Приложение к Постановлению от 19.06.2012 г № 18/80 Административный регламент
Административный регламент архивного управления администрации города Глазова по предоставлению муниципальной услуги «Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав архивного фонда удмуртской республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела» I. общие положения
1.Административным регламентом по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела" (далее - Административный регламент) регулируется порядок предоставления муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи организациям, в установленном порядке включенным в список организаций - источников комплектования архивного управления Администрации города Глазова (далее - источники комплектования) и организациям, не являющимся источниками комплектования архивного управления Администрации города Глазова в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела (далее - муниципальная услуга).
Описание заявителей
2.Получателями муниципальной услуги выступают организации - источники комплектования архивного управления Администрации города Глазова и организации, не являющиеся источниками комплектования (далее - Заявители).
3.Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
Наименование муниципальной услуги
4.Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела.
Наименование муниципального органа,
предоставляющего муниципальную услугу
5.Предоставление муниципальной услуги осуществляется Администрацией города Глазова. Организация предоставления муниципальной услуги обеспечивается архивным управлением Администрации города Глазова (далее - Управление).
6.При предоставлении муниципальной услуги осуществляется взаимодействие с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями всех форм собственности.
Результат предоставления муниципальной услуги
7.Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- оказание консультации по вопросам архивного дела и делопроизводства;
- выдача методической литературы по вопросам архивного дела и делопроизводства;
- проведение семинаров, лекций по вопросам архивного дела и делопроизводства;
- представление документов организаций - источников комплектования Управления на рассмотрение Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - ЭПМК Комитета) или представление документов организаций, не являющихся источниками комплектования, на рассмотрение Экспертно-методической комиссии Управления (далее - ЭМК Управления).
Сроки предоставления муниципальной услуги
8.Муниципальная услуга предоставляется в срок, не превышающий 30 рабочих дней со дня регистрации документов, не считая времени ожидания документов от Заявителя после устранения выявленных нарушений.
Время ожидания Заявителя в очереди при подаче документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, для предоставления муниципальной услуги, при получении информации и результата муниципальной услуги не может превышать 30 минут, а при предварительной записи на прием - не может превышать 15 минут.
Продолжительность приема у ответственного должностного лица не должна превышать 10 минут, если не требуется консультация о правилах подготовки нормативно-методических документов по организации деятельности архивов и служб документационного обеспечения управления, представленных источниками комплектования.
9.Сроки прохождения отдельных административных процедур:
- прием и регистрация документов о предоставлении муниципальной услуги - в день их поступления;
- рассмотрение начальником Управления и передача на исполнение ответственному должностному лицу - не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации документов (срок рассмотрения - 10 минут на каждый официальный документ);
- выдача методической литературы - в течение 1 рабочего дня;
- подготовка и организация семинара, лекции - не более 30 рабочих дней с момента регистрации заявки (заявления);
- оказание консультации - в течение 1 рабочего дня в устной форме обратившимся лично или посредством телефонной связи, в течение 5 рабочих дней - на заявку (заявление), поступившее по почте, в электронном виде, по сети Интернет;
- проверка комплектности и правильности оформления документов, представленных для рассмотрения ЭПМК Комитета (ЭМК Управления) в соответствии с пунктом 15 настоящего Административного регламента - в течение 3 рабочих дней.
Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
10.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 31, ст. 4196);
- Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);
- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (далее - Правила) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 14 мая, N 20);
- Закон Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года N 36-РЗ "Об архивном деле в Удмуртской Республике" ("Известия Удмуртской Республики", 2005, 19 июля; 2006, 28 декабря; 2010, 14 мая);
- Устав г. Глазова, принятый решением Городской Думы г. Глазова N 461 от 30 июня 2005 года;
- Положение об архивном управлении Администрации города Глазова, утвержденное распоряжением Главы Администрации города Глазова N 56/од от 17 ноября 2006 года.
Исчерпывающий перечень документов, необходимых
в соответствии с законодательными или иными нормативными
правовыми актами для предоставления муниципальной услуги
11.Для получения муниципальной услуги Заявителями представляются следующие документы:
- заявка (заявление) об оказании методической и практической помощи, подписанная руководителем организации (приложение N 1);
- сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации или его заместителем к документам (приложение N 2);
- проект индивидуальной номенклатуры дел в 2 экземплярах (приложение N 3);
- проект инструкции по делопроизводству в 2 экземплярах;
- проект положения об архиве в 2 экземплярах;
- проект положения о Центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) или экспертной комиссии (далее - ЭК) в 2 экземплярах;
- описи дел по личному составу, подлежащих переводу на постоянное хранение в 4 экземплярах (приложение N 4);
- описи дел по личному составу (личных дел) в 3 экземплярах (приложение N 5);
- описи дел постоянного хранения в 4 экземплярах (приложение 6, 7.1 - 7.6 );
- справочный аппарат к описям (титульный лист к каждому экземпляру описи, предисловие, при необходимости - оглавление, указатели, список сокращенных слов, расшифровка терминов (при их наличии), составленный в соответствии с Правилами;
- акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (если в опись включен неполный объем документов), в 2 экземплярах (приложение N 8);
- выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации о согласовании документов, представленных на рассмотрение ЭПМК Комитета или ЭМК Управления, оформленная в соответствии с ГОСТ Р-6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденных постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст (далее - ГОСТ Р-6.30-2003).
12.Заявители представляют документы для предоставления муниципальной услуги:
- лично - по месту нахождения Управления;
- почтовым отправлением в адрес Управления;
- по электронным каналам связи.
13.Документы, указанные в пункте 11 настоящего Административного регламента, представленные в электронном виде, должны быть заверены электронной цифровой подписью руководителя организации или его заместителя.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа
в приеме документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги
14.Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги являются:
- поступление заявки (заявления) по вопросам, не входящим в компетенцию Управления;
- отсутствие в заявке (заявлении) или сопроводительном письме наименования организации, направившей заявку (заявление) или сопроводительное письмо, ее почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ и (или) информации для установления контакта;
- оформление представленных документов с нарушением требований Правил и ГОСТ Р-6.30-2003;
- отсутствие в Управлении методической литературы для предоставления муниципальной услуги;
- если должностное лицо, подписавшее заявку (заявление) или сопроводительное письмо, не обладает полномочиями по их подписанию;
- представление неполного количества экземпляров документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа
в предоставлении муниципальной услуги
15.Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги является составление представленных документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, с нарушением требований следующих нормативно-правовых актов:
- постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении "Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060);
- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 14 мая, N 20);
- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 года N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 5 ноября, N 45);
- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 12 ноября, N 46);
- приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2010, 20 сентября, N 38);
- приказа Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ признан не нуждающимся в государственной регистрации - письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 26.04.2010 N 01/6756-ДК);
- положений об организациях, уставов организаций, утвержденных в установленном порядке;
- типовых, примерных номенклатур дел и положений о ЦЭК (ЭК) и архиве, утвержденных в установленном порядке.
Размер платы, взимаемый с Заявителя при предоставлении
муниципальной услуги
16.Предоставление муниципальной услуги осуществляется на бесплатной основе.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов
о предоставлении муниципальной услуги и при получении
результата предоставления муниципальной услуги
17.Время ожидания Заявителя в очереди при подаче заявки (заявления) или сопроводительного письма с документами, указанными в пункте 11 настоящего Административного регламента, о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не может превышать 30 минут, а при предварительной записи на прием - не может превышать 15 минут.
Срок регистрации документов Заявителя о предоставлении
муниципальной услуги
18.Регистрация документов Заявителя о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день их поступления.
Требования к помещениям, в которых предоставляется
муниципальная услуга, к местам ожидания, информационным
стендам с образцами для заполнения и перечнем документов
для получения муниципальной услуги
19.Помещения для предоставления муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03". Помещения оборудуются противопожарной системой, средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций.
20.Вход в здание, где располагается Управление, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы Управления; вход и выход из помещений - соответствующими указателями с искусственным освещением в темное время суток. Рядом со зданием должны быть оборудованы места для парковки не менее пяти автотранспортных средств, в том числе не менее трех - для транспортных средств инвалидов. Доступ граждан к парковочным местам является бесплатным. Вход в здание оборудуется пандусом.
21.Прием Заявителей ведется ответственным должностным лицом Управления в порядке общей очереди либо по предварительной записи. Ответственное должностное лицо Управления обеспечивается личной нагрудной карточкой (бейджем) с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
22.Кабинет ответственного должностного лица Управления должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием номера кабинета, названия должности, фамилии, имени, отчества ответственного должностного лица Управления, осуществляющего предоставление муниципальной услуги. При отсутствии такой возможности помещение для непосредственного взаимодействия ответственного должностного лица Управления с Заявителями может быть организовано в виде отдельного рабочего места.
23.Рабочее место ответственного должностного лица Управления должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, должно соответствовать санитарным правилам и нормам. При организации приема документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.
24.Заявителям предоставляется возможность осуществить предварительную запись на прием по телефонам, указанным в пункте 30 настоящего Административного регламента. При предварительной записи Заявитель сообщает ответственному должностному лицу Управления желаемое время приема. При определении времени приема по телефону ответственное должностное лицо Управления обязано назначить время на основании графика уже запланированного времени приема граждан и времени, удобного Заявителю.
25.Помещения, предназначенные для ознакомления Заявителей с информацией, указанной в пункте 26 настоящего Административного регламента, места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для Заявителей, должны быть оборудованы визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах, обновляемой по мере изменения законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, изменения справочных сведений; стульями, столами, бланками заявлений и письменными принадлежностями.
26.На информационных стендах и в информационном терминале размещается следующая обязательная информация:
- график работы Управления;
- фамилия, имя, отчество начальника Управления;
- номера кабинетов, где осуществляются информирование (консультация) Заявителей и прием документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- фамилия, имя, отчество, должность ответственных должностных лиц Управления;
- номера справочных телефонов, почтовый адрес, адрес электронной почты Управления, адрес официального сайта;
- фамилия, имя, отчество должностных лиц, телефон, адрес и график работы Администрации города Глазова;
- фамилия, имя, отчество должностных лиц, телефон, адрес и график работы Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики;
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность Управления по предоставлению муниципальной услуги;
- настоящий Административный регламент (без приложений);
- образцы заявки (заявления), сопроводительного письма и документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- схема (блок-схема) последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги (приложение N 9).
27.Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах и в информационном терминале, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.
Показатели доступности и качества муниципальной услуги
28.Показателями доступности и качества оказания муниципальной услуги являются:
- обеспечение информирования Заявителей о месте нахождения и графике работы Управления;
- обеспечение информирования Заявителей о порядке оказания муниципальной услуги;
- своевременность приема Заявителей в Управлении;
- своевременность рассмотрения документов, представленных Заявителем;
- своевременность принятия решения о предоставлении муниципальной услуги или отказе в предоставлении муниципальной услуги.
29.Информация о порядке и ходе предоставления муниципальной услуги предоставляется ответственными должностными лицами Управления:
- непосредственно в Управлении;
- при обращении по телефону;
- в письменном виде по почте или электронным каналам связи;
- на информационных стендах и в информационном терминале.
30.Место нахождения Управления и его почтовый адрес: 427620, Удмуртская Республика, г. Глазов, ул. Пионерская, 1г, каб. 3.
Электронный адрес: arhiv@udm.net.
Skype: qlazov_arch.
Справочные телефоны: (34141)3-80-10, 6-80-20.
Факс: (34141)3-80-10.
Управление осуществляет прием Заявителей в соответствии со следующим графиком:
| Понедельник - среда | 09.00 - 17.00 (перерыв с 12.00 до 13.00) |
| Четверг - пятница | неприемные дни |
| Суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни | выходные дни |
31.Информирование (консультация) при личном обращении в Управление осуществляется начальником, главным (ведущим) специалистом-экспертом отдела комплектования Управления (далее - ответственное должностное лицо) на рабочем месте в соответствии с графиком работы Управления.
32.Ответственное должностное лицо обязано принять Заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе Заявителя на другой день или на другое время. В день назначенной встречи ответственное должностное лицо обязано обеспечить Заявителю возможность доступа к месту проведения информирования (консультации). Ответственное должностное лицо, осуществляющее устное информирование (консультацию), принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
33.Информирование (консультация) по телефону осуществляется ответственными должностными лицами, указанными в пункте 31 настоящего Административного регламента, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Управления (пункт 30 настоящего Административного регламента).
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Управления, фамилии, имени, отчестве, должности ответственного должностного лица, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки ответственное должностное лицо подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует Заявителя по интересующим его вопросам.
Время разговора не должно превышать 10 минут.
34.При ответах на телефонные звонки и устные обращения ответственное должностное лицо обязано предоставлять информацию по следующим вопросам:
- о графике работы Управления;
- о месте размещения на официальном сайте Администрации города Глазова информации о предоставлении муниципальной услуги;
- о требованиях к документам, предъявляемым на рассмотрение ЭПМК Комитета (ЭМК Управления);
- о сроке предоставления муниципальной услуги;
- об отказе в предоставлении муниципальной услуги;
- о текущей административной процедуре предоставления муниципальной услуги;
- о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.
35.Консультации проводятся по следующим вопросам:
- порядок оформления заявления, необходимого для предоставления муниципальной услуги;
- обеспечение сохранности документов Архивного фонда УР;
- организация экспертизы ценности документов;
- составление описей дел и научно-справочного аппарата к ним;
- составление инструкции по делопроизводству;
- составление номенклатуры дел;
- составление положений о ЦЭК (ЭК) и архиве;
- о порядке предоставления муниципальной услуги.
Во время разговора ответственное должностное лицо должно говорить четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.
36.При невозможности ответственного должностного лица, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) начальнику Управления, начальнику отдела по работе с ведомственными архивами Управления либо обратившемуся должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
37.Ответственное должностное лицо, осуществляющее устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, не вправе осуществлять консультирование, выходящее за рамки стандартных процедур и условий предоставления муниципальной услуги, и прямо или косвенно влиять на индивидуальное решение Заявителя.
38.Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, ответственное должностное лицо, осуществляющее информирование (консультацию), предлагает Заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначает удобное для Заявителя время для личного обращения непосредственно в Управление.
39.Письменное информирование (консультация) при обращении Заявителя в Управление осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой или путем размещения ответа на официальном сайте Администрации города Глазова в зависимости от способа обращения Заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении Заявителя.
Ответ на обращение Заявителя представляется в простой, четкой форме и должен содержать ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя.
Ответ подписывается начальником Управления (в его отсутствие - заместителем) и направляется Заявителю в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.
40.При информировании (консультации) в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя.
Все обращения исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления обращения.
41.Основными требованиями к информированию являются: достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, удобство и доступность получения информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность.
42.В случае возникновения каких-либо вопросов или недоразумений при приеме документов или в процессе предоставления муниципальной услуги, Заявитель вправе обратиться к начальнику Управления (в его отсутствие - заместителю). В случае невозможности принять Заявителя незамедлительно, предусматривается возможность приема его начальником Управления по предварительной записи, которая производится в тот же день.
Личный прием граждан осуществляется начальником Управления, его заместителем по местонахождению Управления каждый вторник с 14.00 часов до 16.00 часов.
43.Сведения о месте нахождения и графике работы Управления, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальных сайтах "Архивная служба Удмуртии" www.gasur.ru, Администрации города Глазова glazov-gov.ru.
Кроме того, на официальном сайте Администрации города Глазова glazov-zov.ru размещаются текст настоящего Административного регламента (полная версия); извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги.
44.Размещение информации о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется также в государственной информационной системе Удмуртской Республики "Портал государственных и муниципальных услуг (функций)" www.mfc18.ru.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
45.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация заявки (заявления) о предоставлении муниципальной услуги или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента;
- рассмотрение заявки (заявления) или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента, принятие решения начальником Управления;
- выдача методической литературы;
- подготовка и организация семинара, лекции;
- проведение семинара, лекции;
- подготовка консультации;
- проведение консультации;
- проверка комплектности и правильности оформления документов, представляемых для рассмотрения ЭПМК Комитета (ЭМК Управления);
- составление заключения о качестве представленных документов и подготовка документов к рассмотрению на ЭПМК Комитета или ЭМК Управления.
46.Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в приложении N 9.
Описание последовательности действий при приеме
и регистрации заявки (заявления) о предоставлении
муниципальной услуги или сопроводительного письма
к документам, указанным в пункте 11 настоящего
Административного регламента
47.Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является представление в Управление заявки (заявления) с просьбой о проведении консультации, семинара, лекции и выдаче методической литературы или сопроводительного письма о рассмотрении документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента.
48.Прием и регистрацию заявки (заявления) или документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, с сопроводительным письмом осуществляет должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства в Управлении в день их поступления.
49.Заявка (заявление) или сопроводительное письмо к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента, регистрируется в журнале входящей документации с проставлением регистрационного номера.
По желанию Заявителя при приеме и регистрации заявки (заявления) или сопроводительного письма на втором экземпляре должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию, проставляет отметку о принятии заявки (заявления), документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, с сопроводительным письмом с указанием регистрационного номера и даты регистрации.
50.После регистрации заявки (заявления) или сопроводительного письма к документам ответственное должностное лицо передает заявку (заявление) или документы, указанные в пункте 11 настоящего Административного регламента с сопроводительным письмом, начальнику Управления.
Описание последовательности действий при рассмотрении
заявки (заявления) или сопроводительного письма
к документам, указанным в пункте 11 настоящего
Административного регламента, принятие решения
начальником Управления
51.Зарегистрированная заявка (заявление) или сопроводительное письмо не позднее рабочего дня, следующего за днем его регистрации, передается ответственным должностным лицом в порядке делопроизводства на рассмотрение начальнику Управления.
52.Начальник Управления в течение рабочего дня проставляет визу с указанием ответственного должностного лица за предоставление муниципальной услуги и определяет срок предоставления муниципальной услуги (срок рассмотрения - 10 минут на каждый официальный документ).
53.После рассмотрения начальником Управления заявка (заявление) или сопроводительное письмо с резолюцией передаются ответственному должностному лицу на исполнение.
Описание последовательности действий
при выдаче методической литературы
54.Ответственное должностное лицо определяет перечень методической литературы.
55.Ответственное должностное лицо регистрирует методическую литературу в журнале регистрации выдачи методической литературы во временное пользование (далее - журнал регистрации) в течение 30 минут.
56.Заявитель расписывается в журнале регистрации в получении методической литературы.
57.Ответственное должностное лицо выдает методическую литературу Заявителю.
58.Данная административная процедура осуществляется в течение 1 рабочего дня.
Описание последовательности действий
при подготовке и организации семинара, лекции
59.Ответственное должностное лицо в течение 1 рабочего дня определяет тему семинара, лекции в соответствии с заявкой (заявлением).
60.Ответственное должностное лицо составляет и согласовывает с начальником Управления в течение 5 рабочих дней программу проведения семинара, лекции.
61.Ответственное должностное лицо должно согласовать с Заявителем сроки и место проведения семинара, лекции за 7 дней до начала семинара, лекции.
62.Проведенный семинар, лекция регистрируется ответственным должностным лицом в журнале регистрации семинаров и лекций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, проведенных сотрудниками Управления для организаций города Глазова с указанием даты, названия организации, ФИО, должности обратившегося и краткого содержания семинара, лекции.
63.Данная административная процедура осуществляется в срок не более 30 рабочих дней с момента регистрации заявки (заявления).
Описание последовательности действий
при оказании консультации
64.Ответственное должностное лицо в течение 1 рабочего дня определяет тему консультации в соответствии с заявкой (заявлением).
65.Консультация проводится по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела.
66.Консультация предоставляется в течение 1 рабочего дня в устной форме обратившимся лично или посредством телефонной связи. На заявку (заявление) поступившее по почте, в электронном виде, по сети Интернет - в течение 5 рабочих дней.
67.Ответственное должностное лицо в течение 20 минут регистрирует оказание консультации в журнале учета консультаций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, проведенных сотрудниками Управления для организаций города Глазова с указанием даты, названия организации, ФИО, должности обратившегося и краткого содержания консультации.
Описание последовательности действий при проверке
комплектности и правильности оформления документов,
представляемых на рассмотрение ЭПМК Комитета
(ЭМК Управления)
68.Ответственное должностное лицо в течение 3 рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента.
69.Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полной комплектности, ответственное должностное лицо готовит документы к представлению на рассмотрение ЭПМК Комитета, ЭМК Управления.
70.При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пунктах 14, 15 настоящего Административного регламента, ответственное должностное лицо информирует об этом Заявителя по телефону не позднее 3 дней со дня поступления документов. Ответственное должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, согласовывает дату и время консультации по устранению нарушений. Информирование по просьбе организации может осуществляться письменно путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или путем размещения ответа на официальных сайтах, в зависимости от способа доставки ответа, указанного Заявителем. Письменная информация подписывается начальником Управления.
71.Если организация в течение 30 календарных дней с момента регистрации представит документы, надлежащим образом оформленные и в полной комплектности, повторяются административные процедуры, указанные в пунктах 45 - 50, 68 - 71 настоящего Административного регламента.
72.Если по истечении 30 календарных дней с момента регистрации, организация не представит в Управление надлежащим образом оформленные и в полной комплектности документы, ответственное должностное лицо не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения тридцатидневного срока ожидания) возвращает представленные документы Заявителю по почте, уведомив об этом по телефону, или непосредственно в руки представителю Заявителя. При этом ответственное должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений.
IV.Формы контроля за исполнением
Административного регламента
Требования к порядку и формам контроля
за предоставлением муниципальной услуги
73.Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления на основе принятия своевременных мер по безусловному предоставлению муниципальной услуги, повышение ответственности и исполнительской дисциплины муниципальных служащих Управления.
74.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав Заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения Заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления.
75.Контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляется в следующих формах:
- текущий контроль;
- внутриведомственный контроль;
- контроль со стороны граждан.
76.Система контроля предоставления муниципальной услуги включает в себя:
- организацию контроля за исполнением административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;
- проверку хода и качества предоставления муниципальной услуги;
- учет и анализ результатов исполнительской дисциплины муниципальных служащих Управления.