Приложение к Постановлению от 15.07.2011 г № 82.5-4
приложение N 1, ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 и так далее.
3.5.10.Подпись должностного лица.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформляется на бланке Комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:
Председатель личная подпись инициалы, фамилия
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке Председателя Комиссии, заместителя Председателя Комиссии, секретаря Комиссии, то должность не указывается.
Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:
Председатель Центральной Избирательной комиссии Удмуртской Республики личная подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель личная подпись инициалы, фамилия Главный бухгалтер личная подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:
Главный бухгалтер Руководитель Информационного центра ______________ _________________ _______________ __________________ личная подпись инициалы, фамилия личная подпись инициалы, фамилия
В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:
Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии личная подпись инициалы, фамилия
личная подпись инициалы, фамилияЕсли документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, то он оформляется в соответствии с пунктом 3.5.9, а вместо подписи под текстом документа указывается название соответствующего отдела аппарата Комиссии, в котором подготовлен документ.
3.5.11.Гриф согласования.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек) прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель Государственного
Совета Удмуртской Республики
______________ ___________________
личная подпись инициалы, фамилия
______________ датаЕсли согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то оно оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Экспертной комиссии
от 26 октября 2011 г. N 16
или:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Комитета по делам архивов при
Правительстве Удмуртской Республики
от 15 сентября 2011 г. N 5-10/540
Гриф согласования располагается под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.
3.5.12.Виза.
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:
Начальник
организационно-юридического отдела
________________ ___________________
личная подпись инициалы, фамилия
_______________ датаПри наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель Информационного центра
________________ _________________
личная подпись инициалы, фамилия
____________ датаЗамечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.
Если подлинник документа остается в Комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из Комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.
3.5.13.Оттиск печати.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
3.5.14.Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:
Верно
Секретарь Центральной избирательной
комиссии Удмуртской Республики
_______________ ___________________
личная подпись инициалы, фамилияПри необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, о результатах выборов).
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.
Листы многостраничных копий могут быть пронумерованы, отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
3.5.15.Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:
Н.Н. Никитин
8-341-2-68-02-733.5.16.Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя (Председателя, заместителя Председателя, секретаря) Комиссии.
3.5.17.Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).
Идентификатор (имя файла на машиночитаемом носителе) электронной копии документа (колонтитул) проставляется в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов, например:
PC110309K.doc.
4.Организация работы с исходящими
(отправляемыми) документами
4.1.Исходящие документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями Инструкции.
4.2.Отправка документов из Комиссии осуществляется фельдъегерской связью, почтой, по телеграфу, каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело", каналам факсимильной связи, сети Интернет или нарочным.
Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ "Дело", по факсимильной связи или сети Интернет принимает исполнитель по согласованию с Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Комиссии.
4.3.При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации либо гражданина.
4.4.Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, направляются за подписью Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии на соответствующих бланках.
4.5.Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, передаются для регистрации и отправки в открытом виде ответственному за ведение делопроизводства.
Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы главным бухгалтером Комиссии.
Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, исполнитель приобщает подлинный входящий документ к копии отправляемого документа, остающейся в деле.
4.6.С использованием ПИ "Дело" документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.
При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.
4.7.Отправка исходящих документов в ЦИК России по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.
Документы по вопросам формирования избирательных комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов и работников аппаратов избирательных комиссий, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются фельдъегерской связью или почтой.
4.8.Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" или электронной почтой сети Интернет исполнитель представляет ответственному за ведение делопроизводства отправляемый документ, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции, и его электронную версию.
После регистрации электронный образ документа присоединяется к РК и отправляется в формате pdf, при необходимости приложения к документу отправляются в формате MS Word(R) и MS Excel(R).
4.9.По каналам факсимильной связи документы передаются ответственным за ведение делопроизводства после их регистрации.
4.10.При отправке телеграммы более чем в четыре адреса ответственному за ведение делопроизводства предоставляется ее оформленный подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов.
4.11.При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (приложение N 5), который подписывается Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Комиссии и исполнителем. Письмо и список рассылки передаются ответственному за ведение делопроизводства для регистрации. После регистрации письма ответственный за ведение делопроизводства тиражирует его и отправляет.
Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
4.12.Отправка документов производится ответственным за ведение делопроизводства ежедневно в часы работы Комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается Председателем Комиссии.
4.13.Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" или передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком маршрутов фельдъегерей.
4.14.Документы без отметок оформляются по мере их поступления ответственным за ведение делопроизводства и отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" или передаются для доставки фельдъегерской связью или почтой.
4.15.Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи заказными письмами.
4.16.Исходящие документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.
4.17.Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.
5.Особенности работы с обращениями граждан
5.1.Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.
5.2.Письменные обращения граждан (далее - обращения), поступившие в Комиссию, регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ "Дело" отдельно от других видов документов.
5.3.При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.
Обращения, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются в общем порядке в соответствии с настоящей Инструкцией.
При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в РК делается отметка "Повторно" и прикладываются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием ПИ "Дело".
Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в РК ставится отметка "Коллективное".
5.4.Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.
5.5.После регистрации обращения докладываются Председателю (в случае его отсутствия - заместителю Председателя, секретарю) Комиссии. Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, докладываются незамедлительно.
5.6.Обращения с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются исполнителю, о чем в РК делается соответствующая отметка.
5.7.Обращения, адресованные членам Комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Комиссии, после чего передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем - исполнителю, о чем в РК делается соответствующая отметка.
Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.8.Обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции Комиссии, докладываются Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Комиссии и по его поручению в течение семи календарных дней со дня регистрации направляются с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения.
Если решение поставленных в обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.
5.9.Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления (муниципальные органы) или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" (в случае, когда обстоятельства, изложенные в жалобе, не были предметом рассмотрения нижестоящей комиссии).
5.10.Если в соответствии с запретом, указанным в пункте 5.9 настоящей Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие в установленном порядке в суде.
5.11.Обращения, поступившие в Комиссию, рассматриваются в сроки, установленные пунктами 10.5 и 10.6 Инструкции.
В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах.
Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока исполнения обращения составляет 30 календарных дней. Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
5.12.В случае поступления в Комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.
5.13.Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Комиссии. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).
5.14.Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
5.15.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
5.16.Если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.
5.17.Обращения, поступившие на официальный почтовый ящик Комиссии в сети Интернет, регистрируются с использованием ПИ "Дело" и рассматриваются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по почтовым или электронным адресам, указанным в обращениях.
5.18.Личный прием граждан ведется Председателем (заместителем Председателя, секретарем, членами, сотрудниками аппарата) Комиссии по графику, утвержденному Председателем Комиссии.
Информация о порядке приема граждан размещается на сайте Комиссии в сети Интернет.
5.19.Во время приема граждан ведется журнал учета, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результат его рассмотрения, а также должность и фамилия лица, проводящего прием.
Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Если в устном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Комиссии, гражданину дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
На личном приеме гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.
5.20.Переданные на приеме гражданами обращения регистрируются с использованием ПИ "Дело" и рассматриваются в порядке, установленном настоящим разделом.
6.Порядок работы с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации
6.1.К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, относятся документы, поступающие в Комиссию от глав местных администраций муниципальных районов, городских округов (далее - глава местной администрации), органов регистрационного учета населения, направляемые Комиссией главам местных администраций, органам регистрационного учета, а также документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (далее - КСА ТИК), Комиссии (далее - КСА ИКС РФ) и Центральной Комиссией Российской Федерации (далее - КСА ЦИК России) в рамках реализации целей и задач Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.
Документы могут содержаться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.
6.2.Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемых без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2011 года N 687, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 6 ноября 1997 года N 134/973-II, Регламента применения Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" для задач, связанных с регистрацией (учетом) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 28 февраля 2006 года N 172/1112-4, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 23 июля 2003 года N 19/137-4.
6.3.Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.
6.4.Регистрацию и хранение документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, поступающих от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и направляемых им, осуществляют работники аппарата Комиссии, выполняющие функции системных администраторов КСА ТИК.
6.5.Список лиц, уполномоченных получать от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и передавать им документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, утверждается постановлением Комиссии, определяющим порядок функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории Удмуртской Республики.
6.6.Получив от главы местной администрации или от органа регистрационного учета населения документ на бумажном носителе, содержащий сведения об избирателях, участниках референдума, системный администратор КСА ТИК проставляет в правом верхнем углу первой страницы документа пометку "Для служебного пользования".
На документах, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, на машиночитаемых носителях информации пометка "Для служебного пользования" ставится в правой верхней части машиночитаемого носителя информации.
Пометка "Для служебного пользования" проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума.
6.7.Все документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, и сопроводительные письма к ним при их получении либо отправке регистрируются системным администратором КСА ТИК в отдельном журнале. При этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП".
6.8.Сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума регистрируются системным администратором КСА ТИК, а сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения региональных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, - работником Комиссии, отвечающим за делопроизводство. При этом на сопроводительном письме и машиночитаемом носителе проставляется пометка "Для служебного пользования".
Машиночитаемые носители, содержащие изменения региональных, территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, сопроводительные письма и протоколы передачи фрагмента базы данных ГАС "Выборы" пересылаются посредством фельдъегерской почты либо нарочным.
6.9.Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, на бумажных либо машиночитаемых носителях хранятся в сейфах или в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
По истечении срока хранения указанные документы уничтожаются по акту (приложение N 15). Акт об уничтожении составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у системного администратора КСА Комиссии, а второй помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.
6.10.Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, передаются работникам избирательных комиссий под подпись.
Передача документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, от одного работника другому осуществляется с разрешения Председателя Комиссии или лица, его замещающего.
Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, тиражируются с письменного разрешения Председателя Комиссии или лица, его замещающего. Учет тиражируемых документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату тиражирования документов.
6.11.О фактах утраты документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, либо разглашения содержащейся в них информации ставится в известность Председатель Комиссии или лицо, его замещающее. Председатель или лицо, его замещающее, назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты проверки докладываются Председателю Комиссии или лицу, его замещающему.
За разглашение сведений, содержащихся в документах, указанных выше, нарушение порядка обращения с ними работник аппарата Комиссии либо иное лицо, которое на основании закона, нормативного правового акта, нормативного акта или договора обязано обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в документах, где указаны сведения об избирателях, участниках референдума, может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законом ответственности.
7.Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях Комиссии
7.1.Формирование проекта повестки дня заседания Комиссии
7.1.1.Проект повестки дня заседания Комиссии формируется секретарем Комиссии не позднее чем за два дня до предполагаемой даты его проведения на основании планов работы и постановлений Комиссии, поручений, содержащихся в постановлениях ЦИК России, поступивших документов, а также поручений Председателя Комиссии, предложений членов Комиссии, руководителей структурных подразделений аппарата Комиссии и после согласования с Председателем комиссии подписывается секретарем Комиссии.
7.1.2.Проект повестки дня заседания Комиссии тиражируется ответственным за ведение делопроизводства для рассылки членам Комиссии.
7.1.3.Проект повестки дня заседания Комиссии может быть размещен на сайте Комиссии в сети Интернет.
7.1.4.Членам Комиссии с правом решающего голоса и членам Комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий проект повестки дня заседания Комиссии может быть разослан на указанные ими электронные почтовые ящики в сети Интернет.
7.2.Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Комиссии
7.2.1.Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Комиссии, готовятся членами Комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением работников аппарата Комиссии и при необходимости других специалистов.
7.2.2.Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании Комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.
7.2.3.Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании Комиссии, визируются исполнителем, руководителями структурных подразделений аппарата Комиссии, ответственными за подготовку документа, и членом Комиссии, ответственным за его подготовку.
Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером Комиссии.
Визы проставляются в конце текста проекта постановления либо на оборотной стороне последнего листа проекта документа (включая приложения) по установленной форме (приложение N 7).
7.2.4.Проекты документов для визирования должны представляться в сроки, установленные Председателем Комиссии.
7.2.5.Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления, так и в приложениях к нему.
7.2.6.После просмотра, а в необходимых случаях - внесения поправок, секретарь Комиссии на подготовленных и оформленных для рассмотрения на заседании проектах документов делает отметку "На заседание", ставит подпись и дату и передает весь комплект документов ответственному за ведение делопроизводства для тиражирования.
7.2.7.Ответственный за ведение делопроизводства по поручению секретаря Комиссии комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания Комиссии и раздает их членам Комиссии в срок, установленный регламентом Комиссии.
Членам Комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий материалы могут передаваться на указанные ими электронные почтовые ящики в сети Интернет либо перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются при регистрации перед началом заседания.
7.2.8.Проекты документов могут готовиться и согласовываться с использованием ГАС "Выборы" в соответствии с Инструкцией, определяющей порядок работ электронными документами.
7.2.9.Перед началом заседания ответственный за ведение делопроизводства регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется Председателю и секретарю Комиссии.
7.2.10.На заседании Комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).
7.3.Выпуск документов, рассмотренных на заседании Комиссии
7.3.1.Документы, рассмотренные на заседании Комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.
7.3.2.Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания, если иной срок не определен федеральным законом и (или) законом Удмуртской Республики, регламентом Комиссии или не оговорен на заседании Комиссии.
7.3.3.При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия Комиссией решения о необходимости контроля за выполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.
7.3.4.Документ, подлежащий подписанию (включая приложения), визируется исполнителем, руководителями структурных подразделений аппарата Комиссии, ответственными за его подготовку и доработку, и членом Комиссии, ответственным за его подготовку.
Документы (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером Комиссии.
При необходимости в случае внесения в документ согласованных на заседании изменений, он визируется у членов Комиссии, внесших на заседании соответствующие предложения.
7.3.5.Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне каждого листа постановления и приложений к нему.
7.3.6.Если вопросы, содержащиеся в постановлении Комиссии, касаются деятельности одной или нескольких сторонних организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись.
Согласование может оформляться на последнем листе постановления Комиссии.
7.3.7.К оформленному для подписания постановлению исполнитель прилагает список должностных лиц (организаций), которым направляется постановление Комиссии (приложение N 8).
В список включаются лица, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.
Список рассылки документов подписывается исполнителем и утверждается Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Комиссии.
7.3.8.Процедура доработки и согласования документов, рассмотренных на заседании Комиссии, может проводиться в электронном виде с использованием ГАС "Выборы" в соответствии с инструкцией, определяющей работу с электронными документами.
7.3.9.Оформленный комплект документов (постановление, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает секретарю Комиссии для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись Председателю и секретарю Комиссии.
7.3.10.Постановление подписывается Председателем и секретарем Комиссии.
Если на заседании Комиссии председательствовал заместитель Председателя Комиссии, секретарь Комиссии или один из членов Комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря Комиссии осуществлял один из членов Комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении оформляются следующим образом:
"Заместитель Председателя Комиссии" - в случае временного отсутствия Председателя Комиссии;
"Исполняющий обязанности Председателя Комиссии" - в случае временного отсутствия заместителя Председателя Комиссии при наличии решения Комиссии о возложении на секретаря Комиссии либо одного из членов Комиссии с правом решающего голоса полномочий Председателя Комиссии;
"Исполняющий обязанности секретаря Комиссии" - в случае наличия распоряжения Председателя Комиссии или исполняющего обязанности Председателя Комиссии о возложении на одного из членов Комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря Комиссии либо при наличии постановления Комиссии о возложении на одного из членов Комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря Комиссии.
7.3.11.После подписания документы регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ "Дело". На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.
7.3.12.Постановления нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.
Номер постановления состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных точкой и отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава Комиссии (например: 81.2-5).
7.3.13.Указанные выше реквизиты вносятся в РК, к которой прикрепляется файл документа в формате MS Word(R) и электронный образ документа в формате Adobe PDF (при необходимости), а также делается связка документами, послужившими основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии.
7.3.14.Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает Председатель (заместитель Председателя, секретарь) Комиссии. Документы тиражируются ответственным за ведение делопроизводства в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи Председателя Комиссии и секретаря Комиссии.
7.3.15.Копия постановления Комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в Комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии.
7.4.Оформление протокола заседания Комиссии
7.4.1.Протокол заседания Комиссии оформляется на бланке установленной формы секретарем Комиссии либо ответственным за делопроизводство в пятидневный срок после дня заседания.
7.4.2.Протокол заседания оформляется краткой форме.
7.4.3.Текст протокола заседания Комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.
7.4.4.В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы Председателя Комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя Председателя Комиссии, секретаря Комиссии и членов Комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, работников аппарата Комиссии и лиц, приглашенных на заседание.
Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.
7.4.5.Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения.
Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об".
7.4.6.Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. В каждом разделе перечисляются фамилии и инициалы лиц, выступивших при обсуждении вопросов повестки дня, констатируется решение Комиссии по каждой обсуждаемой проблеме, фиксируются результаты голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего постановления.
7.4.7.Протокол заседания подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем Комиссии (или членом Комиссии, исполнявшим обязанности секретаря Комиссии).
7.4.8.После подписания протокол регистрируется с использованием ПИ "Дело", электронная версия присоединяется к РК. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.
7.4.9.Протоколы заседаний Комиссии, приобщенные к ним постановления вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов Комиссии, хранятся у секретаря Комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в Центральный государственный архив Удмуртской Республики.
8.Оформление распоряжений Председателя
Комиссии по основной деятельности
8.1.Распоряжение Председателя Комиссии по основной деятельности (далее - распоряжение) оформляется на бланке установленной формы (приложение N 3).
8.2.Проекты распоряжений Председателя Комиссии готовятся сотрудниками аппарата Комиссии по поручению Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии либо по инициативе структурного подразделения аппарата Комиссии.
8.3.Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
8.4.В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.
8.5.В распорядительной части содержатся перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой.
8.6.Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.
8.7.В последнем пункте распорядительной части, при необходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.
8.8.При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.
8.9.Проект распоряжения и приложения к нему визируются непосредственным исполнителем, руководителями соответствующих структурных подразделений аппарата Комиссии. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (распоряжения, приложения к нему) по установленной форме (приложение N 7).
Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности Комиссии, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, то оно визируется у главного бухгалтера.
8.10.К проекту распоряжения прикладывается список рассылки, аналогичный списку рассылки постановления Комиссии (приложение N 8), подписанный исполнителем и утвержденный Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Комиссии.
8.11.Распоряжения регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ "Дело" и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Комиссии вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения. К РК присоединяются файл распоряжения в формате MS Word(R), электронный образ распоряжения в формате Adobe PDF (при необходимости) и делаются ссылки на документы, послужившие основанием для издания распоряжения.
8.12.Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется индекс "р".
8.13.Распоряжения вместе с документами, послужившими основанием для их издания, хранятся у ответственного за ведение делопроизводства, а затем, оформленные в соответствии с Инструкцией, передаются в Центральный государственный архив Удмуртской Республики.
9.Оформление протоколов заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов Комиссии
9.1.Протоколы заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов Комиссии (далее - рабочая группа) оформляются по установленной форме (приложение N 9).
9.2.Текст протокола заседания рабочей группы состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председателя заседания (руководителя рабочей группы) и секретаря заседания.
С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов комиссии, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных указывается наименование их должностей.
Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.
9.3.Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения.
Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об".
9.4.Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.
В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом.
Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".
В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса может быть изложена от третьего лица единственного числа.
Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".
В части "РЕШИЛИ" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1. - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания, 1.2. - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.
Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.
Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
9.5.Протокол заседания рабочей группы подписывается председателем (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания. Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.
9.6.Протоколы заседаний рабочей группы нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года либо в пределах срока деятельности рабочей группы.
9.7.Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на листах бумаги формата A4 с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Председатель" указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.
9.8.Решения, принятые рабочей группой по вопросам, рассматриваемым на заседании, могут быть оформлены решением установленной формы (приложение N 10). Решения подписываются председателем (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.
9.9.Протоколы заседаний и решения рабочей группы включаются в номенклатуру дел Комиссии.
После подписания протоколы заседаний и решения рабочих групп регистрируются с использованием ПИ "Дело" как внутренние документы.
9.10.Если в протоколе есть поручение со сроком исполнения, то оно ставится на контроль в соответствии с разделом 10 Инструкции.
9.11.В случае рассмотрения вопроса на заседании Комиссии подлинные экземпляры протоколов и решений рабочей группы приобщаются к документам заседания, а в дела рабочей группы помещаются копии указанных документов.
10.Контроль исполнения документов и поручений
10.1.Контролю исполнения подлежат:
поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России;
поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах Комиссии;
поручения, содержащиеся в распоряжениях Председателя Комиссии;
письменные поручения Председателя, заместителя Председателя, секретаря Комиссии;
входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение N 11), в соответствии с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии;
исходящие документы, требующие ответа;
поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих, экспертных групп, консультативных органов, образованных Комиссией;
планы мероприятий.
10.2.Контроль исполнения документов, указанных в пункте 10.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет Председатель (заместитель Председателя, секретарь) Комиссии.
10.3.Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы Комиссии, осуществляют члены Комиссии, работники аппарата Комиссии, ответственные за подготовку данных документов.
10.4.Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях Комиссии, распоряжениях Председателя Комиссии, письменных поручений Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии определяются этими документами.
10.5.Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 10.6 настоящего раздела.
Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой "Оперативно" - в 10-дневный срок со дня указания по исполнению.
10.6.Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в приложении N 11.
Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".
10.7.Ответственность за своевременное и полное внесение в РК сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на ответственного за ведение делопроизводства.
10.8.В планах мероприятий, утвержденных постановлениями Комиссии, распоряжениями Председателя Комиссии, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в РК.
10.9.При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.
10.10.Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в ПИ "Дело" отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.
10.11.Основаниями для снятия документа с контроля являются:
докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов) с контроля или об исполнении документа на имя Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии, давшего поручение, подготовленная ответственным за исполнение с отметкой должностного лица, давшего поручение, о принятии исполнения (в связи с чем указанным лицом проставляются отметки "Согласен", "Рассмотрел", "Принято");
постановление (решение) Комиссии, распоряжение Председателя Комиссии по результатам исполнения документа;
ответ на входящий документ;
ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;
направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.
10.12.Документ не считается исполненным и остается на контроле:
если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения Комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости Комиссия информирует об этом автора документа;
если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием Комиссии о результатах исполнения;
если на нем не стоит отметка должностного лица Комиссии, давшего поручение, о принятии исполнения.
11.Работа с внутренними документами
11.1.В Комиссии работа с внутренними документами ведется по РК.
Ответственный за ведение делопроизводства фиксирует в РК процесс прохождения и исполнения документов: вносит в РК указания по исполнению документа, проверяет наличие имеющихся документов по данному вопросу и, при наличии таких документов, вносит в РК сведения о них; после получения исполненного документа вносит в РК номер дела (по номенклатуре дел), в которое помещен документ, и количество листов документа.
11.2.Подготовленные в Комиссии внутренние документы по вопросам служебной деятельности, адресованные Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Комиссии, регистрируются в соответствии с номенклатурой дел Комиссии с использованием ПИ "Дело", при этом, если в документе содержатся указания на связь с другими документами, то вводятся данные в раздел "Связки" РК.
11.3.После доклада документы с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документа в РК.
11.4.Проекты документов могут готовиться и согласовываться в электронном виде с использованием ПИ "Дело" в соответствии с порядком, определяющим работу с электронными документами.
12.Изготовление и использование печатей и штампов
12.1.Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, проставления отметок о получении, регистрации документов в Комиссии используются гербовые и другие печати и штампы.
12.2.Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии.
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Председателя Комиссии изготовляются по его поручению.
12.3.Гербовая печать проставляется на наградных документах Комиссии, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, государственных контрактах, сведениях об общей численности избирателей, участников референдума по состоянию на 1 января и 1 июля каждого года и в других предусмотренных законодательством случаях.
12.4.На рассылаемых копиях постановлений Комиссии, распоряжений Председателя Комиссии, пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей на склад, на внос и вынос товарно-материальных ценностей на накладных проставляется печать с надписью "Центральная избирательная комиссия Удмуртской Республики".
12.5.Штампы с факсимильным воспроизведением подписей Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии могут быть использованы для проставления на дубликатах и копиях подписанных в установленном порядке документов.
12.6.Печати и штампы подлежат регистрации в отдельном журнале учета печатей и штампов ответственным за ведение делопроизводства. Печати и штампы выдаются под роспись в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется пометка "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
12.7.Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
12.8.Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов осуществляет гражданский служащий аппарата Комиссии, назначенный Председателем Комиссии.
12.9.Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность Председатель (заместитель Председателя, секретарь) Комиссии.
12.10.Гражданский служащий аппарата Комиссии, осуществляющий контроль правильности хранения и использования печатей и штампов, составляет акт о выделении к уничтожению пришедших в негодность печатей и штампов.
Уничтожение производится после утверждения акта Председателем Комиссии. Металлические печати уничтожаются путем полного спиливания текста или опиливания двумя перекрестными линиями, каучуковые печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются.
В журнале учета печатей и штампов делается отметка об уничтожении.
13.Формирование дел и передача их в архив
13.1.Составление и утверждение номенклатуры дел
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться регламентом Комиссии, положением об аппарате Комиссии, штатным расписанием Комиссии, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Министерством культуры Российской Федерации (далее - Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и избирательными комиссиями, номенклатурами дел Комиссии за предшествующие годы.
Номенклатура дел Комиссии на предстоящий календарный год составляется ответственным за ведение делопроизводства при помощи ПИ "Дело" в последнем квартале текущего года, согласовывается с секретарем Комиссии, рассматривается на заседании экспертной комиссии по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее - ЭК), утверждается Председателем Комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение N 12).
Номенклатура дел Комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - ЭПМК).
В случае возникновения в течение года новых дел они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию Председателя Комиссии.
По окончании календарного года ответственный за ведение делопроизводства в конце номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.
Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня. Срок хранения документов, не указанных в данном Перечне, устанавливается ЭК по согласованию с ЭПМК.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
13.2.Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование дел
Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются исполнителем в дело и сдаются ответственному за ведение делопроизводства в Комиссии не позднее чем через 10 дней после исполнения документа. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В РК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.
Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки (дооформления).
Исполненные документы формируются в дела ответственным за ведение делопроизводства Комиссии в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;
в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;
в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).
При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.
В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.
В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.
Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и хронологии.
Протоколы заседаний Комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию Комиссии помещаются после соответствующего протокола.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.
В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего. При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.
13.3.Текущее хранение дел
Дела с момента их заведения и до передачи в ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у ответственного за ведение делопроизводства.
Протоколы заседаний, постановления Комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений до передачи в ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" находятся у секретаря Комиссии.
За сохранность документов и дел ответственность несут секретарь Комиссии и ответственный за ведение делопроизводства в Комиссии.
Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. На корешках обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.
Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене ответственного за ведение делопроизводства в Комиссии.
Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.
13.4.Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики".
Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением Председателя Комиссии создается ЭК.
В ее функции входит рассмотрение и одобрение номенклатуры дел Комиссии. В состав ЭК включаются члены Комиссии, гражданские служащие аппарата Комиссии, по согласованию - работники ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики".
Экспертиза ценности документов осуществляется ответственным за ведение делопроизводства под методическим руководством ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики".
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.
Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.
Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства составляются сводные описи дел постоянного и временного хранения и по личному составу (приложения NN 13, 14, 15 ), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 16).
Описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел рассматриваются на ЭК и утверждаются Председателем Комиссии.
Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению ЭПМК.
Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.
Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.
13.5.Оформление дел
Дела, подлежащие передаче на хранение в ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики", должны быть оформлены соответствующим образом.
Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (приложение N 17), листа-заверителя дела (приложение N 18), оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.
Проверка систематизации документов внутри дела, составление внутренней описи, составление листа-заверителя дела могут проводиться с использованием ПИ "Дело".
Дела временного (более 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках. Оформляются обложка и лист-заверитель дела.
Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 19). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.
Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.
На обложке дела указываются следующие реквизиты:
название Комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
название Комиссии указывается в соответствии с законодательством Удмуртской Республики. При изменении названия Комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;
делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);
заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);
дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов) и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).
При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".
Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в государственном архиве.
На корешке дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Сложенный лист большого формата (A2, A3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение.
Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.