Приложение к Постановлению от 15.07.2011 г № 82.5-4
Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела может помещаться внутренняя опись (приложение N 16).
Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение N 17).
В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.
Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.
13.6.Передача дел в ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики"
Передача дел постоянного хранения в ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" осуществляется поединично по утвержденным ЭПМК описям дел постоянного хранения.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (приложение N 20).
При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" дел, инициалы и фамилии лиц, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.
При приеме дел в ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в Комиссию с указанием недостатков для их устранения.
13.7.Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Комиссии. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы".
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном для документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утвержденного Председателем Комиссии, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Электронные документы постоянного хранения передаются на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов.
14.Ответственность
14.1.Члены Комиссии и гражданские служащие аппарата Комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
14.2.Ответственность за организацию делопроизводства в Комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики", контроль за соблюдением требований Инструкции несет секретарь Комиссии.