Приложение к Приказу от 27.08.2012 г № 80-П Административный регламент
Административный регламент предоставления органами местного самоуправления в удмуртской республике государственной услуги «Предоставление архивных документов, относящихся к собственности удмуртской республики и временно хранящихся в муниципальных архивах, пользователям в читальном зале муниципального архива» I. общие положения
Предмет регулирования Административного регламента
1.Административный регламент предоставления органами местного самоуправления в Удмуртской Республике государственной услуги "Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива" (далее - государственная услуга) разработан в целях повышения качества и доступности государственной услуги, осуществляемой органами местного самоуправления в рамках переданных государственных полномочий Удмуртской Республики по использованию архивных документов (копий), относящихся к собственности Удмуртской Республики и временно хранящихся в муниципальных архивах, и справочно-поисковым средствам к ним в читальных залах структурных подразделений органов местного самоуправления городских округов и муниципальных районов в Удмуртской Республике, созданного для осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - муниципальный архив). Административный регламент регулирует порядок предоставления государственной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) муниципального архива, порядок взаимодействия между должностными лицами муниципального архива при предоставлении государственной услуги.
Описание заявителей, а также физических и юридических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации и (или) Удмуртской Республики, либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и (или) Удмуртской Республики, правом выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами государственной власти, органами местного самоуправления и иными организациями при предоставлении государственной услуги
2.Получателями государственной услуги (далее - Заявители) являются:
физические лица (граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства);
юридические лица (государственные организации Удмуртской Республики, иные организации).
Порядок информирования о предоставлении государственной услуги
3.Место нахождения уполномоченного органа государственной власти Удмуртской Республики по вопросу предоставления архивных документов пользователям в читальном зале муниципального архива - Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - Комитет) и его почтовый адрес: 426011, Удмуртская Республика, г. Ижевск, ул. Бородина, 21, каб. 301 (приемная).
Электронный адрес: komitet@gasur.izhnet.ru.
Справочные телефоны: (341-2)68-19-08, 68-39-98.
Факс (341-2)68-44-97.
График работы Комитета:
понедельник - четверг 08.30 - 17.30 (перерыв с 12.30 до 13.18);
пятница 08.30 - 16.30 (перерыв с 12.30 до 13.18);
суббота, воскресенье,
нерабочие праздничные дни - выходные дни.Официальный сайт "Архивная служба Удмуртии": www.gasur.ru.
4.Информация о месте нахождения, графике работы, контактных телефонах, адресах электронной почты муниципальных архивов, электронных адресах официальных сайтов органов местного самоуправления в Удмуртской Республике, предоставляющих государственную услугу в рамках переданных им государственных полномочий, приводится в приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.
5.Информация о порядке и ходе предоставления государственной услуги предоставляется должностными лицами муниципального архива:
непосредственно в муниципальном архиве;
при обращении по телефону;
в письменном виде по почте или электронным каналам связи;
на информационных стендах;
на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее - в сети Интернет) Комитета, указанном в пункте 3 настоящего Административного регламента, официальных сайтах органов местных самоуправлений муниципальных образований в Удмуртской Республике, приведенных в приложении 1 к настоящему Административному регламенту, в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)": http://18.gosuslugi.ru/pgu/, либо в государственных информационных системах Удмуртской Республики "Реестр государственных и муниципальных услуг (функций)" и "Портал государственных и муниципальных услуг (функций)": www.mfc18.ru.
6.При предоставлении государственной услуги муниципальным архивом даются консультации по вопросам:
о порядке работы муниципального архива;
о порядке работы читального зала;
о требованиях к документам, предъявляемым для предоставления государственной услуги;
о порядке доступа и ограничениях в доступе к архивным документам и возможностях копирования архивных документов;
о возможном месте хранения архивных документов, не поступивших на хранение в муниципальный архив;
о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги.
Консультации (справки) по вопросам предоставления государственной услуги предоставляются должностным лицом муниципального архива, назначенным ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги (далее - ответственное должностное лицо).
7.Основными требованиями к информированию Заявителей являются:
достоверность предоставляемой информации;
четкость в изложении информации;
полнота информирования;
наглядность форм предоставляемой информации;
удобство и доступность получения информации;
оперативность при предоставлении информации.
8.Информирование проводится в форме:
устного информирования;
письменного информирования.
9.Устное информирование осуществляется сотрудниками муниципального архива при обращении Заявителей за информацией:
лично;
по телефону.
Ответственное должностное лицо, осуществляющее устное информирование, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением, при необходимости, других сотрудников. Время ожидания Заявителя при личном обращении не может превышать 30 минут, устное информирование каждого Заявителя осуществляется не более 10 минут. При ответе на обращение по телефону ответственное должностное лицо, осуществляющее прием и информирование, сняв трубку, называет фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование организации. В конце информирования ответственное должностное лицо кратко подводит итоги и принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
В случае если для подготовки ответа или консультации Заявителя требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить Заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить удобное для Заявителя время.
10.Письменное информирование при обращении Заявителя в муниципальный архив осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или посредством официальных сайтов в зависимости от способа обращения Заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении. Руководитель муниципального архива определяет непосредственного исполнителя для подготовки ответа. Ответ на обращение Заявителя предоставляется в простой, четкой и понятной форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя. Ответ подписывается руководителем муниципального архива.
При письменном информировании ответ направляется Заявителю в течение 10 рабочих дней со дня поступления обращения Заявителя. Информация по письменному запросу, направленная через официальные сайты, размещается на указанных сайтах в разделе "вопросы - ответы" в течение 10 рабочих дней со дня поступления обращения от Заявителя.
II.Стандарт предоставления государственной услуги
Наименование государственной услуги
11.Государственная услуга "Предоставление архивных документов, относящихся к собственности Удмуртской Республики и временно хранящихся муниципальных архивах, пользователям в читальном зале муниципального архива".
Наименование органа, непосредственно предоставляющего государственную услугу
12.Государственная услуга предоставляется Администрациями муниципальных районов и городских округов, образованных на территории Удмуртской Республики, через муниципальные архивы.
Комитет координирует деятельность муниципального архива по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий в части использования архивных документов в читальном зале.
13.В соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" муниципальные архивы не вправе требовать от заявителей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления такой услуги, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг, утвержденный Правительством Удмуртской Республики.
Результат предоставления государственной услуги
14.Результатом предоставления государственной услуги являются:
1) выдача разрешения на работу в читальных муниципальных архивов;
отказ в выдаче разрешения на работу в читальных залах муниципальных архивов.
2) предоставление справочно-поисковых средств, научно-справочного аппарата (далее - НСА) к архивным документам, технического оборудования для работы с микрокопиями;
отказ в предоставлении справочно-поисковых средств, НСА к архивным документам, технического оборудования для работы с микрокопиями;
3) предоставление архивных документов;
отказ в предоставлении архивных документов;
4) предоставление копий архивных документов и НСА к архивным документам;
отказ в предоставлении копий архивных документов и НСА к архивным документам.
Сроки предоставления государственной услуги
15.Прием и регистрация документов - не более 15 минут; отказ в обеспечении доступа в читальный зал - 10 минут (с устным разъяснением причин отказа) и в течение 3 рабочих дней (в случае выдачи письменного отказа).
16.НСА к архивным документам (описи дел, документов, путеводители, каталоги, базы данных), в том числе в электронной форме, предоставляются Заявителям в день обращения на срок до 5 дней.
17.Срок предоставления архивных документов Заявителям в читальный зал не должен превышать 3 рабочих дней со дня оформления Заказа (Требования).
Архивные документы предоставляются Заявителям сроком до одного месяца. При необходимости срок работы Заявителей с документами может быть продлен по разрешению руководителя муниципального архива (должностного лица, исполняющего обязанности руководителя муниципального архива) на срок до одного месяца.
Копии архивных документов предоставляются в течение 5 дней с момента составления Заказа.
Правовые основания для предоставления государственной услуги
18.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации;
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне";
Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";
Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";
Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";
приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
приказ Росархива от 6 июля 1998 года N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации";
Закон Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года N 36-РЗ "Об архивном деле в Удмуртской Республике";
Закон Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года N 82-РЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела";
постановление Правительства Удмуртской Республики от 9 апреля 2012 года N 144 "О Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики".
Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, способы их получения Заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их предоставления
19.Для получения государственной услуги Заявителями представляются следующие документы:
личное письменное заявление о предоставлении архивных документов (копий) для работы в читальном зале муниципального архива (приложение 3 к настоящему Административному регламенту);
документ, удостоверяющий личность Заявителя.
20.Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, должны представить письмо направившей их организации (приложение 4 к настоящему Административному регламенту).
21.В случае если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат сведения, отнесенные к конфиденциальной информации (о частной жизни гражданина, создающие угрозу для его безопасности, прекращенные уголовные дела, прекращенные административные дела) до истечения 75 лет с момента создания указанных документов, Заявитель дополнительно к документам, указанным в пунктах 19, 20 настоящего Административного регламента, представляет оригинал нотариально заверенного разрешения субъекта персональных данных или его наследников (в случае смерти субъекта персональных данных) на доступ к информации с указанием, к каким документам и на каких условиях допускается Заявитель, или документ, подтверждающий прямые родственные связи либо подтверждающий право наследования субъекту персональных данных в одном подлинном экземпляре.
22.В случае если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
23.В соответствии с пунктами 1, 2 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" при предоставлении государственной услуги муниципальный архив не вправе требовать от Заявителя:
представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, включенных в определенный частью 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" перечень документов.
Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в территориальный орган по собственной инициативе.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги
24.Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, являются:
невозможность прочтения личного письменного заявления;
отсутствие разрешения субъекта персональных данных на доступ к информации конфиденциального характера, не заверенного в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги
25.Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:
неудовлетворительное физическое состояние запрашиваемых архивных документов (копий) (обширные механические повреждения носителя, поражение биологическими вредителями и т.д.);
наличие ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;
отсутствие у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну;
отсутствие на хранении в муниципальном архиве архивных документов, необходимых для получения государственной услуги;
если архивные документы не прошли упорядочение и описание.
26.Предоставление государственной услуги может быть приостановлено (отсрочка в выдаче архивных документов) в случае:
использования архивных документов для выполнения служебных заданий сотрудниками муниципального архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, проведение проверки наличия документов, копирование документов и др.);
предоставления архивных документов во временное пользование иным органам и организациям;
предоставления архивных документов для работы другому Заявителю;
экспонирования архивных документов на выставке.
27.Доступ к подлинникам особо ценных документов разрешается в исключительных случаях на основании письменного разрешения руководителя муниципального архива. Заявителю предоставляется фонд пользования (копии документов) или документальные публикации, содержащие запрашиваемую информацию.
28.Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам Заявителей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководителем муниципального архива в каждом конкретном случае.
Размер платы, взимаемой с Заявителя при предоставлении государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Удмуртской Республики
29.Государственная услуга предоставляется бесплатно.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги
30.Максимальный срок ожидания Заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата государственной услуги не превышает 15 минут.
Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги
31.Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги - 30 минут.
Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги
32.Помещения для предоставления государственной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03". Помещения оборудуются средствами пожаротушения и пожарной сигнализацией.
33.Вход в здание, где располагается муниципальный архив, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования отдела, места нахождения, графика (режима) работы, номеров телефонов, факса, электронной почты. Рядом со зданием должны быть оборудованы места для парковки автотранспортных средств. Доступ Заявителей к парковочным местам является бесплатным.
34.Для обслуживания инвалидов вход в здание, где размещается муниципальный архив, оборудуется пандусами, специальными ограждениями и перилами, обеспечивается беспрепятственное передвижение и разворот инвалидных колясок. Столы для обслуживания инвалидов размещаются в стороне от входа с учетом беспрепятственного подъезда и поворота колясок. Глухонемым, инвалидам по зрению и другим гражданам с ограниченными физическими возможностями при необходимости оказывается соответствующая помощь.
35.Прием Заявителей ведется ответственным должностным лицом муниципального архива в порядке общей очереди либо по предварительной записи. Ответственное должностное лицо муниципального архива обеспечивается личной нагрудной карточкой (бейджем) или должен иметь настольную карточку с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
36.Государственная услуга предоставляется в читальном зале муниципального архива. Под читальный зал отводится помещение, площадь которого определяется в зависимости от количества граждан, обращающихся в читальный зал. Количество мест для работы с архивными фондами и документами в читальном зале не может составлять менее 4 мест. В читальном зале должно быть естественное и искусственное освещение, читальный зал оборудуется столами, стульями.
Вход в читальный зал должен быть оборудован табличкой (вывеской) с указанием графика (режима) работы.
Рабочее место ответственного должностного лица, осуществляющего прием Заявителей, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также печатающим и сканирующим устройствами.
37.Заявителям предоставляется возможность осуществить предварительную запись на прием по телефонам, указанным в пункте 5 настоящего Административного регламента. При предварительной записи Заявитель сообщает ответственному должностному лицу желаемое время приема. При определении времени приема по телефону ответственное должностное лицо обязано назначить время на основании графика уже запланированного времени приема граждан и времени, удобного Заявителю.
38.Помещения, предназначенные для ознакомления Заявителей с информацией, указанной в пунктах 3, 4 настоящего Административного регламента, места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для Заявителей, должны быть оборудованы визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах, обновляемой по мере изменения законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги, изменения справочных сведений; стульями, столами, бланками заявлений и письменными принадлежностями.
39.На информационном стенде размещается следующая обязательная информация:
график работы муниципального архива;
фамилия, имя, отчество руководителя муниципального архива;
номера кабинетов, где осуществляется информирование (консультация) Заявителей и прием документов, необходимых для предоставления государственной услуги; фамилии, имена, отчества, должность ответственного должностного лица, уполномоченного на предоставление государственной услуги;
номера справочных телефонов, почтовый адрес, адрес электронной почты муниципального архива;
фамилия, имя, отчество должностных лиц, телефон, адрес и график работы органа местного самоуправления муниципального образования в Удмуртской Республике;
фамилия, имя, отчество должностных лиц, телефон, адрес и график работы Комитета;
извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность муниципального архива по предоставлению государственной услуги;
настоящий Административный регламент (без приложений);
образцы заявки (заявления), сопроводительного письма, указанных в пунктах 19, 20 настоящего Административного регламента, необходимых для предоставления государственной услуги (приложения 3, 4 к настоящему Административному регламенту);
схема (блок-схема) последовательности действий при предоставлении государственной услуги (приложение 2 к настоящему Административному регламенту).
40.Информационные стенды должны быть максимально заметны, хорошо просматриваемы и функциональны. Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.
Показатели доступности и качества государственной услуги
41.Показателями доступности и качества предоставления государственной услуги являются:
обеспечение информирования Заявителей о месте нахождения и графике работы муниципального архива;
обеспечение информирования Заявителей о порядке оказания государственной услуги;
своевременность приема Заявителей в муниципальном архиве;
своевременность рассмотрения документов, представленных Заявителем;
своевременность принятия решения о предоставлении государственной услуги и отказе в предоставлении государственной услуги.
Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме
42.Государственная услуга в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и в электронной форме не предоставляется.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
43.Последовательность действий по предоставлению государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием документов, их первичная проверка и регистрация, оформление разрешения на работу в читальном зале муниципального архива;
предоставление Заявителям НСА к архивным документам;
предоставление Заявителям архивных документов;
копирование и выдача копий НСА к архивным документам и архивных документов.
Блок-схема предоставления государственной услуги представлена в приложении 2 к настоящему Административному регламенту.
Описание последовательности действий при приеме документов, их первичной проверке и регистрации, оформлении разрешения на работу в читальном зале муниципального архива
44.Основанием для начала исполнения административной процедуры является личное обращение заявителя к руководителю муниципального архива с документами, необходимыми для предоставления государственной услуги, предусмотренными пунктами 19 - 22 настоящего Административного регламента.
45.Руководитель муниципального архива (при его отсутствии должностное лицо, исполняющее его обязанности) знакомится с документами, представленными Заявителем, проводит анализ представленных документов.
В ходе анализа устанавливается:
правомочность получения Заявителем доступа к архивным фондам и документам с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в том числе сведений конфиденциального характера;
степень полноты информации, необходимой для предоставления государственной услуги;
наличие на хранении архивных фондов и документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
наличие оснований для отказа в приеме документов для предоставления государственной услуги в соответствии с пунктом 24 настоящего Административного регламента.
46.В случае отсутствия оснований для отказа в приеме документов руководитель муниципального архива (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности) принимает решение о выдаче разрешения на работу в читальном зале.
О принятом решении Заявитель информируется:
при личном обращении в течение 15 минут с момента обращения;
в случае необходимости уведомление заявителю направляется по почте или по электронным каналам связи (по просьбе Заявителей) в течение 3 дней с момента регистрации заявления.
47.После получения Заявителем разрешения на допуск в читальный зал ответственное должностное лицо муниципального архива (далее - ответственное должностное лицо):
выдает Заявителю для ознакомления Порядок работы пользователей в читальном зале муниципального архива органа местного самоуправления в Удмуртской Республике;
выдает Заявителю для заполнения Анкету (приложение 6 к настоящему Административному регламенту);
знакомится с заполненной заявителем Анкетой и сверяет занесенные в нее данные с паспортными данными Заявителя;
выписывает Заявителю пропуск на посещение читального зала, в котором указывается фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) Заявителя и при каждом посещении делается отметка с указанием даты посещения;
консультирует о составе и содержании документов архивного отдела и научно-справочного аппарата к архивным документам в соответствии с целью работы, темой исследования;
знакомит Заявителя с режимом работы читального зала, с описями дел, документов;
выдает бланк Заказа (Требования) (приложение 7 к настоящему Административному регламенту) и объясняет порядок его заполнения;
регистрирует Заявителя в Журнале регистрации и учета посещений муниципального архива пользователями (приложение 8 к настоящему Административному регламенту);
заводит личное дело Заявителя, ведущего научную работу, исследование, подшивает в него письмо организации или личное заявление с разрешением руководителя муниципального архива (при его отсутствии должностного лица, исполняющего его обязанности), заполненную пользователем анкету, бланки Заказов (Требований);
регистрирует личное дело в книге регистрации личных дел;
максимальный срок выполнения действий составляет 30 минут.
48.Личное дело Заявителя пополняется в течение всего периода его работы в читальном зале.
49.Для допуска к работе Заявителя, уже посещавшего ранее читальный зал, ответственное должностное лицо проверяет по личному делу пользователя срок действия разрешения. В случае истечения срока разрешения для его возобновления Заявитель представляет новое письмо или личное заявление.
Описание последовательности действий при предоставлении Заявителям НСА к архивным документам
50.Основанием для начала административной процедуры является получение Заявителем разрешения на работу в читальном зале муниципального архива.
51.Заявитель обращается к ответственному должностному лицу за предоставлением НСА к архивным документам (путеводитель, описи дел, каталоги, обзоры и др.) на бумажном носителе и при наличии, при возможности, в автоматизированном виде, по указанной в заявлении тематике исследования.
52.Заявитель передает заполненный бланк Заказа (Требования) на выдачу НСА к архивным документам ответственному должностному лицу.
53.Отказ в выдаче Заявителю НСА к архивным документам допускается в случаях, указанных в пунктах 25, 26, 27 настоящего Административного регламента.
54.Описи дел предоставляются Заявителям под расписку в бланке Заказа (Требования) за каждую единицу представленного материала. Одновременно у Заявителей может быть в работе не более 5 описей.
55.При выявлении Заявителем информации из открытых информационных ресурсов он может получить распечатку необходимой информации или запись информации на электронный носитель (дискету, диск, флэш-карту и др.). Запись информации на электронный носитель производится ответственным должностным лицом.
56.После каждого посещения читального зала Заявитель сдает ответственному должностному лицу все описи дел, а ответственное должностное лицо расписывается на пропуске.
НСА к архивным документам предоставляется Заявителям в день обращения на срок до 5 дней.
57.Если при ознакомлении с НСА к архивным документам Заявитель получил требуемую информацию и Заявителю не потребовались для ознакомления архивные документы, предоставление государственной услуги считается завершенным.
Описание последовательности действий при предоставлении Заявителям архивных документов
58.Основанием для начала административной процедуры является предоставление Заявителем ответственному должностному лицу заполненного бланка Заказа (Требования) на основании описей дел (приложение 7 к настоящему Административному регламенту). Бланк Заказа (Требования) должен быть заполнен разборчиво, без исправлений и помарок.
59.Ответственное должностное лицо проверяет правильность оформления бланка Заказа (Требования) и передает его для рассмотрения руководителю муниципального архива. Бланк Заказа (Требования) рассматривается руководителем муниципального архива (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности) в день его оформления (заполнения).
60.Отказ или отсрочка в выдаче Заявителю архивных документов допускается в случаях, указанных в пунктах 25, 26, 27 настоящего Административного регламента.
61.Архивные документы выдаются Заявителю под расписку в бланке Заказа (Требования) за каждую единицу хранения. Максимальное количество дел, в том числе единиц хранения фонда пользования к особо ценным документам, выдаваемых Заявителю, - 20 единиц хранения в день. Следующий заказ оформляется только после сдачи дел по предыдущему заказу.
62.При получении дел ответственное должностное лицо проверяет их состояние и сохранность в присутствии Заявителя.
63.В ходе просмотра дел Заявитель заполняет листы использования архивных документов (приложение 9 настоящему Административному регламенту), указывая дату просмотра, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.д.).
64.После каждого посещения читального зала Заявитель сдает ответственному должностному лицу все дела. Ответственное должностное лицо проверяет наличие дел и проводит проверку их физического состояния (особо ценных дел - полистную проверку), при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел ответственное должностное лицо расписывается в бланке Заказа (Требования) за возврат каждой единицы хранения, а затем - на пропуске.
65.Сроки предоставления архивных дел и документов Заявителю устанавливаются руководством муниципального архива, но не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.
66.Архивные документы предоставляются Заявителям в читальный зал сроком до одного месяца. При необходимости срок работы Заявителей с документами может быть продлен по разрешению руководителя муниципального архива (должностного лица, исполняющего обязанности руководителя муниципального архива) на срок до одного месяца.
67.Если Заявитель, ознакомившись с архивными документами, получил требуемую информацию и Заявителю не требуются копии НСА к архивным документам и копии архивных документов, предоставление государственной услуги считается завершенным.
Описание последовательности действий при копировании и выдаче копий НСА к архивным документам и архивных документов
68.Основанием для начала административной процедуры является оформление бланка Заказа на копирование документов (приложение N 10 к настоящему Административному регламенту).
69.Разрешение на копирование архивных документов дается руководителем муниципального архива (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности). При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. При копировании большого количества документов к бланку заказа дополнительно прилагается их перечень.
70.Отказ в копировании архивных документов допускается в случаях, указанных в пунктах 25, 26, 28 настоящего Административного регламента.
71.Копии документов предоставляются в течение 5 дней с момента оформления Заявителем заказа.
Копирование архивных документов может производиться самостоятельно техническими средствами Заявителя в помещении муниципального архива под контролем ответственного должностного лица.
Ответственность за качество копирования документов, проведенного техническими средствами Заявителя, муниципальный архив не несет.
72.После копирования ответственное должностное лицо регистрирует копии в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий Заявителям. Бланк Заказа на копирование документов подшивается в личное дело Заявителя.
73.Изготовленные муниципальным архивом копии заверяются в установленном порядке и выдаются Заявителям или их доверенным лицам под расписку или высылаются по указанным адресам.
74.Вынос копий документов за пределы муниципального архива оформляется специальным разрешением (приложение 11 к настоящему Административному регламенту), ответственным должностным лицом.
75.Предоставление государственной услуги считается завершенным, если Заявителю предоставлены запрашиваемые копии архивных документов или дан мотивированный отказ в копировании архивных документов.
IV.Формы контроля за исполнением
Административного регламента
Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами муниципального архива положений Административного регламента и иных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятых решений ответственными лицами
76.Текущий контроль за соблюдением последовательности административных процедур, предусмотренных настоящим Административным регламентом, ходом исполнения настоящего Административного регламента осуществляется руководителем муниципального архива.
77.Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностными лицами муниципального архива положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Удмуртской Республики.
78.По результатам проверок руководитель муниципального архива дает указания по устранению выявленных отклонений и нарушений и контролирует их исполнение.
Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги
79.Комитет организует и проводит выборочный контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги, который осуществляется путем проведения проверок.
80.Проверки проводятся на основании планов проведения проверок (плановые проверки) или по факту обращения Заявителя государственной услуги (внеплановые проверки).
81.Плановые проверки осуществляются на основании годового плана работы Комитета. Внеплановые проверки проводятся по решению председателя Комитета на основании конкретного обращения Заявителя.
82.Проведение проверки полноты и качества предоставления государственной услуги председателем Комитета может быть поручено должностному лицу Комитета, назначенному ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, либо рабочей группе, сформированной из сотрудников Комитета.
83.Предметом плановой проверки является соблюдение ответственными должностными лицами муниципального архива в процессе осуществления деятельности по предоставлению государственной услуги обязательных требований и требований, установленных нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление государственной услуги, указанными в пункте 26 настоящего Административного регламента, обеспечение прав Заявителей на получение государственной услуги, своевременность, полноту и качество предоставления государственной услуги.
84.Результаты проведения проверки оформляются в виде акта, в котором отражаются выявленные нарушения и замечания, а также предложения по их устранению. В случае необходимости к акту прилагаются копии документов, объяснительные записки должностных лиц Комитета.
85.По результатам проверок должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.
86.Заявители могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по электронной почте, путем письменных обращений.
Ответственность муниципальных служащих, иных должностных лиц муниципального архива за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги
87.Ответственность за предоставление государственной услуги и соблюдение установленных сроков ее осуществления возлагается на руководителя муниципального архива.
88.Муниципальные служащие, иные должностные лица муниципального архива, ответственные за предоставление государственной услуги, несут персональную ответственность за:
исполнение нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги, предусмотренных пунктом 18 настоящего Административного регламента;
правильность подготовки документов для предоставления государственной услуги;
соблюдение сроков предоставления государственной услуги.
Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций
89.Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления на основе принятия своевременных мер по безусловному предоставлению государственной услуги, повышение ответственности и исполнительской дисциплины должностных лиц.
90.Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав Заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения Заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц муниципального архива.
91.Контроль за предоставлением государственной услуги осуществляется в следующих формах:
текущий контроль;
внутриведомственный контроль;
контроль со стороны граждан, их объединений и организаций.
92.Система контроля предоставления государственной услуги включает в себя:
организацию контроля за исполнением административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;
проверку хода и качества предоставления государственной услуги;
учет и анализ результатов исполнительской дисциплины должностных лиц, ответственных за исполнение административных процедур.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа местного самоуправления, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих
93.Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, путем направления жалобы.
94.Заявитель может обратиться с жалобой в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
2) нарушение срока предоставления государственной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики для предоставления государственной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики для предоставления государственной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики;
6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики;
7) отказ органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
95.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в муниципальный архив, предоставляющий государственную услугу, Администрацию муниципального района или городского округа в Удмуртской Республике либо в Комитет.
96.Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, предоставляющего государственную услугу, указанного в пункте 4 настоящего Административного регламента, федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" либо государственной информационной системы Удмуртской Республики "Портал государственных и муниципальных услуг (функций)", а также может быть принята при личном приеме заявителя.
97.Жалоба должна содержать:
1) наименование муниципального архива, предоставляющего государственную услугу, должностного лица муниципального архива, предоставляющего государственную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) муниципального архива, предоставляющего государственную услугу, должностного лица муниципального архива, предоставляющего государственную услугу, либо муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) муниципального архива, предоставляющего государственную услугу, должностного лица муниципального архива, предоставляющего государственную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
98.Поступившие в муниципальный архив либо орган местного самоуправления в Удмуртской Республике, либо в Комитет письменные жалобы подлежат обязательной регистрации.
99.Заявитель имеет право:
получать информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и что указанные документы не содержат сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;
направлять в муниципальный архив письменный запрос или запрос в электронной форме о предоставлении государственной услуги;
получать полную, актуальную и достоверную информацию о порядке предоставления государственной услуги, в том числе в электронной форме;
получать государственную услугу своевременно, в полном объеме и в любой форме, предусмотренной законодательством Российской Федерации;
получать ответ по существу поставленных в обращении вопросов или уведомление о переадресации его обращения в орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов;
обращаться в досудебном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации с жалобой (претензией) на принятое по его обращению решение или на действия (бездействие) должностных лиц муниципального архива;
обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения, в том числе в электронной форме.
100.Жалоба должна быть рассмотрена в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
101.По результатам рассмотрения жалобы орган, которому адресована жалоба, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных муниципальным архивом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах.
102.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.