Приложение к Постановлению от 28.05.2012 г № 226 Порядок
Порядок работы с документами в электронной форме в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов удмуртской республики I. общие положения
1.В системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее - СМЭД) межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями.
2.Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Удмуртской Республики, герба муниципального образования в Удмуртской Республике, эмблемы государственных учреждений Удмуртской Республики, муниципальных учреждений в Удмуртской Республике.
3.Электронные образы документов создаются в случаях, когда создание электронных документов невозможно, а работа с электронными образами документов не противоречит законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.
4.При осуществлении межведомственного электронного документооборота используются следующие форматы файлов:
1) для электронных документов - doc, xls, а в случаях, когда создание указанных форматов файлов невозможно, - rtf, txt;
2) для электронных образов документов - pdf, а в случаях, когда создание указанного формата файла невозможно, - jpg, tiff, png.
По предварительному согласованию между участниками СМЭД могут использоваться и иные форматы файлов.
5.Для подписания электронных документов (заверения электронных образов документов) участников СМЭД используются электронные подписи сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись в СМЭД.
При осуществлении межведомственного электронного документооборота не допускается обмен неутвержденными (неподписанными) документами, которые согласно правилам делопроизводства подлежат утверждению (подписанию).
6.Каждый файл, входящий в сообщение, подписывается электронной подписью с помощью средства электронной подписи путем формирования отдельного криптографического сообщения в виде отдельного файла.
7.Формирование и проверка электронной подписи осуществляются в соответствии с Порядком применения электронной подписи при межведомственном электронном взаимодействии, утверждаемым оператором региональной системы межведомственного электронного взаимодействия в Удмуртской Республике, определенным Правительством Удмуртской Республики.
8.При передаче и хранении документов в электронной форме вместе с ними передаются (хранятся) их регистрационные данные.
9.При передаче электронного сообщения от одного участника СМЭД другому сообщение преобразуется в XML-документ с описанием реквизитов сообщения и вложенных файлов.
10.В случае невозможности передачи документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи допускается передача указанных документов на оптическом (электронном) носителе или по другим согласованным каналам связи, при этом порядок использования электронной подписи и шифрования не изменяется, а порядок и сроки передачи документов в электронной форме определяются оператором СМЭД. Документы в электронной форме на магнитном (электронном) носителе могут доставляться специальной (фельдъегерской) почтовой связью или уполномоченным представителем (курьером) отправителя электронных документов.
II.Работа с входящими документами в электронной форме
11.Документы в электронной форме, поступающие участнику СМЭД, проходят первичную обработку и регистрацию.
12.Первичная обработка поступивших документов в электронной форме включает расшифровку и проверку подлинности электронной подписи, проверку правильности доставки электронных сообщений (правильность адресата) и наличия документов и приложений к ним (проверку полноты вложений).
13.Регистрация (учет) документов в электронной форме осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству участника СМЭД.
14.Участник СМЭД обязан регистрировать входящие документы в электронной форме, поступившие посредством СМЭД, в день их поступления.
15.Документы в электронной форме, поступившие после окончания рабочего дня или в нерабочие дни, регистрируются в течение следующего рабочего дня.
16.Проверка наличия вновь поступивших электронных сообщений осуществляется по следующему правилу: первый раз - в начале рабочего дня (не позднее 30 минут после начала), в течение рабочего дня с интервалом не более 30 минут, последний раз - в конце рабочего дня (менее чем за 30 минут перед концом рабочего дня).
III.Работа с исходящими документами в электронной форме
17.Подготовленные электронные документы подписываются электронной подписью сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись для подписания электронных документов в СМЭД и наделенных правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.
18.Отправитель электронного образа документа заверяет электронный образ документа электронной подписью и обеспечивает соответствие содержания электронного образа содержанию подлинника документа на бумажном носителе.
19.Документы в электронной форме, подлежащие отправке, должны отправляться в день их подписания или в течение первого часа следующего рабочего дня.
IV.Уведомления смэд
20.С целью предупреждения конфликтных ситуаций, возникающих вследствие отрицания участниками СМЭД факта отправки и получения электронных сообщений, используется функционал СМЭД, обеспечивающий получение отправителем электронного сообщения следующих типов уведомлений:
1) в информационных системах электронного документооборота - о получении документа, о регистрации документа, об исполнении документа, о пересылке документа в другую организацию;
2) в информационных системах электронной почты - о доставке документа, о прочтении документа.
Отправка указанных уведомлений осуществляется в течение 1 часа с момента их создания.
V.Работа с бумажными копиями документов в электронной форме
21.Документ в электронной форме может быть распечатан при необходимости получения его бумажной копии.
22.Заверение бумажной копии документа в электронной форме и обеспечение взаимного соответствия исходного документа в электронной форме и его бумажной копии осуществляется сотрудниками участника СМЭД, уполномоченными заверять бумажные копии документов в электронной форме, с указанием:
1) на то, что исходным документом является документ в электронной форме;
2) сведений о результате проверки электронной подписи.
23.Бумажная копия документа в электронной форме должна содержать следующую информацию:
1) всю информацию из соответствующего документа в электронной форме;
2) оттиск штампа с текстом (или собственноручную запись с текстом) "копия документа в эл. форме верна, определен положительный результат проверки электронной подписи";
3) ФИО подписавшего электронный документ (заверившего электронный образ документа) электронной подписью;
4) дату подписания электронного документа (заверения электронного образа документа) электронной подписью;
5) собственноручную подпись, должность и ФИО сотрудника участника СМЭД, уполномоченного заверять бумажные копии документов в электронной форме;
6) дату заверения бумажной копии документа в электронной форме;
7) оттиск печати участника СМЭД, которая должна содержать:
наименование участника СМЭД;
текст "Для заверения копий документов в эл. форме";
8) указание о месте нахождения подлинника документа в виде оттиска штампа с текстом (или собственноручную запись с текстом) "Подлинник документа находится в деле (наименование участника СМЭД) N ____ за ________г.".
24.Указанная в пункте 23 настоящего Порядка информация размещается на свободном месте последней страницы бумажной копии документа в электронной форме под текстом документа. Дополнительная заверяющая подпись без расшифровки фамилии и должности ставится на каждой странице листа, на которой размещена информация документа в электронной форме.
25.Допускается скрепление листов многостраничных документов с одновременным заверением:
1) первой страницы документа подписью сотрудника участника СМЭД, уполномоченного заверять бумажные копии документов в электронной форме, без расшифровки фамилии и должности;
2) последней страницы документа информацией, указанной в пункте 23 настоящего Порядка.
Место скрепления заверяется печатью и подписью сотрудника участника СМЭД, уполномоченного заверять бумажные копии документов в электронной форме.