Постановление от 16.05.2012 г № 446
Об утверждении Административного регламента муниципальной услуги «Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов»
В соответствии с Федеральным законом "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", распоряжением Администрации города Ижевска от 30.12.2011 N 510 "Об утверждении Перечня муниципальных услуг, предоставляемых Администрацией города Ижевска", руководствуясь распоряжением Администрации города Ижевска от 30.06.2011 N 273 "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг в городе Ижевске" и Уставом города Ижевска, постановляю:
1.Утвердить Административный регламент муниципальной услуги "Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов" (прилагается).
2.Начальнику Управления по делам архивов Администрации г. Ижевска внедрить указанный Административный регламент в практику работы архивных отделов Управления по делам архивов Администрации города Ижевска.
3.Контроль за исполнением постановления возложить на начальника Управления по делам архивов Администрации города Ижевска.
Глава Администрации г. Ижевска
Д.В.АГАШИН
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ГРАЖДАНАМ
И ОРГАНИЗАЦИЯМ АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ И КОПИЙ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
1.Общие положения
1.1.Предмет регулирования Административного регламента
Административный регламент муниципальной услуги "Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов" (далее - муниципальная услуга, административный регламент соответственно) регулирует порядок предоставления муниципальной услуги по информационному обеспечению граждан и организаций на основе архивных документов муниципального образования "Город Ижевск", находящихся на хранении в Управлении по делам архивов Администрации г. Ижевска (далее по тексту - архивные документы), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Управления по делам архивов Администрации города Ижевска, стандарт предоставления муниципальной услуги.
1.2.Понятия и сокращения, используемые в настоящем административном регламенте
В настоящем административном регламенте используются следующие понятия и сокращения:
Архивный отдел Управления по делам архивов Администрации города Ижевска и Архивный отдел документов по личному составу Управления по делам архивов Администрации города Ижевска, являющиеся структурными подразделениями Управления по делам архивов Администрации города Ижевска, далее по тексту - архивные отделы Управления;
Управление по делам архивов Администрации города Ижевска, далее по тексту - Управление;
муниципальные служащие (специалисты) архивных отделов Управления, далее по тексту - муниципальные служащие;
муниципальные служащие, ответственные за исполнение запросов, далее по тексту - ответственное должностное лицо архивного отдела.
1.3.Разработчик административного регламента
Разработчиком настоящего административного регламента является Управление по делам архивов Администрации города Ижевска.
1.4.Правовые основания принятия административного регламента
Правовым основанием принятия административного регламента являются:
- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- распоряжение Администрации города Ижевска от 30.12.2011 N 510 "Об утверждении перечня муниципальных услуг";
- распоряжение Администрации города Ижевска от 30.06.2011 N 273 (с изм.) "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг в городе Ижевске".
1.5.Заявители муниципальной услуги
Заявителями и получателями настоящей муниципальной услуги (далее - Заявители) выступают: физические лица (граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства); юридические лица (организации всех форм собственности, за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления).
1.6.Принципы предоставления муниципальной услуги
Настоящий административный регламент разработан в целях соблюдения основных принципов предоставления муниципальных услуг:
- правомерность предоставления муниципальной услуги;
- заявительный порядок обращения за предоставлением муниципальной услуги;
- открытость деятельности органов, предоставляющих муниципальную услугу;
- доступность обращения за предоставлением муниципальной услуги, в том числе для лиц с ограниченными возможностями здоровья;
- возможность получения муниципальной услуги в электронной форме.
1.7.Права Заявителей при получении муниципальной услуги
Административный регламент разработан в целях реализации прав Заявителей на:
- получение муниципальной услуги своевременно и в соответствии со стандартом предоставления муниципальной услуги;
- получение муниципальной услуги в электронной форме, если это не запрещено законом, а также в иных формах, предусмотренных законодательством, по выбору Заявителя;
- досудебное (внесудебное) рассмотрение жалоб (претензий) в процессе предоставления муниципальной услуги;
- получение муниципальной услуги в многофункциональном центре при наличии соглашения, заключенного между многофункциональным центром и органом, предоставляющим муниципальную услугу;
- при предоставлении муниципальной услуги принимаются меры по обеспечению конфиденциальности персональных данных при их обработке, хранении и использовании.
1.8.Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги
1.8.1.Информация о порядке и ходе предоставления муниципальной услуги предоставляется ответственным должностным лицом архивного отдела Управления:
- непосредственно в архивных отделах Управления;
- при обращении по телефону;
- в письменном виде по почте или электронным каналам связи;
- посредством размещения на официальном интернет-сайте муниципального образования "Город Ижевск": www.izh.ru;
- Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций): www.gosuslugi.ru;
- Региональном портале государственных и муниципальных услуг (функций): www.mfc18.ru;
- на информационных стендах.
1.8.2.Местонахождение архивных отделов Управления, их телефоны, почтовые, электронные адреса и графики их работы:
| П/п | Наименование подразделения | Почтовый адрес, контактный телефон, факс, электронный адрес | График работы |
| 1 | Управление по делам архивов Администрации города Ижевска | Почтовый адрес: 426000, Удмуртская Республика, г. Ижевск, ул. Кирова, 108а Телефоны: 8(3412)43-16-14, 43-43-90. Факс (3412)43-16-14. E-mail: popravka_ov@arhotd.izh.ru | Пн. - чт. - 08.30 - 17.30; пт. - 08.30 - 16.30; перерыв - 12.00 - 12.48; сб., вс., нерабочие праздничные дни - выходные дни |
| 2 | Архивный отдел Управления по делам архивов Администрации города Ижевска | Почтовый адрес: 426000, Удмуртская Республика, г. Ижевск, ул. Кирова, 108а, (2-й и 3-й этажи). Телефон: 8(3412)43-16-14, 43-43-90. Факс (3412)43-16-14. E-mail: main@arhotd.izh.ru | Пн., вт., чт. - 08.30 - 17.30; ср. - неприемный день; пт. - 08.30 - 16.30; перерыв - 12.00 - 12.48; сб., вс., нерабочие праздничные дни - выходные дни |
| 3 | Архивный отдел документов по личному составу Управления по делам архивов Администрации города Ижевска | Почтовый адрес: 426060, Удмуртская Республика, г. Ижевск, ул. Буммашевская, 25. Телефон 8(3412)44-67-55. Факс 8(3412)45-10-80. E-mail: main@arhls.izh.ru | Пн. - чт. - 08.30 - 17.30; пт. - 08.30 - 16.30; перерыв - 12.00 - 12.48; сб., вс., нерабочие праздничные дни - выходные дни |
1.8.3.Информирование (консультация) при личном обращении в архивные отделы Управления осуществляется ответственным должностным лицом архивного отдела, на рабочем месте в соответствии с графиком работы архивного отдела Управления (пункт 1.8.2 настоящего административного регламента).
1.8.4.Ответственное должностное лицо архивного отдела обязано принять Заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе Заявителя на другой день или на другое время. В день назначенной встречи ответственное должностное лицо архивного отдела обязано обеспечить Заявителю возможность доступа к месту проведения информирования (консультации). Ответственное должностное лицо архивного отдела, осуществляющее устное информирование (консультацию), принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
1.8.5.Информирование (консультация) по телефону осуществляется ответственным должностным лицом архивного отдела, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы архивного отдела Управления, указанным в пункте 1.8.2 настоящего административного регламента.
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании архивного отдела Управления, в который позвонил Заявитель, фамилии, имени, отчества, должности ответственного должностного лица архивного отдела, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки ответственное должностное лицо архивного отдела подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует Заявителя по интересующим его вопросам. Время разговора не должно превышать 10 минут.
1.8.6.При ответах на телефонные звонки и устные обращения ответственное должностное лицо архивного отдела обязано предоставлять информацию по следующим вопросам:
- о графике работы архивного отдела;
- о месте размещения на официальном интернет-сайте муниципального образования "Город Ижевск" информации о предоставлении муниципальной услуги;
- по разъяснению установленного порядка предоставления муниципальной услуги;
- о требованиях к документам, предъявляемым для предоставления муниципальной услуги;
- о сроке предоставления муниципальной услуги;
- об отказе в предоставлении муниципальной услуги;
- о приостановлении предоставления муниципальной услуги;
- о текущей административной процедуре муниципальной услуги;
- о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.
1.8.7.При невозможности ответственного должностного лица архивного отдела, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на начальника архивного отдела, или же Заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
1.8.8.Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, ответственное должностное лицо архивного отдела, осуществляющее информирование (консультацию), предлагает Заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначает удобное для Заявителя время для личного обращения непосредственно в архивный отдел Управления.
1.8.9.Письменное информирование (консультация) при обращении Заявителя в архивный отдел Управления осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой или путем размещения ответа на официальном интернет-сайте муниципального образования "Город Ижевск" в зависимости от способа обращения Заявителя за информацией или желаемого способа доставки ответа, указанного в письменном обращении Заявителя.
Начальник архивного отдела для подготовки ответа определяет ответственное должностное лицо архивного отдела - исполнителя, в соответствии с его должностной инструкцией. Ответ на обращение Заявителя предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя.
Ответ подписывается начальником архивного отдела и направляется Заявителю в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.
1.8.10.При информировании (консультации) в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя.
Все обращения исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления обращения.
1.8.11.Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, удобство и доступность получения информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность.
1.8.12.В случае появления каких-либо вопросов или недоразумений при приеме документов или в процессе предоставления муниципальной услуги Заявитель вправе обратиться к начальнику архивного отдела.
Прием граждан начальником архивного отдела осуществляется ежедневно в соответствии с графиком работы архивного отдела Управления, указанного в пункте 1.8.2 настоящего административного регламента.
В случае невозможности принять Заявителя незамедлительно предусматривается возможность предварительной записи, которая производится в тот же день.
1.8.13.Сведения о месте нахождения и графике работы архивного отдела Управления, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальных сайтах муниципального образования "Город Ижевск" www.izh.ru и "Архивная служба Удмуртии" www.gasur.ru. Кроме того, на официальном сайте муниципального образования "Город Ижевск" www.izh.ru размещаются текст настоящего административного регламента (полная версия); извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги.
1.8.14.Размещение информации о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется также в государственной информационной системе Удмуртской Республики "Портал государственных и муниципальных услуг (функций)" www.mfc18.ru.
1.9.Предоставление муниципальной услуги в электронной форме
1.9.1.В целях реализации права Заявителя получать муниципальную услугу в электронной форме орган, предоставляющий муниципальную услугу, осуществляет последовательный переход посредством выполнения пяти ключевых этапов.
Каждый этап перехода регулируется путем внесения соответствующих изменений в настоящий административный регламент.
1.9.2.На первом этапе осуществляется организация дистанционного предоставления Заявителям общей информации о муниципальной услуге и обеспечение доступа Заявителей к сведениям о муниципальной услуге.
Общая информация об услуге размещена на официальном интернет-сайте муниципального образования "Город Ижевск": http://www.izh.ru.
1.9.3.На втором этапе осуществляется организация предоставления Заявителю дистанционно форм документов, необходимых для получения муниципальной услуги. Указанные формы должны быть размещены в соответствующем разделе Единого портала государственных и муниципальных услуг и реестра государственных и муниципальных услуг.
1.9.4.На третьем этапе осуществляется организация предоставления Заявителем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги в электронной форме, в том числе путем заполнения электронных форм и предоставления электронных копий документов.
Указанная возможность должна быть предоставлена с использованием средств Единого портала государственных и муниципальных услуг.
1.9.5.На четвертом этапе Заявителю должен быть предоставлен доступ к информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе о результатах рассмотрения его документов: выдерживается ли срок выполнения административных процедур, какие решения приняты. Доступ к информации должен быть предоставлен на Едином портале государственных и муниципальных услуг в режиме реального времени.
1.9.6.На пятом этапе должна быть реализована возможность предоставления муниципальной услуги полностью в электронной форме, в том числе получение Заявителем результата муниципальной услуги в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги
"Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов" (далее - муниципальная услуга).
2.2.Орган, предоставляющий муниципальную услугу
Органом, предоставляющим муниципальную услугу, является Управление по делам архивов Администрации муниципального образования "Город Ижевск".
2.3.Результат предоставления муниципальной услуги
Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- предоставление архивной информации (в виде архивной справки, архивной выписки) и (или) копий архивных документов;
- отказ в предоставлении архивной информации и (или) копий архивных документов
(письмо с отказом в предоставлении муниципальной услуги с объяснением причин отказа, предусмотренных п. 2.9 настоящего административного регламента, в том числе письмо с уведомлением о направлении запроса на исполнение по принадлежности в государственные, муниципальные архивы Удмуртской Республики, другие органы и организации Удмуртской Республики).
2.4.Сроки предоставления муниципальной услуги
2.4.1.Муниципальная услуга предоставляется в 30-дневный срок с момента регистрации запроса Заявителя. При наличии причин, предусмотренных п. 2.8 настоящего административного регламента, не позволяющих подготовить ответ на запрос Заявителя в установленный срок, срок может быть приостановлен до устранения причин, о чем письменно уведомляется Заявитель.
2.4.2.При поступлении запроса Заявителя, ответ на который не может быть дан без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архивный отдел Управления в течение 5 дней запрашивает у Заявителя необходимые сведения.
2.4.3.Запросы Заявителей, поступившие в архивный отдел Управления, архивные документы для исполнения которых находятся в государственных, муниципальных архивах Удмуртской Республики, иных органах и организациях, находящихся на территории Удмуртской Республики, в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности для исполнения и ответа, о чем уведомляется Заявитель.
2.4.4.Конкретные сроки прохождения отдельных административных процедур указаны в пункте 3 настоящего административного регламента.
2.5.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
2.5.1.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги являются:
- Конституция Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);
- Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 8220 - 8235);
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);
- Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74);
- Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127);
- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, рег. N 9059);
- Конституция Удмуртской Республики ("Известия Удмуртской Республики", 21.12.1994);
- Закон Удмуртской Республики от 30.06.2005 N 36-РЗ "Об архивном деле в Удмуртской Республике" ("Известия Удмуртской Республики", 19.07.2005, N 102);
- Закон Удмуртской Республики от 29.12.2005 N 82-РЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела" ("Известия Удмуртской Республики", 21.01.2006, N 9);
- Указ Президента Удмуртской Республики от 15.06.2010 N 107 "О Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики" (вместе с "Положением о Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики") (зарегистрировано в Управлении Минюста РФ по УР 5 июля 2010 г. N RU18000201000313);
- решение Городской думы города Ижевска от 16.06.2005 N 333 "О принятии Устава муниципального образования "Город Ижевск" (Устава города Ижевска)";
- распоряжение Администрации города Ижевска от 30.06.2011 N 273 "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг в городе Ижевске";
- распоряжение Администрации города Ижевска от 30.06.2010 N 140-к "Об утверждении Положения об Управлении по делам архивов Администрации города Ижевска";
- настоящий регламент.
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги
2.6.1.Перечень документов, представляемых Заявителями для получения архивной информации и копий архивных документов, относящейся к общедоступной:
- в случае, если Заявитель - юридическое лицо, запрос оформляется в виде официального письма организации, подписанного руководителем;
- в случае, если Заявитель - физическое лицо:
- при личном обращении в архивный отдел Управления или МФЦ Заявитель оформляет запрос в произвольной форме или в виде анкеты о предоставлении необходимой информации в бумажном виде в единственном экземпляре (приложения 2 - 7 к настоящему административному регламенту).
При заполнении запроса соблюдается следующий порядок:
запрос заполняется ручным способом (чернилами или пастой синего или черного цвета) или машинописным способом. В запросе с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. В запросе указываются следующие обязательные реквизиты:
- фамилия, имя, отчество Заявителя (уполномоченного им лица);
- полный почтовый адрес Заявителя;
- электронный адрес Заявителя (при наличии);
- фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашиваются сведения;
- перечень запрашиваемых сведений;
- способ получения сведений (лично, посредством почтовой связи);
- дата составления запроса;
- личная подпись Заявителя.
В случае если запрос заполнен машинописным способом, Заявитель дополнительно в нижней части запроса разборчиво от руки указывает свою фамилию, имя и отчество (полностью).
2.6.2.При личном обращении в архивные отделы Управления запрос Заявителя оформляется с его слов либо предъявленных личных документов посредством внесения сведений в базу данных и оформления карточки регистрации и учета исполнения запроса (карточки регистрации и учета исполнения тематического запроса) с обязательной личной подписью Заявителя (приложение 8 - 9 к настоящему административному регламенту). Также Заявитель может оформить запрос о предоставлении необходимой информации в бумажном виде на бланке установленной формы (приложения 2 - 7 к настоящему Административному регламенту).
2.6.3.При обращении в архивные отделы Управления посредством почтовой или электронной связи Заявитель направляет запрос в произвольной форме (содержащий обязательный перечень сведений, указанных в п. 2.6.1 настоящего административного регламента) о предоставлении необходимой информации.
В случае направления запроса по электронным каналам связи запрос заверяется электронной цифровой подписью.
2.6.4.Перечень документов, представляемых Заявителем для получения информации ограниченного доступа (конфиденциальной информации).
Для получения сведений, отнесенных к конфиденциальной информации, Заявитель дополнительно к документам, указанным в п. 2.6.1 настоящего Административного регламента, представляет:
- документ, подтверждающий личность Заявителя;
- документ, дающий право на получение сведений, отнесенных к конфиденциальной информации (или письменное нотариально заверенное разрешение субъекта персональных данных; или документ, подтверждающий прямые родственные связи);
- документ, подтверждающий полномочия Заявителя (официальное письмо, служебное удостоверение, доверенность, приказ, распоряжение).
Сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, предоставляются лично Заявителю или направляются ему посредством почтовых средств, обеспечивающих конфиденциальность.
Порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц) устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
2.6.5.Заявители представляют документы для предоставления муниципальной услуги:
- лично - по месту нахождения архивных отделов Управления;
- почтовым отправлением или с использованием электронных каналов связи - в адрес архивных отделов Управления;
- в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг в городе Ижевске (далее - МФЦ), расположенный по адресу: г. Ижевск, ул. 30 лет Победы, 2. Сведения о графике работы МФЦ, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на сайте МФЦ: www.mfc18.ru.
2.7.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:
- отсутствие возможности прочтения письменного запроса;
- содержание в запросах нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица архивных отделов, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить Заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом на получение информации.
2.8.Исчерпывающий перечень оснований для приостановления предоставления муниципальной услуги
Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги отсутствуют.
2.9.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
- отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества, почтового и/или электронного адреса Заявителя;
- отсутствие в запросе Заявителя необходимых сведений для его исполнения, указанных соответственно в п. 2.6.1, п. 2.6.4 настоящего административного регламента;
- отсутствие у Заявителя, запрашивающего информацию, содержащую персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;
- отсутствие у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих охраняемую федеральным законом тайну;
- отсутствие архивной информации и (или) архивных документов в Управлении и архивном фонде Удмуртской Республики;
- отсутствие архивной информации и (или) архивных документов в Управлении, с последующим уведомлением Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в государственные, муниципальные архивы Удмуртской Республики, другие органы и организации Удмуртской Республики;
- повторность запроса без указания новых доводов или обстоятельств.
Начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и предыдущие обращения направлялись в архивные отделы Управления. О данном решении уведомляется Заявитель, направивший запрос.
2.10.Размер платы, взимаемой с Заявителя при предоставлении муниципальной услуги, способы ее взимания
Предоставление муниципальной услуги архивными отделами Управления осуществляется бесплатно.
2.11.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги
Время ожидания Заявителя в очереди (при личном обращении, в том числе и по предварительной записи) при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не может превышать 15 минут.
2.12.Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги
Регистрация запроса Заявителя о предоставлении архивной информации и копий архивных документов осуществляется в день поступления. Срок регистрации запроса Заявителя составляет 15 минут.
2.13.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами для заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
2.13.1.Помещения для предоставления муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 ". Помещения оборудуются средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций.
2.13.2.Входы в здания, где располагаются архивные отделы Управления, должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием их наименований, наименования вышестоящего органа и режима работы; вход и выход из помещений - соответствующими указателями с искусственным освещением в темное время суток. Рядом со зданием должны быть оборудованы места для парковки автотранспортных средств.
2.13.3.Прием граждан ведется ответственными должностными лицами архивных отделов в порядке общей очереди либо по предварительной записи. Ответственные должностные лица архивных отделов обеспечиваются личной нагрудной карточкой (бейджем) с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
2.13.4.Кабинеты ответственных должностных лиц архивных отделов должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета и графика приема Заявителей. Для приема Заявителей в архивном отделе документов по личному составу Управления оборудовано "окошко", в архивном отделе Управления прием Заявителей осуществляется в читальном зале.
2.13.5.Рабочие места ответственных должностных лиц архивных отделов должны быть оборудованы персональными компьютерами с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством, должны соответствовать санитарным правилам и нормам. При организации приема документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.
2.13.6.Заявителям предоставляется возможность осуществить предварительную запись на прием по телефонам, указанным в пункте 1.8.2 настоящего административного регламента. При предварительной записи Заявитель сообщает ответственному должностному лицу архивного отдела, осуществляющему предварительную запись, желаемое время приема. При определении времени приема по телефону ответственное должностное лицо архивного отдела обязано назначить время на основании графика уже запланированного времени приема граждан и времени, удобного Заявителю.
2.13.7.Помещения, предназначенные для ознакомления Заявителей с информацией, места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для Заявителей, должны быть оборудованы визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах, обновляемой по мере изменения законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, изменения справочных сведений; стульями, столами, бланками заявлений и письменными принадлежностями.
2.13.8.На информационных стендах размещается следующая обязательная информация:
график работы архивного отдела Управления;
фамилия, имя, отчество начальника Управления по делам архивов;
фамилия, имя, отчество начальника архивного отдела Управления;
о месте (кабинете), где осуществляются информирование (консультация) Заявителей и прием документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги; фамилия, имя, отчество, должность ответственного должностного лица;
номера справочных телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты Управления, архивного отдела, адрес официального сайта;
извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
настоящий административный регламент (без приложений);
образцы заявлений (приложения 2 - 7 к настоящему административному регламенту);
схема (блок-схема) последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги (приложение 1 к настоящему административному регламенту).
2.13.9.Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.
2.14.Показатели доступности и качества муниципальной услуги
2.14.1.Показателями доступности и качества оказания муниципальной услуги являются:
обеспечение информирования Заявителей о месте нахождения и графике работы архивных отделов Управления;
обеспечение информирования Заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги;
своевременность приема Заявителей в архивных отделах Управления;
своевременность рассмотрения запросов Заявителей;
своевременность принятия решения о предоставлении муниципальной услуги или отказе в предоставлении муниципальной услуги;
своевременность и оперативность исполнения запросов Заявителей (доля запросов, исполненных в законодательно установленный срок);
отсутствие жалоб на качество и своевременность предоставления муниципальной услуги;
наличие возможности получения муниципальной услуги в электронном виде (в соответствии со сроками поэтапного перевода муниципальной услуги на предоставление в электронном виде).
2.14.2.Показатели для контроля доступности и качества муниципальной услуги.
Расчет показателей качества доступности и качества муниципальной услуги:
| Показатели | Единица измерения | Нормативное значение показателя |
| Удельный вес рассмотренных в установленный срок запросов о предоставлении муниципальной услуги в общем количестве запросов о предоставлении муниципальной услуги | % | 100 |
| Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве запросов о предоставлении муниципальной услуги | % | 0 |
2.15 Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональных центрах и особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме
2.15.1.Предоставление муниципальной услуги в электронной форме осуществляется с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)": http://18gosuslugi.ru.
В случае предоставления муниципальной услуги в электронной форме посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ) и государственной информационной системы Удмуртской Республики "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Удмуртской Республики" (далее - РПГУ) (в том числе с использованием инфомата) идентификация и удостоверение прав Заявителя на получение муниципальной услуги осуществляется на основе логина (СНИЛС) и пароля, вводимых Заявителем при входе в вышеуказанные информационные системы, или на основе идентификационных данных, содержащихся на универсальной электронной карте, в случае осуществления доступа Заявителя на ЕПГУ или РПГУ посредством такой карты с использованием единой системы идентификации и аутентификации.
Авторизованный доступ пользователя универсальной электронной карты к получению муниципальной услуги осуществляется посредством электронных приложений, записанных на электронном носителе универсальной электронной карты, в соответствии со ст. 23 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
3.Основания, состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
3.1.Основания начала административных процедур
Основанием для начала административных действий по предоставлению муниципальной услуги являются:
- в случае, если Заявитель - юридическое лицо, основанием является запрос, который оформляется в виде официального письма организации, подписанного руководителем;
- в случае, если Заявитель - физическое лицо: при личном обращении или направлении запроса по каналам электронной связи в архивные отделы Управления или МФЦ Заявитель оформляет запрос в произвольной форме или в виде анкеты о предоставлении необходимой архивной информации и копии архивных документов в бумажном виде в единственном экземпляре (приложения 2 - 7 к настоящему административному регламенту).
3.2.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур
3.2.1.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация запроса о предоставлении архивной информации или копий архивных документов;
- рассмотрение запроса начальником архивного отдела, определение ответственного должностного лица архивного отдела, ответственного за исполнение запроса, передача запроса на исполнение;
- анализ тематики запроса, принятие решения о возможности (невозможности) исполнения запроса;
- принятие решения ответственным должностным лицом архивного отдела о возможности исполнения запроса;
- принятие решения ответственным должностным лицом архивного отдела об отказе в приеме документов;
- принятие решения ответственным должностным лицом архивного отдела об отказе в предоставлении муниципальной услуги, в том числе направление запроса Заявителя по принадлежности в государственные, муниципальные архивы Удмуртской Республики, другие органы и организации Удмуртской Республики, при наличии у них архивных документов, необходимых для его исполнения;
- подготовка и направление ответа Заявителю.
3.2.2.Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в приложении N 1 к настоящему административному регламенту.
3.3.Описание последовательности действий при приеме и регистрации запроса о предоставлении архивной информации или копий архивных документов
3.3.1.Основанием начала данного административного действия по предоставлению муниципальной услуги является поступление запроса в архивный отдел Управления, оформленного в соответствии с пунктами 2.6.1, 2.6.5 настоящего административного регламента.
3.3.2.Запрос может быть доставлен непосредственно Заявителем либо его представителем, полномочия которого оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, поступить по каналам почтовой или электронной связи, через МФЦ.
3.3.3.Регистрации подлежат все поступившие запросы независимо от способа их поступления. При поступлении запроса посредством электронных каналов связи он распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке аналогично запросу, полученному на бумажном носителе.
3.3.4.Поступившие запросы Заявителей о предоставлении архивной информации или копий архивных документов регистрируются ответственным должностным лицом архивного отдела, в установленном порядке в день поступления в регистрационной базе данных. Срок регистрации запроса Заявителя составляет 15 минут.
3.3.5.При регистрации запросу присваивается соответствующий регистрационный номер. В случае если Заявитель обратился с несколькими запросами по разным вопросам, каждое обращение регистрируется отдельно.
3.3.6.По желанию Заявителя при приеме и регистрации запроса на втором экземпляре заявления ответственное должностное лицо архивного отдела проставляет отметку о принятии с указанием регистрационного номера и даты регистрации.
3.3.7.Результатом данного административного действия является регистрация поступившего запроса и его передача на рассмотрение начальнику архивного отдела.
3.4.Описание последовательности действий при рассмотрении запроса начальником архивного отдела, определении ответственного должностного лица архивного отдела, передаче запроса на исполнение
3.4.1.Основанием начала данного административного действия является поступление зарегистрированного запроса на рассмотрение начальнику архивного отдела.
3.4.2.Зарегистрированный запрос не позднее рабочего дня, следующего за днем его регистрации, передается ответственным должностным лицом архивного отдела, в порядке делопроизводства начальнику архивного отдела.
3.4.3.Начальник архивного отдела в течение рабочего дня определяет срок исполнения и определяет ответственное должностное лицо архивного отдела за его исполнение. Срок исполнения запроса не может превышать 30 дней со дня регистрации запроса.
3.4.4.После рассмотрения запроса начальником архивного отдела Управления - запрос в течение 1 рабочего дня передается ответственному должностному лицу архивного отдела, ответственному за его исполнение.
3.4.5.Результатом данного административного действия является передача запроса начальником архивного отдела ответственному должностному лицу архивного отдела.
3.5.Описание последовательности действий при анализе тематики запроса, принятии решения о возможности
(невозможности) исполнения запроса
3.5.1.Основанием начала данного административного действия является передача запроса начальником архивного отдела ответственному должностному лицу архивного отдела.
3.5.2.Ответственное должностное лицо архивного отдела обязано провести анализ тематики поступившего запроса с использованием имеющихся справочно-поисковых средств (архивных справочников) в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса Заявителя.
В ходе анализа определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- правомочность получения Заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;
- место хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- место нахождения, адрес государственного, муниципального архива Удмуртской Республики, органа и организации Удмуртской Республики, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности (в случае отсутствия архивной информации и архивных документов в Управлении, необходимых для исполнения запроса).
3.5.3.По итогам анализа ответственное должностное лицо архивного отдела принимает решение:
- о возможности исполнения запроса (административные процедуры предусмотрены п. 3.6 настоящего административного регламента);
- об отказе в приеме документов по основаниям, указанным в п. 2.7 настоящего административного регламента (административные процедуры предусмотрены п. 3.7 настоящего административного регламента);
- об отказе в предоставлении муниципальной услуги согласно п. 2.9 настоящего административного регламента (административные процедуры предусмотрены п. 3.8 настоящего административного регламента), в том числе о направлении запроса Заявителя по принадлежности в государственные, муниципальные архивы Удмуртской Республики, другие органы и организации Удмуртской Республики, при наличии у них архивных документов и (или) архивной информации, необходимых для его исполнения.
3.5.4.Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 10 рабочих дней.
3.5.5.Результатом административного действия является определение возможности (невозможности) исполнения запроса.
3.6.Описание последовательности действий в случае принятия решения ответственным должностным лицом архивного отдела о возможности исполнения запроса
3.6.1.Основанием начала данного административного действия является определение возможности исполнения запроса.
3.6.2.По итогам анализа тематики поступившего запроса Заявителя и определения возможности исполнения ответственное должностное лицо архивного отдела готовит проект сопроводительного письма, ответа (документа) в соответствии с тематикой запроса и п. 2.3 настоящего административного регламента.
3.6.3.Подписанный начальником архивного отдела ответ отправляется по назначению.
3.6.4.В зависимости от способа, выбранного Заявителем, ответ может быть получен им лично (или уполномоченным Заявителем лицом) по месту обращения либо направлен ему посредством почтовой или электронной связи, обеспечивающим при необходимости конфиденциальность. Архивная справка, архивная выписка, подписанная электронной цифровой подписью или ее аналогом, может быть направлена Заявителю посредством электронных каналов связи при условии, что запрос поступил по электронным каналам связи и заверен электронной цифровой подписью, позволяющей идентифицировать личность Заявителя.
3.6.5.Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 10 рабочих дней.
3.6.6.Результатом административного действия является направление ответа (предоставление муниципальной услуги) Заявителю.
3.7.Описание последовательности действий в случае принятия решения ответственным должностным лицом архивного отдела об отказе в приеме документов
3.7.1.Основанием начала данного административного действия является передача запроса начальником архивного отдела ответственному должностному лицу архивного отдела.
3.7.2.Ответственное должностное лицо архивного отдела обязано провести анализ поступившего запроса на наличие в нем оснований, указанных в п. 2.7 настоящего административного регламента.
3.7.3.В случае выявления в запросе Заявителя оснований для отказа в приеме документов (п. 2.7 настоящего административного регламента) ответственное должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и подготовить проект письма Заявителю об отказе в приеме документов.
3.7.4.Подписанное начальником архивного отдела письмо отправляется по назначению.
3.7.5.В зависимости от способа, выбранного Заявителем, письмо может быть получено им лично (или уполномоченным Заявителем лицом) по месту обращения либо направлено ему посредством почтовой или электронной связи, обеспечивающим при необходимости конфиденциальность. Письмо, подписанное электронной цифровой подписью или ее аналогом, может быть направлено Заявителю посредством электронных каналов связи при условии, что запрос поступил по электронным каналам связи и заверен электронной цифровой подписью, позволяющей идентифицировать личность Заявителя.
3.7.6.Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 10 рабочих дней.
3.7.7.Результатом административного действия является направление письма Заявителю об отказе в приеме документов.
3.8.Описание последовательности действий в случае