специалиста, уполномоченного на проставление апостиля, необходимости в совершении действий, предусмотренных пунктами 58 - 63 настоящего Административного регламента, - не более 1 рабочего дня; при наличии у специалиста, уполномоченного на проставление апостиля, необходимости в совершении действий, предусмотренных пунктами 58 - 63 настоящего Административного регламента, - не позднее 1 рабочего дня после получения запрашиваемых образцов подписи должностного лица и оттиска печати организации на официальном документе;
проставление апостиля (при отсутствии оснований для отказа в проставлении апостиля) - не более 30 минут;
выдача документов - в течение 1 рабочего дня после подписания апостиля председателем Комитета;
отказ в проставлении апостиля (при установлении оснований для отказа в проставлении апостиля) - 10 минут (с устным разъяснением причин отказа) и в течение 1 рабочего дня (в случае выдачи письменного отказа).
Правовые основания для предоставления
государственной услуги
12.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 5 октября 1961 года; вступила в силу для России 31 мая 1992 года (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6) (далее - Конвенция);
Закон СССР от 24 июня 1991 года N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);
постановление Верховного Совета СССР от 17 апреля 1991 года N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);
постановление Совета Министров СССР от 12 ноября 1990 года N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (документ официально опубликован не был);
Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 31, ст. 4196);
Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410);
приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 14 мая, N 20; Российская газета, 2009, 20 мая);
приказ Министерства культуры Российской Федерации от 28 декабря 2009 года N 894 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (Российская газета, 2010, 26 февраля);
Закон Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года N 36-РЗ "Об архивном деле в Удмуртской Республике" (Известия Удмуртской Республики, 2005, 19 июля; 2006, 28 декабря; 2010, 14 мая);
Закон Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года N 82-РЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела" (Известия Удмуртской Республики, 2006, 24 января; 2006, 28 декабря; 2012, 20 марта);
Постановление Правительства Удмуртской Республики от 9 апреля 2012 года N 144 "О Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики" (Собрание законодательства Удмуртской Республики, 2012, N 40).
Исчерпывающий перечень документов, необходимых
в соответствии с законодательными или иными нормативными
правовыми актами для предоставления государственной услуги
13.Для получения государственной услуги Заявителями представляются следующие документы:
заявление о проставлении апостиля на официальном документе (приложение 3.1, 3.2 к настоящему Административному регламенту) в 1-м подлинном экземпляре. В случае исполнения запроса, поступившего из-за рубежа почтой или по электронным каналам связи, и оформления официального документа, подлежащего вывозу за границу, государственным или муниципальным архивом, заявление составляет государственный или муниципальный архив;
документ, удостоверяющий личность (предъявляется);
документ, подтверждающий полномочия, если от имени Заявителя в установленном законодательством Российской Федерации порядке выступает другое лицо, в 1-м подлинном экземпляре;
официальный документ, подлежащий вывозу на территорию иностранного государства, участника Гаагской Конвенции, исходящий от государственного или муниципального архива, органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, расположенной на территории Удмуртской Республики (за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации), удостоверенный в установленном порядке, в 2 экземплярах (оригинал выдается Заявителю, копия формируется в дело).
К официальному документу, подготовленному государственным, муниципальным архивом, прикладывается копия запроса, поступившего из-за рубежа.
К официальному документу, подготовленному органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями (кроме государственных и муниципальных архивов) прикладываются образцы подписей с подтверждением полномочий на право подписи конкретного должностного лица организации, а также образец печати.
Заявитель вправе представить документ об оплате государственной пошлины (пункт 19 настоящего Административного регламента) в 1-м подлинном экземпляре (при личном обращении Заявителя или иного лица, имеющего право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения его Заявителем в установленном порядке полномочиями выступать от его имени) по собственной инициативе.
14.Официальные документы, представляемые для проставления апостиля, должны содержать реквизиты, наличие которых согласно законодательству Российской Федерации является обязательным (номер, дата, подпись, печать).
15.Официальные документы, представляемые для проставления апостиля, должны быть исполнены четко, подписи должностных лиц и оттиски печати, содержащиеся на документах, представленных на проставление апостиля, должны быть отчетливыми.
16.Заявители представляют документы для предоставления государственной услуги:
лично - по месту нахождения Комитета;
почтовым отправлением в адрес Комитета;
в многофункциональные центры (МФЦ) предоставления государственных и муниципальных услуг на территории Удмуртской Республики. Сведения о месте нахождения и графике работы МФЦ, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте "Официальное представительство Удмуртской Республики в сети Интернет" www.udmurt.ru.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме
документов, необходимых для предоставления
государственной услуги
17.Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, является следующее:
если на официальном документе отсутствует хотя бы один из реквизитов, наличие которого согласно законодательству Российской Федерации является обязательным (пункт 14 настоящего Административного регламента);
если подпись должностного лица и (или) оттиск печати органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации на официальном документе не соответствуют имеющимся в Комитете образцам подписи и оттиска печати;
если подписавшее официальный документ должностное лицо организации не обладает полномочием на его подписание;
если не оформлены в установленном порядке полномочия иных физических и юридических лиц, выступающих от имени Заявителя;
если в ходе проверки визуального соответствия оттиска печати на официальном документе выявлены: подчистка(и), приписка(и), неравномерность и ненасыщенность цветового тона оттиска, нечеткость изображения элементов оттиска, визуально различимые выдавливания краски за края контура рисунка оттиска, искажения деталей оттиска, "смазывания", "стирания", грамматические ошибки, опечатки.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа
в предоставлении государственной услуги
18.В проставлении апостиля отказывается:
если официальный документ не подлежит направлению или вывозу за границу;
если официальный документ подлежит направлению или вывозу в иностранное государство, с которым Российская Федерация заключила договор о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государство - участник СНГ, подписавшее Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которым имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве, следовательно, не требует проставления апостиля;
если Заявитель не уплатил государственную пошлину за проставление апостиля (пункт 19 настоящего Административного регламента).
Размер платы, взимаемой с Заявителя при предоставлении
государственной услуги, способы ее взимания
19.В соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 1500 рублей за каждый документ.
20.На основании подпункта 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за проставлением апостиля плательщик (организация или физическое лицо, обратившееся за проставлением апостиля, - статья 333.17 Налогового кодекса Российской Федерации) уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.
21.Согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины освобождены органы государственной власти, органы местного самоуправления.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса
о предоставлении государственной услуги и при получении
результата предоставления государственной услуги
22.Время ожидания Заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата государственной услуги не может превышать 30 минут, а при предварительной записи на прием - не может превышать 15 минут.
Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении
государственной услуги
23.Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги - 20 минут на каждый официальный документ.
Требования к помещениям, в которых предоставляется
государственная услуга, к местам ожидания, местам
для заполнения запросов о предоставлении государственной
услуги, информационным стендам с образцами для заполнения
и перечнем документов, необходимых для предоставления
государственной услуги
24.Помещения для предоставления государственной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 ". Помещения оборудуются противопожарной системой, средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций.
25.Вход в здание, где располагается Комитет, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы Комитета; вход и выход из помещений - соответствующими указателями с искусственным освещением в темное время суток. Рядом со зданием должны быть оборудованы места для парковки не менее пяти автотранспортных средств, в том числе не менее трех - для транспортных средств инвалидов. Доступ граждан к парковочным местам является бесплатным. Вход в здание оборудуется пандусом.
26.Прием граждан ведется должностным лицом Комитета, уполномоченным на проставление апостиля, в порядке общей очереди либо по предварительной записи. Должностное лицо Комитета обеспечивается личной нагрудной карточкой (бейджем) с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
27.Кабинет должностного лица Комитета, уполномоченного на проставление апостиля, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием номера кабинета, названия должности, фамилии, имени, отчества должностного лица Комитета, осуществляющего предоставление государственной услуги. При отсутствии такой возможности помещение для непосредственного взаимодействия должностного лица Комитета с Заявителями может быть организовано в виде отдельного рабочего места.
28.Рабочее место должностного лица Комитета, уполномоченного на проставление апостиля, должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, должно соответствовать санитарным правилам и нормам. При организации приема документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.
29.Заявителям предоставляется возможность осуществить предварительную запись на прием по телефонам, указанным в пункте 35 настоящего Административного регламента. При предварительной записи Заявитель сообщает должностному лицу Комитета желаемое время приема. При определении времени приема по телефону должностное лицо Комитета обязано назначить время на основании графика уже запланированного времени приема граждан и времени, удобного Заявителю.
30.Помещения, предназначенные для ознакомления Заявителей с информацией, указанной в пункте 31 настоящего Административного регламента, места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для Заявителей, должны быть оборудованы визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах, обновляемой по мере изменения законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги, изменения справочных сведений; стульями, столами, бланками заявлений и письменными принадлежностями.
31.На информационных стендах размещается следующая обязательная информация:
график работы Комитета;
фамилии, имена, отчества руководителей Комитета;
номера кабинетов, где осуществляются информирование (консультация) Заявителей и прием документов, необходимых для предоставления государственной услуги; фамилия, имя, отчество, должность должностного лица Комитета, уполномоченного на проставление апостиля;
номера справочных телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты Комитета, государственных и муниципальных архивов, адрес официального сайта;
извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;
настоящий Административный регламент (без приложений);
образцы заявлений на проставление апостиля (приложение 3.1, 3.2 к настоящему Административному регламенту);
схема (блок-схема) последовательности действий при предоставлении государственной услуги (приложение 4 к настоящему Административному регламенту).
32.Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.
Показатели доступности и качества
государственной услуги
33.Показателями доступности и качества оказания государственной услуги являются:
обеспечение информирования Заявителей о месте нахождения и графике работы Комитета, государственных и муниципальных архивов;
обеспечение информирования Заявителей о порядке оказания государственной услуги;
своевременность приема Заявителей в Комитете;
своевременность рассмотрения документов, представленных Заявителем;
своевременность принятия решения о предоставлении государственной услуги или отказе в предоставлении государственной услуги.
34.Информация о порядке и ходе предоставления государственной услуги предоставляется должностными лицами Комитета, государственных и муниципальных архивов:
непосредственно в Комитете, государственном или муниципальном архиве;
при обращении по телефону;
в письменном виде по почте или электронным каналам связи;
посредством размещения на официальном сайте "Архивная служба Удмуртии" www.gasur.ru;
на информационных стендах.
35.Место нахождения Комитета и его почтовый адрес: 426011, Удмуртская Республика, г. Ижевск, ул. Бородина, 21, каб. 301 (приемная).
Электронные адреса: komitet@gasur.izhnet.ru.
Справочные телефоны: (341-2)68-19-08, 68-36-02.
Факс: (341-2)68-44-97
Комитет осуществляет прием документов для проставления апостиля в соответствии со следующим графиком:
| Понедельник - четверг | 08.30 - 17.30 (перерыв с 12.30 до 13.18) |
| Пятница | 08.30 - 16.30 (перерыв с 12.30 до 13.18) |
| Суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни | выходные дни |
36.Сведения о месте нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы государственных архивов приводятся в приложении 1 к настоящему Административному регламенту.
Сведения о месте нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы муниципальных архивов приводятся в приложении 2 к настоящему Административному регламенту.
37.Информирование (консультация) при личном обращении в Комитет осуществляется ответственным сотрудником Комитета, уполномоченным на проставление апостиля, в государственные архивы - сотрудниками отделов использования документов (ГКУ "ЦГА УР", ГКУ "ГАСПД УР"), отдела информации и публикации документов (ГКУ "ЦДНИ УР"), в муниципальные архивы - сотрудниками, ответственными за исполнение запросов (далее - ответственные должностные лица), на рабочем месте в соответствии с графиком работы Комитета, государственных или муниципальных архивов (пункты 35 - 36 настоящего Административного регламента).
38.Ответственное должностное лицо обязано принять Заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе Заявителя на другой день или на другое время. В день назначенной встречи ответственное должностное лицо обязано обеспечить Заявителю возможность доступа к месту проведения информирования (консультации). Ответственное должностное лицо, осуществляющее устное информирование (консультацию), принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
39.Информирование (консультация) по телефону осуществляется ответственными должностными лицами, указанными в пункте 37 настоящего Административного регламента, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Комитета, государственных и муниципальных архивов (пункты 35 - 36 настоящего Административного регламента).
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Комитета, государственного или муниципального архива, в который позвонил Заявитель, фамилии, имени, отчестве, должности ответственного должностного лица, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки ответственное должностное лицо подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует Заявителя по интересующим его вопросам.
Время разговора не должно превышать 10 минут.
40.При ответах на телефонные звонки и устные обращения ответственное должностное лицо обязано предоставлять информацию по следующим вопросам:
о графике работы Комитета, государственного или муниципального архива, предоставляющего официальный документ, подлежащий направлению или вывозу за границу, по запросам, поступившим из-за рубежа;
о месте размещения на официальном сайте информации о предоставлении государственной услуги;
об определении необходимости проставления апостиля для легализации официальных документов, подлежащих направлению или вывозу за границу, по запросам, поступившим из-за рубежа;
по разъяснению установленного порядка проставления апостиля на официальных документах, подлежащих направлению или вывозу за границу, по запросам, поступившим из-за рубежа;
о требованиях к документам, предъявляемым для проставления апостиля;
о сроке предоставления государственной услуги;
о размере государственной пошлины;
об отказе в проставлении апостиля;
о текущей административной процедуре предоставления государственной услуги;
о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги.
41.При невозможности ответственного должностного лица, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на руководителя государственного, муниципального архива (в его отсутствие - заместителя), председателя Комитета (в его отсутствие - заместителя), или же обратившемуся должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
42.Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, ответственное должностное лицо, осуществляющее информирование (консультацию), предлагает Заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначает удобное для Заявителя время для личного обращения непосредственно в Комитет, государственный или муниципальный архивы.
43.Письменное информирование (консультация) при обращении Заявителя в Комитет, государственный или муниципальный архивы осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой или путем размещения ответа на официальном сайте архивной службы Удмуртской Республики в зависимости от способа обращения Заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении Заявителя.
Председатель Комитета (в его отсутствие - заместитель), руководитель государственного, муниципального архива (в его отсутствие - заместитель) для подготовки ответа определяет должностное лицо - исполнителя в соответствии с его должностным регламентом (должностной инструкцией). Ответ на обращение Заявителя предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя.
Ответ подписывается председателем Комитета (в его отсутствие заместителем), руководителем государственного, муниципального архива (в его отсутствие - заместителем) и направляется Заявителю в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.
44.При информировании (консультации) по обращениям, направленным через официальный сайт "Архивная служба Удмуртии" www.gasur.ru, ответ размещается на указанном сайте в разделе "Государственные услуги и функции".
При информировании (консультации) в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя.
Все обращения исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления обращения.
45.Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, удобство и доступность получения информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность.
46.В случае появления каких-либо вопросов или недоразумений при приеме документов или в процессе предоставления государственной услуги Заявитель вправе обратиться к председателю Комитета (в его отсутствие - заместителю председателя). В случае невозможности принять Заявителя незамедлительно предусматривается возможность приема его председателем Комитета по предварительной записи, которая производится в тот же день.
Личный прием граждан осуществляется председателем Комитета, его заместителями по местонахождению Комитета каждую пятницу с 14.00 часов до 16.00 часов.
47.Сведения о месте нахождения и графике работы Комитета, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальных сайтах "Архивная служба Удмуртии" www.gasur.ru, "Официальное представительство Удмуртской Республики в сети Интернет" www.udmurt.ru, "Архивы России" в сети Интернет www.rusarchives.ru.
Кроме того, на официальном сайте "Архивная служба Удмуртии" www.gasur.ru размещаются сведения о месте нахождения и графике работы, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах государственных и муниципальных архивов; текст настоящего Административного регламента (полная версия); извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность по предоставлению государственной услуги.
48.Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется также в государственной информационной системе Удмуртской Республики "Портал государственных и муниципальных услуг (функций)" www.mfc18.ru.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
49.Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация документов;
установление отсутствия оснований для отказа в проставлении апостиля, включая проверку соответствия подписи должностного лица и оттиска печати организации на официальном документе имеющимся образцам;
проставление апостиля (при отсутствии оснований для отказа в проставлении апостиля);
выдача официальных документов, заверенных апостилем;
отказ в проставлении апостиля (при установлении оснований для отказа в проставлении апостиля).
50.Блок-схема предоставления государственной услуги представлена в приложении 4 к настоящему Административному регламенту.
Описание последовательности действий при приеме
и регистрации документов
51.Основанием для начала предоставления государственной услуги является представление в Комитет документов, необходимых для проставления апостиля, предусмотренных пунктом 13 настоящего Административного регламента.
52.Должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, принимает документы и вносит в Журнал регистрации апостиля (приложение 5 к настоящему Административному регламенту) запись о приеме документов, заполняя графы 1 - 8.
53.Если Заявитель освобожден от уплаты государственной пошлины в соответствии с законодательством Российской Федерации, то в соответствующей графе Журнала регистрации апостиля указывается основание освобождения Заявителя от уплаты государственной пошлины.
Максимальный срок выполнения действия составляет 15 минут на каждый из представленных официальных документов.
54.Должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, оформляет расписку о приеме документов в 2 экземплярах (приложение 6 к настоящему Административному регламенту).
Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут на каждый официальный документ.
55.Датой получения документов является дата их поступления в Комитет.
Описание последовательности действий при установлении
отсутствия оснований для отказа в проставлении апостиля,
включая проверку соответствия подписи должностного лица
и оттиска печати организации на официальном
документе имеющимся образцам
56.Должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, проверяет необходимость проставления и заполнения апостиля на официальном документе согласно пункту 18 настоящего Административного регламента.
Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут.
57.При отсутствии необходимости проставления апостиля на официальном документе (согласно пункту 18 настоящего Административного регламента) должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, вносит в Журнал регистрации апостиля (приложение 5 к настоящему Административному регламенту) запись (графа 11), в которой указывается причина отказа в предоставлении государственной услуги со ссылкой на соответствующую часть пункта 18 настоящего Административного регламента, и ставит свою подпись.
Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут.
58.При необходимости проставления апостиля должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, осуществляет проверку соответствия подписи должностного лица организации и оттиска печати организации на официальном документе имеющимся в Комитете образцам, наличия у названного должностного лица организации полномочий на право подписи представленного на проставление апостиля официального документа согласно пунктам 13, 17 настоящего Административного регламента, а также проверку факта уплаты государственной пошлины за проставление апостиля в системе учета начислений и фактов оплаты Федерального казначейства (УНИФО).
В ходе проверки визуального соответствия оттиска печати на официальном документе, представленном на проставление апостиля, имеющемуся образцу должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, проверяет отсутствие подчисток, приписок, исправлений, грамматических ошибок, опечаток, а также обращает особое внимание на:
равномерность и насыщенность цветового тона оттиска;
четкость изображения элементов оттиска;
отсутствие визуально различимых выдавливаний краски за края контура рисунка оттиска;
отсутствие искажений деталей оттиска, "смазываний", "стираний";
наличие всех необходимых реквизитов на официальном документе (номер, дата, подпись, печать).
59.При обнаружении в тексте официального документа нарушений, указанных в пункте 58 настоящего Административного регламента, должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, оформляет письмо в организацию, подготовившую официальный документ, о возврате документа на перепечатку с указанием причин возврата.
60.При отсутствии в Комитете образцов подписи и оттиска печати организации, подготовившей официальный документ, должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, оформляет официальный запрос на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи конкретного должностного лица организации, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и истребование образца оттиска печати органа или организации, от которой исходит документ.
61.В случае необходимости выполнения административных действий, предусмотренных пунктами 59 - 60 настоящего Административного регламента, должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, передает в порядке делопроизводства оформленный официальный запрос (письмо) на подписание председателю Комитета (в его отсутствие - заместителю председателя).
62.Председатель Комитета (в его отсутствие - заместитель председателя) подписывает официальный запрос (письмо).
Подписанный официальный запрос (письмо) в порядке делопроизводства отправляется по назначению.
63.В случае необходимости выполнения административных действий, предусмотренных пунктами 59 - 60 настоящего Административного регламента, срок предоставления государственной услуги не должен превышать срок, указанный в пункте 10 настоящего Административного регламента, о чем должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, уведомляет Заявителя устно по телефону, письменно по почте или электронной почте.
При отсутствии в системе учета начислений и фактов оплаты Федерального казначейства (УНИФО) сведений о факте уплаты государственной пошлины за проставление апостиля должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, принимает решение об отказе в предоставлении государственной услуги, о чем уведомляет Заявителя устно по телефону, письменно по почте или электронной почте.
64.При получении образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица организации, подписавшего представленный на проставление апостиля документ, образца оттиска печати организации, от которой исходит официальный документ, сведений о факте уплаты государственной пошлины за проставление апостиля должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, осуществляет действия, предусмотренные пунктом 58 настоящего Административного регламента, а также в порядке делопроизводства помещает полученные образцы подписи и оттиска печати в дело с имеющимися образцами подписей и оттисков печатей.
65.Общий срок проверки при отсутствии у должностного лица Комитета, уполномоченного на проставление апостиля, необходимости в совершении действий, предусмотренных пунктами 59 - 63 настоящего Административного регламента, не может превышать одного рабочего дня. При наличии у должностного лица Комитета, уполномоченного на проставление апостиля, необходимости в совершении действий, предусмотренных пунктами 59 - 63 настоящего Административного регламента, проверка должна быть завершена не позднее одного рабочего дня после получения запрашиваемых образцов.
66.По результатам проведенной проверки должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, принимает решение:
о проставлении апостиля;
об отказе в проставлении апостиля.
Решение о проставлении апостиля или об отказе в проставлении апостиля принимается в день завершения проверки.
67.При принятии положительного решения о проставлении апостиля должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, проставляет на представленном официальном документе апостиль.
Описание последовательности действий
при проставлении апостиля
68.Проставление апостиля производится путем проставления оттиска специального штампа "Апостиль", форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением (приложение 7 к настоящему Административному регламенту).
69.Штамп "Апостиль" должен быть выполнен в форме квадратного клише размером 10 x 10 см. Заголовок штампа "Апостиль" должен содержать текст на французском языке. Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным отличным от проставления оттиска штампа "Апостиль" способом не допускается.
70.Оттиск штампа "Апостиль" проставляется на свободном от текста месте официального документа на лицевой или оборотной его стороне, либо на отдельном листе бумаги.
71.В случае проставления оттиска штампа "Апостиль" на отдельном листе официальный документ и лист с оттиском штампа "Апостиль" скрепляются путем прошивания ниткой любого цвета либо тонким шнуром и нумеруются. Последний лист в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумагой, вырезанной в форме "звездочки" диаметром до 4 - 5 сантиметров, на которой проставляется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать). Оттиск гербовой печати располагается равномерно на "звездочке" и на листе в соответствии с приложением 8 к настоящему Административному регламенту. Количество прошитых листов заверяется штампом, содержащим сведения о количестве прошитых и пронумерованных листов, подписью лица, проставляющего апостиль.
72.Должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, заполняет оттиск штампа "Апостиль" чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.
В строке 2 оттиска штампа "Апостиль" указывается в родительном падеже фамилия должностного лица организации, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля.
В строке 3 оттиска штампа "Апостиль" указывается должность лица, подписавшего официальный документ. Если официальный документ подписан несколькими лицами, указывается должностное положение главного из них по должности.
В строке 4 оттиска штампа "Апостиль" указывается официальное наименование государственного, муниципального архива, иного органа, организации, выдавших документ.
В строке 5 оттиска штампа "Апостиль" в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль.
В строке 6 оттиска штампа "Апостиль" цифрами указывается дата проставления апостиля.
В строке 7 оттиска штампа "Апостиль" указывается в творительном падеже фамилия, должность лица, удостоверившего документ, название Комитета.
В строке 8 оттиска штампа "Апостиль" указывается номер, соответствующий порядковому номеру в Журнале регистрации апостиля.
В строке 9 оттиска штампа "Апостиль" проставляется гербовая печать Комитета.
В строке 10 оттиска штампа "Апостиль" ставится подпись председателя Комитета (в его отсутствие - заместителя).
73.Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения. Внесение изменений (исправлений, подчисток) в тексте оттиска штампа "Апостиль" не допускается.
Максимальный срок выполнения действия составляет 30 минут.
Описание последовательности действий при выдаче
официальных документов, заверенных апостилем
74.После выполнения административных действий, предусмотренных пунктами 68 - 72 настоящего Административного регламента, должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, передает в порядке делопроизводства официальный документ с проставленным апостилем председателю Комитета (в его отсутствие - заместителю) для подписания и проставления гербовой печати.
Максимальный срок выполнения действия - в течение рабочего дня.
75.Председатель Комитета (в его отсутствие - заместитель) подписывает апостиль и проставляет на нем гербовую печать.
Максимальный срок выполнения действия - в течение рабочего дня.
76.При получении документов с подписанным апостилем и проставленной на нем гербовой печатью должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, вносит в Журнал регистрации апостиля (приложение 5 к настоящему Административному регламенту) запись в графы 9 и 10.
Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.
77.В случае поступления запроса от Заявителя по почте или электронным каналам связи подготовленные официальные документы с проставленным на них апостилем направляются в Консульский департамент Министерства иностранных дел России: 119200, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.
78.В случае поступления запроса из Федерального архивного агентства подготовленный официальный документ с проставленным на нем апостилем направляется в Федеральное архивное агентство: 103132, г. Москва, Ильинка ул., д. 12.
79.Официальные документы с проставленным на них апостилем могут быть выданы Заявителю при личном обращении.
Должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, сообщает Заявителю по телефону или электронной почте о том, когда можно получить официальный документ с проставленным на нем апостилем.
80.Должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, выдает официальный документ Заявителю при предъявлении Заявителем выданного ему экземпляра расписки о приеме документов (приложение 6 к настоящему Административному регламенту), документа, удостоверяющего личность, и документа об уплате госпошлины. Заявитель (или полномочный представитель Заявителя) расписывается в получении документов в графе 12 Журнала регистрации апостиля. Оставшиеся документы помещаются в порядке делопроизводства в дело.
Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут.
Описание последовательности действий при отказе
в проставлении апостиля
81.В случае обнаружения в ходе проверки (пункты 56 - 64 настоящего Административного регламента) хотя бы одного из оснований для отказа в проставлении апостиля должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, принимает решение об отказе в проставлении апостиля на официальном документе.
82.Отказ в проставлении апостиля по желанию Заявителя может быть осуществлен как в устной, так и в письменной форме.
83.При устной форме отказа в проставлении апостиля должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, выдает Заявителю официальный документ без проставления апостиля и предлагает Заявителю расписаться в получении официального документа без проставления апостиля с устным разъяснением причин отказа. Подпись ставится в графе 12 Журнала регистрации апостиля.
84.Отказ в проставлении апостиля осуществляется в письменной форме при наличии соответствующего письменного обращения Заявителя или соответствующей отметки в заявлении на проставление апостиля (приложения 3.1, 3.2 к настоящему Административному регламенту).
85.При наличии письменного обращения Заявителя или отметки в заявлении на проставление апостиля о необходимости получения отказа в письменной форме (приложения 3.1, 3.2 к настоящему Административному регламенту) должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, готовит проект письма с отказом в проставлении апостиля и представляет его на подпись председателю Комитета (в его отсутствие - заместителю).
86.Председатель Комитета (в его отсутствие - заместитель) подписывает письмо об отказе в проставлении апостиля, которое в порядке делопроизводства передается должностному лицу Комитета, уполномоченному на проставление апостиля.
87.Должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, уведомляет Заявителя о готовности письма с отказом в проставлении апостиля по телефону или электронной почте или направляет письмо по почте на адрес Заявителя.
88.Должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, выдает Заявителю письмо с отказом в проставлении апостиля, к которому прилагается представленный им официальный документ без проставления апостиля, при непосредственном обращении Заявителя и предлагает расписаться в получении официального документа без проставления апостиля. Подпись ставится в графе 12 Журнала регистрации апостиля.
89.Оставшиеся документы помещаются в порядке делопроизводства в дело.
90.Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут (с устным разъяснением причин отказа) и в течение одного рабочего дня (в случае выдачи письменного отказа).
IV.Формы контроля за исполнением
Административного регламента
Требования к порядку и формам контроля за предоставлением
государственной услуги
91.Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления на основе принятия своевременных мер по безусловному предоставлению государственной услуги, повышение ответственности и исполнительской дисциплины государственных гражданских служащих Удмуртской Республики.
92.Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав Заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения Заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета.
93.Контроль за предоставлением государственной услуги осуществляется в следующих формах:
текущий контроль;
внутриведомственный контроль;
контроль со стороны граждан.
94.Система контроля предоставления государственной услуги включает в себя:
организацию контроля за исполнением административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;
проверку хода и качества предоставления государственной услуги;
учет и анализ результатов исполнительской дисциплины государственных гражданских служащих Удмуртской Республики.
Порядок осуществления текущего контроля за исполнением
должностными лицами Комитета положений Административного
регламента и иных правовых актов, устанавливающих
требования к предоставлению государственной услуги
95.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляет должностное лицо Комитета, назначенное ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги.
96.Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом Комитета, назначенным ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения иными должностными лицами Комитета положений настоящего Административного регламента - постоянно на протяжении предоставления государственной услуги.
Порядок и периодичность осуществления плановых
и внеплановых проверок полноты и качества предоставления
государственной услуги, в том числе порядок и формы
контроля за полнотой и качеством предоставления
государственной услуги
97.Основанием для проведения плановых проверок являются годовой план работы Комитета или отдельные поручения председателя Комитета.
98.Внеплановые проверки проводятся по решению председателя Комитета на основании конкретного обращения Заявителя.
99.Проведение проверки полноты и качества предоставления государственной услуги председателем Комитета может быть поручено должностному лицу Комитета, назначенному ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, либо рабочей группе, сформированной из сотрудников Комитета.
100.При проведении проверки осуществляется контроль за:
обеспечением прав граждан на получение государственной услуги;
исполнением нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги, предусмотренных пунктом 12 настоящего Административного регламента;
своевременностью, полнотой и качеством предоставления государственной услуги.
101.Результаты проведения проверки оформляются в виде справки, в которой отражаются выявленные нарушения и замечания, а также предложения по их устранению. В случае необходимости к справке прилагаются копии документов, объяснительные записки должностных лиц Комитета.
102.По результатам проверок должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.
103.Заявители могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по электронной почте, путем письменных обращений, на официальном сайте "Архивная служба Удмуртии" www.gasur.ru.
104.Учет и анализ результатов исполнительской дисциплины должностных лиц Комитета, участвующих в предоставлении государственной услуги, осуществляется в соответствии с Положением о Комитете, утвержденным постановлением Правительства Удмуртской Республики от 9 апреля 2012 года N 144 "О Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики".
Ответственность должностных лиц Комитета за решения
и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые)
в ходе предоставления государственной услуги
105.В случае выявления нарушений прав граждан к виновным должностным лицам Комитета осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Персональная ответственность должностных лиц Комитета закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.
106.Ответственность за предоставление государственной услуги и соблюдение установленных сроков ее осуществления несет председатель Комитета.
Должностное лицо Комитета, уполномоченное на проставление апостиля, несет дисциплинарную ответственность за:
правильность заполнения апостиля;
соблюдение сроков предоставления государственной услуги.