Приложение к Постановлению от 27.07.2012 г № 979 Административный регламент
Административный регламент архивного отдела администрации муниципального образования «Балезинский район» по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов» I. общие положения предмет регулирования
1.Административный регламент архивного отдела Администрации муниципального образования "Балезинский район" (далее - архивный отдел) по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов" (далее - Административный регламент) регулирует порядок предоставления муниципальной услуги по информационному обеспечению граждан и организаций на основе документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела, порядок взаимодействия между должностными лицами архивного отдела, организациями при предоставлении муниципальной услуги в целях повышения качества информационного обеспечения физических и юридических лиц.
Описание заявителей
2.Получателями муниципальной услуги выступают:
физические лица (граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства);
юридические лица (далее - Заявители).
3.Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.
Порядок информирования о предоставлении
муниципальной услуги
4.Информация о порядке и ходе предоставления муниципальной услуги предоставляется должностными лицами архивного отдела:
непосредственно в архивном отделе;
при обращении по телефону;
в письменном виде по почте или электронным каналам связи;
посредством размещения на официальном сайте муниципального образования "Балезинский район" www.balezino.udmurt.ru;
на информационных стендах.
5.Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес: ул. Кирова, 2, п. Балезино, Удмуртская Республика, 427550.
Электронный адрес: e-mail: arhiv.balezino@mail.ru
Телефон: (8-341-66)5-15-85.
Архивный отдел осуществляет прием документов для предоставления муниципальной услуги в соответствии со следующим графиком работы:
| Понедельник - пятница | 07.48 - 17.00 (перерыв с 12.00 до 13.00) |
| Суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни | выходные дни |
6.Информирование (консультация) при личном обращении в архивный отдел осуществляется должностным лицом архивного отдела, ответственным за исполнение запросов (далее - ответственное должностное лицо), на рабочем месте в соответствии с графиком работы архивного отдела (пункт 5 настоящего Административного регламента).
7.Ответственное должностное лицо обязано принять Заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе Заявителя на другой день или на другое время. В день назначенной встречи ответственное должностное лицо обязано обеспечить Заявителю возможность доступа к месту проведения информирования (консультации). Ответственное должностное лицо, осуществляющее устное информирование (консультацию), принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
8.Информирование (консультация) по телефону осуществляется ответственным должностным лицом, указанным в пункте 6 настоящего Административного регламента, по телефону в соответствии с графиком работы архивного отдела (пункт 5 настоящего Административного регламента).
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании архивного отдела, в который позвонил Заявитель, фамилии, имени, отчестве, должности ответственного должностного лица, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки ответственное должностное лицо подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует Заявителя по интересующим его вопросам. Время разговора не должно превышать 10 минут.
9.При ответах на телефонные звонки и устные обращения ответственное должностное лицо обязано предоставлять информацию по следующим вопросам:
о графике работы архивного отдела;
о месте размещения на официальном сайте информации о предоставлении муниципальной услуги;
по разъяснению установленного порядка предоставления муниципальной услуги;
о требованиях к документам, предъявляемым для предоставления муниципальной услуги;
о сроке предоставления муниципальной услуги;
об отказе в предоставлении муниципальной услуги;
о текущей административной процедуре муниципальной услуги;
о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.
10.При невозможности ответственного должностного лица, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на начальника архивного отдела (в его отсутствие - на должностное лицо, исполняющее его обязанности).
11.Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, ответственное должностное лицо, осуществляющее информирование (консультацию), предлагает Заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначает удобное для Заявителя время для личного обращения непосредственно в архивный отдел.
12.Письменное информирование (консультация) при обращении Заявителя в архивный отдел осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой или путем размещения ответа на официальном сайте муниципального образования "Балезинский район" в зависимости от способа обращения Заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении Заявителя.
Начальник архивного отдела (в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее его обязанности) для подготовки ответа определяет должностное лицо - исполнителя в соответствии с его должностной инструкцией. Ответ на обращение Заявителя предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя.
Ответ подписывается начальником архивного отдела (в его отсутствие - должностным лицом, исполняющим его обязанности) и направляется Заявителю в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.
13.При информировании (консультации) по обращениям, направленным через официальный сайт муниципального образования "Балезинский район" www.balezino.udmurt.ru, ответ размещается на указанном сайте в разделе "Муниципальные услуги".
При информировании (консультации) в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя.
Все обращения исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления обращения.
14.Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, удобство и доступность получения информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность.
15.В случае появления каких-либо вопросов или недоразумений при приеме документов или в процессе предоставления муниципальной услуги Заявитель вправе обратиться к начальнику архивного отдела (в его отсутствие - должностному лицу, исполняющему его обязанности).
Прием граждан начальником архивного отдела осуществляется ежедневно в соответствии с графиком работы архивного отдела, указанного в пункте 5 настоящего Административного регламента.
В случае невозможности принять Заявителя незамедлительно предусматривается возможность предварительной записи, которая производится в тот же день.
16.Сведения о месте нахождения и графике работы архивного отдела, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальных сайтах муниципального образования "Балезинский район": www.balezino.udmurt.ru и "Архивная служба Удмуртии": www.gasur.ru. Кроме того, на официальном сайте муниципального образования "Балезинский район" размещаются текст настоящего Административного регламента (полная версия), извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги.
17.Размещение информации о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется также в государственной информационной системе Удмуртской Республики "Портал государственных и муниципальных услуг (функций)": www.mfc18.ru.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
Наименование муниципальной услуги
18.Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов.
Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
19.Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом Администрации муниципального образования "Балезинский район" (далее - архивный отдел).
20.При предоставлении муниципальной услуги осуществляется взаимодействие с государственными, муниципальными архивами Удмуртской Республики, с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, находящимися на территории Удмуртской Республики (далее - другие органы и организации Удмуртской Республики), при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запросов Заявителей.
Результат предоставления муниципальной услуги
21.Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
архивная справка;
архивная выписка;
копия архивного документа;
письмо с уведомлением о направлении запроса на исполнение по принадлежности в государственные, муниципальные архивы Удмуртской Республики, другие органы и организации Удмуртской Республики;
письмо с отрицательным ответом с объяснением причин отказа.
Сроки предоставления муниципальной услуги
22.Муниципальная услуга предоставляется в 30-дневный срок с момента регистрации запроса Заявителя. При наличии причин, не позволяющих подготовить ответ на запрос Заявителя в установленный срок, может быть продлен срок предоставления муниципальной услуги не более чем на 30 дней, о чем письменно уведомляется Заявитель.
23.При поступлении запроса Заявителя, ответ на который не может быть дан без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архивный отдел в течение 5 рабочих дней запрашивает у Заявителя необходимые сведения.
24.Запросы граждан, организаций, поступившие в архивный отдел, архивные документы для исполнения которых находятся в государственных, муниципальных архивах Удмуртской Республики, иных органах и организациях, находящихся на территории Удмуртской Республики, в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляются по принадлежности для исполнения и ответа, о чем уведомляется Заявитель.
25.Конкретные сроки прохождения отдельных административных процедур указаны в разделе III настоящего Административного регламента.
Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
26.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";
Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";
Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";
Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";
приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Закон Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года N 36-РЗ "Об архивном деле в Удмуртской Республике";
Закон Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года N 82-РЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела".
Исчерпывающий перечень документов, необходимых
в соответствии с законодательными или иными нормативными
правовыми актами для предоставления муниципальной услуги
27.Перечень документов, представляемых Заявителями для получения архивной информации, относящейся к общедоступной:
в случае если Заявитель - юридическое лицо, запрос оформляется в виде официального письма организации, подписанного руководителем;
в случае если Заявитель - физическое лицо:
при личном обращении в архивный отдел или многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг на территории Удмуртской Республики Заявитель оформляет запрос в произвольной форме или в виде анкеты о предоставлении необходимой информации в бумажном виде в единственном экземпляре (приложения 2 - 7 к настоящему Административному регламенту).
При заполнении запроса соблюдается следующий порядок:
запрос заполняется ручным способом (чернилами или пастой синего или черного цвета) или машинописным способом. В запросе с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. В запросе указываются следующие обязательные реквизиты:
фамилия, имя, отчество Заявителя (уполномоченного им лица);
полный почтовый адрес Заявителя;
электронный адрес Заявителя (при наличии);
фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашиваются сведения;
перечень запрашиваемых сведений;
способ получения сведений (лично, посредством почтовой связи);
дата составления запроса;
личная подпись Заявителя.
В случае если запрос заполнен машинописным способом, Заявитель дополнительно в нижней части запроса разборчиво от руки указывает свою фамилию, имя и отчество (полностью).
28.При личном обращении в архивный отдел запрос Заявителя оформляется с его слов, либо предъявленных личных документов посредством внесения сведений в автоматизированную базу данных и оформления карточки регистрации и учета исполнения запроса (карточки регистрации и учета исполнения тематического запроса) с обязательной личной подписью Заявителя (приложения 8 - 9 к настоящему Административному регламенту). Также Заявитель может оформить запрос о предоставлении необходимой информации в бумажном виде на бланке установленной формы (приложения 2 - 7 к настоящему Административному регламенту).
29.При обращении в архивный отдел посредством почтовой или электронной связи Заявитель направляет запрос в произвольной форме (содержащий обязательный перечень сведений, указанных в п. 27 настоящего Административного регламента) о предоставлении необходимой информации.
30.При обращении в архивный отдел посредством размещения на официальном сайте муниципального образования "Балезинский район" в сети Интернет Заявитель в разделе "Муниципальные услуги" заполняет Анкеты-заявления для направления запросов в архивный отдел.
По усмотрению Заявителя к запросу могут быть приложены копии (присоединены электронные образы) других документов (трудовой книжки, свидетельств и др.), позволяющих, на его взгляд, ускорить исполнение запроса.
31.Перечень документов, представляемых Заявителем для получения информации ограниченного доступа (конфиденциальной информации).
Для получения сведений, отнесенных к конфиденциальной информации, Заявитель дополнительно к документам, указанным в п. 27 настоящего Административного регламента, представляет:
документ, подтверждающий личность Заявителя;
документ, дающий право на получение сведений, отнесенных к конфиденциальной информации (письменное нотариально заверенное разрешение субъекта персональных данных, документ, подтверждающий прямые родственные связи и др.);
документ, подтверждающий полномочия Заявителя (официальное письмо, служебное удостоверение, доверенность, приказ, распоряжение).
Сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, предоставляются лично Заявителю или направляются ему посредством почтовых средств, обеспечивающих конфиденциальность.
Порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц) устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
32.Заявители представляют документы для предоставления муниципальной услуги:
лично
- по месту нахождения архивного отдела;
почтовым отправлением или с использованием электронных каналов связи
- в адрес архивного отдела;
на официальный сайт муниципального образования "Балезинский район": www.balezino.udmurt.ru в сети Интернет.
33.Запрещается требовать от получателей муниципальной услуги предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено Административным регламентом по предоставлению муниципальной услуги.
Запрещается требовать от получателей муниципальной услуги предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа
в приеме документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги
34.Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является:
отсутствие возможности прочтения письменного запроса;
содержание в запросах нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить Заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом на получение информации.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа
в предоставлении муниципальной услуги
35.Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:
отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества, почтового и/или электронного адреса Заявителя;
отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения;
отсутствие у Заявителя, истребующего информацию, содержащую персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;
отсутствие у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну или иную охраняемую федеральным законом тайну;
повторность запроса без указания новых доводов или обстоятельств. Начальник архивного отдела или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и предыдущие обращения направлялись в архивный отдел или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется Заявитель, направивший запрос.
Размер платы, взимаемой с Заявителя при предоставлении
муниципальной услуги, способы ее взимания
36.Предоставление муниципальной услуги архивным отделом осуществляется бесплатно.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса
о предоставлении муниципальной услуги и при получении
результата предоставления муниципальной услуги
37.Время ожидания Заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не может превышать 30 минут, а при предварительной записи на прием
- не может превышать 15 минут.
Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении
муниципальной услуги
38.Регистрация запроса Заявителя о предоставлении архивной информации и копий архивных документов осуществляется в день поступления. Срок регистрации запроса Заявителя составляет 15 минут.
Требования к помещениям, в которых предоставляется
муниципальная услуга, к местам ожидания, местам
для заполнения запросов о предоставлении муниципальной
услуги, информационным стендам с образцами для заполнения
и перечнем документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги
39.Помещения для предоставления муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2,4.1340-03". Помещения оборудуются противопожарной системой, средствами пожаротушения.
40.Прием граждан ведется должностным лицом архивного отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги (далее - ответственное должностное лицо), в порядке общей очереди либо по предварительной записи. Ответственное должностное лицо обеспечивается личной нагрудной карточкой (бейджем) с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
41.Кабинет ответственного должностного лица должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием номера кабинета и графика приема Заявителей.
42.Рабочее место ответственного должностного лица должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающими и сканирующими устройствами. При организации приема документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.
43.Заявителям предоставляется возможность осуществить предварительную запись на прием по телефону, указанному в пункте 5 настоящего Административного регламента. При предварительной записи Заявитель сообщает ответственному должностному лицу, осуществляющему предварительную запись, желаемое время приема. При определении времени приема по телефону ответственное должностное лицо архивного отдела обязано назначить время на основании графика уже запланированного времени приема граждан и времени, удобного Заявителю.
44.Помещения, предназначенные для ознакомления Заявителей с информацией, указанной в пункте 45 настоящего Административного регламента, места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для Заявителей, должны быть оборудованы визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах, обновляемой по мере изменения законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, изменения справочных сведений; стульями, столами, бланками заявлений и письменными принадлежностями.
45.На информационных стендах размещается следующая обязательная информация:
график работы архивного отдела;
фамилия, имя, отчество начальника архивного отдела;
номера кабинетов, где осуществляются информирование (консультация) Заявителей и прием документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги; фамилия, имя, отчество, должность ответственного должностного лица;
номера справочных телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты архивного отдела, адрес официального сайта;
извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
настоящий Административный регламент (без приложений);
образцы заявлений (приложения 2 - 7 к настоящему Административному регламенту);
схема (блок-схема) последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги (приложение 1 к настоящему Административному регламенту).
46.Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.
Показатели доступности и качества муниципальной услуги
47.Показателями доступности и качества оказания муниципальной услуги являются:
обеспечение информирования Заявителей о месте нахождения и графике работы архивного отдела;
обеспечение информирования Заявителей о порядке оказания муниципальной услуги;
своевременность приема Заявителей в архивном отделе;
своевременность рассмотрения запросов Заявителей;
своевременность принятия решения о предоставлении муниципальной услуги или отказе в предоставлении муниципальной услуги;
своевременность и оперативность исполнения запросов Заявителей (доля запросов, исполненных в законодательно установленный срок);
отсутствие жалоб на качество и своевременность предоставления муниципальной услуги.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
48.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация запроса о предоставлении архивной информации или копий архивных документов;
рассмотрение запроса начальником, определение должностного лица, ответственного за исполнение запроса, передача запроса на исполнение;
анализ тематики запроса, принятие решения о возможности исполнения запроса;
направление запроса Заявителя по принадлежности в государственный, муниципальный архивы Удмуртской Республики, в другие органы и организации Удмуртской Республики при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
подготовка и направление ответа Заявителю.
49.Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в приложении 4 к настоящему Административному регламенту.
Описание последовательности действий при приеме
и регистрации запроса о предоставлении архивной
информации или копий архивных документов
50.Основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги является поступление запроса в архивный отдел, оформленного в соответствии с пунктом 27 настоящего Административного регламента.
51.Запрос может быть доставлен непосредственно Заявителем либо его представителем, полномочия которого оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, поступить по каналам почтовой или электронной связи, на официальный сайт муниципального образования "Балезинский район" www.balezino.udmurt.ru в сети Интернет, через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.
52.Регистрации подлежат все поступившие запросы независимо от способа их поступления. При поступлении запроса посредством электронных каналов связи, на официальный сайт муниципального образования "Балезинский район": www.balezino.udmurt.ru в сети Интернет он распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке аналогично запросу, полученному на бумажном носителе.
53.Поступившие запросы Заявителей о предоставлении архивной информации или копий архивных документов регистрируются ответственным должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию документов, в установленном порядке в день поступления в автоматизированной регистрационной базе данных. Срок регистрации запроса Заявителя составляет 15 минут.
54.При регистрации запросу присваивается соответствующий регистрационный номер. В случае если Заявитель обратился с несколькими запросами по разным вопросам, каждое обращение регистрируется отдельно.
55.По желанию Заявителя при приеме и регистрации запроса на втором экземпляре заявления должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию, проставляет отметку о принятии с указанием регистрационного номера и даты регистрации.
Описание последовательности действий при рассмотрении
запроса руководителем, определении должностного лица,
ответственного за исполнение запроса, передаче
запроса на исполнение
56.Зарегистрированный запрос не позднее рабочего дня, следующего за днем его регистрации, передается должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию, в порядке делопроизводства начальнику архивного отдела (в его отсутствие - должностному лицу, исполняющему его обязанности).
57.Начальник архивного отдела (в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее его обязанности) в течение рабочего дня определяет срок исполнения и должностное лицо, ответственное за исполнение запроса. Срок исполнения запроса не может превышать 30 дней со дня регистрации запроса. В исключительных случаях начальник архивного отдела (в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее его обязанности) вправе продлить срок исполнения запроса на срок не более 30 дней, уведомив об этом Заявителя.
58.Запросы органов государственной власти, органов местного самоуправления о предоставлении архивной информации или копий архивных документов, необходимых им для осуществления своих полномочий, рассматриваются начальником архивного отдела (в его отсутствие - должностным лицом, исполняющим его обязанности) в день поступления.
59.После регистрации и рассмотрения начальником архивного отдела (в его отсутствие - должностным лицом, исполняющим его обязанности) запрос с резолюцией в течение 1 рабочего дня передается должностному лицу, ответственному за его исполнение.
Описание последовательности действий при анализе тематики
запроса, принятии решения о возможности исполнения запроса
60.Должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, обязано провести анализ тематики поступившего запроса с использованием имеющихся справочно-поисковых средств (архивных справочников) в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса Заявителя.
В ходе анализа определяются:
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
правомочность получения Заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;
место хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
место нахождения, адрес государственного, муниципального архивов Удмуртской Республики, органа и организации Удмуртской Республики, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности (в случае отсутствия архивных документов, необходимых для исполнения запроса).
61.При выявлении недостаточности сведений, необходимых для исполнения запроса, или нечетко, неправильно сформулированного запроса должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, в течение 5 рабочих дней готовит письменный запрос об уточнении и дополнении запроса Заявителя необходимыми для его исполнения сведениями.
62.По итогам анализа должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, принимает решение:
о возможности исполнения запроса;
о направлении запроса на исполнение по принадлежности в государственные, муниципальные архивы Удмуртской Республики, другие органы и организации Удмуртской Республики при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запроса, и информирует об этом Заявителя;
об отказе в приеме документов (пункт 33 настоящего Административного регламента);
об отказе Заявителю в предоставлении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение.
63.Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 10 рабочих дней.
Описание последовательности действий при направлении
запроса Заявителя по принадлежности в государственный,
муниципальный архивы Удмуртской Республики, в другие органы
и организации Удмуртской Республики при наличии у них
архивных документов, необходимых для его исполнения
64.По итогам анализа тематики поступившего запроса Заявителя и выявления места нахождения необходимых для его исполнения архивных документов в государственных, муниципальных архивах Удмуртской Республики, других органах и организациях Удмуртской Республики должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, готовит проект сопроводительного письма (реестра) о направлении запроса на исполнение по принадлежности.
65.В случае если запрос Заявителя требует исполнения несколькими организациями, должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, готовит проекты сопроводительных писем о направлении в соответствующие организации копии запроса.
66.Одновременно должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, готовит проект письменного уведомления Заявителя о направлении его запроса на исполнение по принадлежности в государственный, муниципальный архивы Удмуртской Республики, другие органы и организации Удмуртской Республики.
67.В случае необходимости архивный отдел может запрашивать у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запроса Заявителя.
68.Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 5 рабочих дней.
Описание последовательности действий при подготовке
и направлении ответов Заявителям
69.Подготовку ответов Заявителям осуществляет должностное лицо, ответственное за исполнение запроса.
70.По итогам исполнения запроса должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, оформляет:
архивную справку, архивную выписку, копии архивных документов;
письмо об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес Заявителя;
письмо с уведомлением о направлении запроса на исполнение по принадлежности в государственные, муниципальные архивы Удмуртской Республики, другие органы и организации Удмуртской Республики;
письмо с мотивированным отказом Заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у Заявителя прав на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
71.Подготовленный должностным лицом, ответственным за исполнение запроса, проект ответа Заявителю, указанный в пункте 70 настоящего Административного регламента, передается на подпись начальнику архивного отдела (в его отсутствие - должностному лицу, исполняющему его обязанности).
72.Подписанный начальником архивного отдела (в его отсутствие - должностным лицом, исполняющим его обязанности) ответ отправляется по назначению.
73.В зависимости от способа, выбранного Заявителем, ответ может быть получен им лично (или уполномоченным Заявителем лицом) по месту обращения либо направлен ему посредством почтовой или электронной связи, обеспечивающими при необходимости конфиденциальность. Архивная справка, архивная выписка, подписанная электронной цифровой подписью или ее аналогом, может быть направлена Заявителю посредством электронных каналов связи при условии, что запрос поступил по электронным каналам связи и заверен электронной цифровой подписью или ее аналогом, позволяющим идентифицировать личность Заявителя.
74.Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и Заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.
75.Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 10 рабочих дней.
IV.Формы контроля за исполнением
Административного регламента
Требования к порядку и формам контроля
за предоставлением муниципальной услуги
76.Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления на основе принятия своевременных мер по безусловному предоставлению муниципальной услуги, повышение ответственности и исполнительской дисциплины должностных лиц.
77.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав Заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения Заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
78.Контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляется в следующих формах:
текущий контроль;
внутриведомственный контроль;
контроль со стороны граждан.
79.Система контроля предоставления муниципальной услуги включает в себя:
организацию контроля за исполнением административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;
проверку хода и качества предоставления муниципальной услуги;
учет и анализ результатов исполнительской дисциплины должностных лиц.
Порядок осуществления текущего контроля за исполнением
должностными лицами архивного отдела положений
Административного регламента и иных правовых актов,
устанавливающих требования к предоставлению
муниципальной услуги
80.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляет должностное лицо архивного отдела, назначенное ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
81.Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом архивного отдела, назначенным ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения иными должностными лицами архивного отдела положений настоящего Административного регламента
- постоянно на протяжении предоставления муниципальной услуги.
Порядок и периодичность осуществления плановых
и внеплановых проверок полноты и качества предоставления
муниципальной услуги, в том числе порядок и формы
контроля за полнотой и качеством предоставления
муниципальной услуги
82.Основанием для проведения плановых проверок является годовой план работы архивного отдела или отдельные поручения начальника архивного отдела.
83.Внеплановые проверки проводятся по решению начальника архивного отдела на основании конкретного обращения Заявителя.
84.Проведение проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги начальником архивного отдела может быть поручено должностному лицу архивного отдела, назначенному ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
85.При проведении проверки осуществляется контроль за:
обеспечением прав Заявителей на получение муниципальной услуги;
исполнением нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 26 настоящего Административного регламента;
своевременностью, полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги.
86.Результаты проведения проверки оформляются в виде справки, в которой отражаются выявленные нарушения и замечания, а также предложения по их устранению. В случае необходимости к справке прилагаются копии документов, объяснительные записки должностных лиц архивного отдела.
87.По результатам проверок должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении муниципальной услуги.
88.Заявители могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения информации о ней по телефону, по электронной почте, путем письменных обращений.
89.Учет и анализ результатов исполнительской дисциплины должностных лиц архивного отдела, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, осуществляется в соответствии с Положением об архивном отделе Администрации муниципального образования "Балезинский район".
Ответственность должностных лиц архивного отдела за решения
и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые)
в ходе предоставления государственной услуги
90.В случае выявления нарушений прав Заявителей к виновным должностным лицам архивного отдела осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Персональная ответственность должностных лиц архивного отдела закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.
91.Ответственность за предоставление муниципальной услуги и соблюдение установленных сроков ее осуществления несет начальник архивного отдела.
Ответственное должностное лицо архивного отдела, уполномоченное на предоставление муниципальной услуги, несет дисциплинарную ответственность за:
исполнение нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 26 настоящего Административного регламента;
соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.